Organisation von Emails- was speichern, was löschen?

Heute habe ich mir mal wieder die Mühe gemacht, mein doch sehr überladenes Email Postfach auszumisten. Da ich ein sehr strukturierter Mensch bin und es gern ordentlich mag, habe ich Ordner, in denen ich meine gelesenen Mails ablege und sortiere.

Allerdings stellt sich mir dabei oft die Frage- wo zieht man die Grenze? Natürlich behalten tue ich wichtige Emails wie von Freunden, Schule, Arbeit, all so etwas eben. Spam-Mails a la "Diesen Gutschein einlösen", auch von Thalia und Co, wo ich angemeldet bin, lösche ich sofort, auch klar. Aber was mache ich mit Mails von eBay oder Amazon, denen Rechnungen angehängt sind. Versandbestätigungen. Kommentare, Benachrichtigungen und so weiter und so fort.

Wie managet ihr das? Löscht ihr sowas? Oder behaltet ihr das und hebt somit einen ganzen Salat an Emails auf, denn bei jeder Bestellung in einem Onlineshop kriegt man doch garantiert 3 bis 4 Emails, und das auch nur, wenn grade alles glatt läuft. Was behaltet ihr, was löscht ihr? Ich habe eben immer Angst, dass ich diese Rechnungen eben doch noch mal brauche und sie dann nicht mehr zur Hand habe. Oder habt ihr eine Art Verjährungsfrist a la, wenn die Rechnung schon 1 Jahr alt ist, lösche ich die Mail.

Ich habe auch eine Umfrage angehängt, weil ich dachte, das ist doch eigentlich ein Thema, das nach einer Umfrage schreit. Mich würde es sehr interessieren, denn mein Postfach ist immer noch so unfassbar unübersichtlich. Es ist aber auch meine erste Umfrage, ich bitte also um Nachsicht, falls ich etwas falsch gemacht habe.

Vor einigen Monaten habe ich mir mal die Mühe gemacht, meinen Account von manchen Mails zu befreien oder zu sortieren. Am Anfang wusste ich auch nicht genau, wie ich das handhaben sollte, schließlich habe ich aber einige Ordner angelegt und das sortieren fiel mir schon einfacher.

Es gibt mehrere Ordner einzelner Familienmitglieder, da ich mit manchen öfter schreibe und mit manchen weniger oft, sie mir dennoch wichtig genug sind, als dass ich alles in einen Ordner "Familie" schieben möchte. Des weiteren gibt es einen Ordner für Schule. Der ist noch aus einer Zeit von vor wenigen Monaten, als ich noch zur Schule ging und oftmals etwas auf elektronischem Weg anderen mitgeteilt oder diskutiert wurde. Dennoch werde ich diesen Ordner wohl löschen, da er nicht mehr aktuell ist und auch nicht gebraucht sind.

Auch existieren die Ordner "Diverses" und "Money". In den Ordner mit den diversen Mails kommt alles mögliche rein, wovon ich noch nicht weiß, ob ich es noch einmal brauchen werde und was nicht wirklich zu Familie und Freunde passt. Money umfasst alles, was mit Geld zu tun hat. Rechnungen, Bestellungen oder Gutschriften, die ich erhalte. Dies ist mir dahingehend wichtig, da ich manchmal nur elektronische Rechnungen erhalte und diese eigentlich nicht ausdrucke. Dahingehend finde ich es recht nützlich, wenn ich noch einmal etwas nachschauen kann.

Meine Mails sortiere ich generell aber auch nicht jede Woche, sondern etwa alle zwei oder drei Monate. Wenn ich dann merke, dass ein Ordner überfällig ist, weil ich zu entsprechender Person keinen Kontakt mehr habe, dann lösche ich die Ordner meistens. Sollte ich das Bedürfnis haben, dennoch eine Mail an jene Person zu schreiben, so habe ich immer noch das Adressbuch, in dem ich die Adresse herausfinden kann, sodass der Kontakt nicht endgültig abbrechen muss.

Ich würde jetzt eigentlich "Von Arbeit, Freizeit, Familie und Rechnungen/ wichtige Benachrichtigungen in Foren/Shops" angeben, weil das für mich eigentlich alles wichtige Themen sind, die ich zumindest einige Zeit aufbewahre, bis ich eben sicher sein kann, dass ich die Dokumente nicht mehr benötige. Um die Sachen übersichtlich zu sortieren, habe ich Ordner angelegt, damit ich nicht lange danach suchen muss. Also habe ich E-Mails von Freunden getrennt von Rechnungen, usw.. Dann ist es nicht mehr ganz so unübersichtlich. Und dann mache ich es tatsächlich so, dass ich Rechnungen von Shops nach ungefähr einem Jahr lösche, weil ich denke, dass dann nichts mehr kommen kann.

