Archivierung privater Mails am Arbeitsplatz

Bei X am Arbeitsplatz sieht es so aus, dass der Internetzugang auch schon mal für das eine oder andere private Email genutzt wird. Dem Chef ist das bekannt und wird geduldet, im vorliegenden Arbeitsvertrag ist es weder als erlaubt noch als verboten angeführt.

X fragt sich nun: Arbeitgeber müssen ja geschäftliche Mails 10 Jahre archivieren. Wie sieht es nun aber mit privaten Mails am Arbeitsplatz aus? Wenn der Arbeitgeber grundsätzlich alle Mails 10 Jahre lang archiviert, darf er dies denn auch mit privaten Mails tun?

Im vorliegenden Fall werden nämlich alle Mails archiviert, worüber die Mitarbeiter nicht vorher informiert wurden, sondern das nur zufällig erfahren haben. Wie sieht da die gesetzliche Regelung aus sofern vorhanden?

Selbstverständlich darf er das. Alles, was in deinem beruflichen Mailaccount eingeht, ist beruflich. Es ist eh schon kulant, dass er private Mails überhaupt erlaubt. Dass er die Sachen archiviert, heißt ja nicht, dass er sie lesen darf. Wenn du Mails mit delikatem Inhalt an deine berufliche Mailadresse schickst, ist es genauso dumm, als wenn du Nacktfotos von deinem Freund in deiner Schreibtischschublade im Büro aufbewahrst.

Nachdem weder die Nutzung für private Zwecke explizit verboten wurde noch beim Wissen über die private Nutzung des Mailaccount eingeschritten wurde, ist zunächst wirklich davon auszugehen, dass die Nutzung des Mailaccounts für private Zwecke in einem gewissen Rahmen (und das ist in solchen Fällen immer der kritische Punkt) erlaubt. Es ist also müßig darüber zu diskutieren, ob die geschäftliche Mailadresse für private Zwecke genutzt werden soll oder nicht. Immerhin kann es sein, dass die bekannten Freemailer beim Internetzugang über den Firmenrechner geblockt werden. Dann kann es tatsächlich "sinnvoll" sein, sofern man entsprechend an Personen oder Einrichtungen schreibt, die selbst nur über die (gewöhnlichen) festen Arbeitszeiten erreichbar sind. Natürlich wäre es eher nicht klug, hier "delikates" auszutauschen oder aber diverse Jobbörsen anzuschreiben.

Wie X jetzt aber dazu kommt, dass der Arbeitgeber "geschäftliche" Mails für 10 Jahre archivieren muss, ist mir schleierhaft. Mir jedenfalls wäre das neu und ich wüsste auch nicht, in welchem Fall das sinnvoll oder gar notwendig wäre. Von einer Archivierungsplicht kann höchstens dann ausgegangen werden, wenn die Mails für die Besteuerung ausschlaggebend sind. Ich persönlich kenne das im "realen Leben" aber immer noch so, dass hier bei konkreten Geschäftsabschlüssen die Korrespondenz auch noch via Papier stattfindet. Damit können die zugehörigen Mails gespeichert werden - würde dies nicht gemacht werden, gäbe es aber für spätere Prüfer keinen Hinweis darauf, dass es solche überhaupt gegeben hätte, weil alle relevanten Unterlagen auch in Papierform (bzw. im zugehörigen elektronischen Archiv) existieren.

Weil aber die Speicherung auch dem Schutz des Unternehmens dient (Backup-Strategie), dürfte kaum von der IT-Infrastruktur verlangt werden können, dass im Rahmen der Datensicherung natürlich alles, was da ist, weggespeichert wird. Das bedeutet aber natürlich nicht, dass damit auch das Recht gegeben ist, diese gespeicherten Daten auszuwerten sind. Aber, wie eigentlich immer, wenn Daten da sind und ein Missbrauchspotential vorhanden ist, findet auch Missbrauch statt. Und wenn auch nicht in der Form, dass ein Mitarbeiter unerlaubt einfach durch verschiedene private Mails geht und diese liest oder überfliegt. Wer damit aber tatsächlich ein Problem hat oder Probleme befürchtet, sollte früher ansetzen und tatsächlich alles, was privat ist, weglassen. Denn auch so hat die IT den Zugriff auf die Mails. Das ist dann unabhängig von der Archivierung!

Es wird auch für die Zukunft nicht davon ausgegangen werden können, dass Arbeitgeber hier - allen datenschutzrechtlichen Bedenken zum Trotz - gezwungen werden, explizit zwischen den "privaten" und geschäftlichen Mails zu unterscheiden. Wer sollte denn hier die Einteilung vornehmen?