Außerdem hebe ich von Internetbestellungen auch nicht alle E-Mails auf, die von dem Shop gekommen sind. Das sind ja immer doch einige pro Bestellvorgang. Deswegen hebe ich eigentlich nur die Rechnung auf und bin der Meinung, dass das ausreichend ist. Alle Spam- E-Mails werden von mir sofort gelöscht. Auch die Newsletter, die ich von manchen Onlineshops abonniert habe, werden nach einmaligem Lesen in den Papierkorb geschoben. So habe ich doch einigermaßen Ordnung in meinen E-Mails.

Ich miste mein Email-Postfach wirklich regelmäßig aus, denn viele Mails brauche ich einfach nicht und die nehmen auch unnötig viel Platz weg. Ich sammele wichtige Mails in einem Archiv, was ich ganz praktisch finde. Hier speichere ich beispielsweise Mails von meiner Familie, diverse Online-Gutscheine oder auch Mails, die mit diversen Abos zu tun haben. Ich habe vor einiger Zeit zwei Zeitschriften und eine Sammelserie gekündigt und mir die Kündigung auch per Mail bestätigen lassen. Diese bewahre ich auch im Archiv auf, so dass es nicht heißen kann, dass ich die Abonnements nicht gekündigt hätte. Das habe ich nämlich auch schon erlebt.

Ich bekomme nicht wirklich oft Emails von meiner Familie. Wir stehen in enge Kontakt und da telefonieren wir eher, als und Mails zu schreiben. Insofern würde sich ein eigener Ordner für die Familie gar nicht wirklich lohnen. Ich brauche auch keinen extra Ordner für die Arbeit, denn ich bekomme diesbezüglich ebenfalls keine E-Mails. Rechnungen hebe ich nur eine gewisse Zeit lang auf, dann lösche ich sie ebenfalls. Ich bestelle recht häufig im Internet und da würde mein Postfach wohl schon lange überquillen, wenn ich jede einzelne Rechnung oder Versandbestätigung behalten würde. Das sortiere ich immer als erstes aus, vor allem dann, wenn die Bestellung mittlerweile angekommen ist. Da benötige ich Mails mit der Sendungsnummer beispielsweise nicht mehr.

Spam-Mails landen bei mir automatisch im Spam-Ordner. Sollte dann doch mal etwas in den normalen Posteingang rutschen, lösche ich diese Mails natürlich sofort. Mit den ganzen Werbemails kann ich echt überhaupt nichts anfangen und sie nerven mich regelrecht. Mails von Ebay lösche ich eigentlich auch immer sofort, weil die meisten Mails ja ohnehin noch im Ebay-Account hinterlegt sind. Doppelt und dreifach brauche ich die ganzen Bestätigungen auch nicht. Oft wird ja auch extra per Mail mitgeteilt, dass der Artikel verkauft wurde usw. Solche Mails finde ich einfach nur unnötig und ich wüsste auch nicht, wieso ich die behalten sollte. Ich miste mein Postfach mindestens einmal pro Monat aus und komme seitdem auch echt gut klar. Ich kann nun nicht sagen, dass ich den Überblick verloren habe. In meinem Posteingang sind meist nur um die 10 Mails, alle anderen werden in Ordner verschoben oder gelöscht.

Bei mir ist es so, dass ich nicht nur eine eMail Adresse habe sondern ein paar mehr, da ich in verschiedenen Bereichen tätig bin. Bei den eMail habe ich es so gemacht, dass ich nach Familie, Arbeit, Schule, Online, Foren, Gewinnspiele und Span sortiert habe. Das liegt einfach daran, weil ich mich bei sehr vielen Sachen anmelde und ich dann nicht meine private eMail angeben will.

Wenn ich dann merke, dass es etwas seriöses ist oder es etwas ist, dass mich interessiert, dann nehme ich meine private eMail Adresse, da ich diese jeden Tag prüfe und ich dann auf gar keinen Fall irgendwelche News oder etwas Ähnliches verpasse. Bei meinem privaten eMail Account habe ich folgendermaßen Ordner gemacht, die mir beim sortieren helfen: Schule, Fußball, Facebook, talkteria und Familienmitglieder. Das funktioniert wirklich sehr gut und bei mir ist es eigentlich sehr selten so, dass ich mein Postfach sortieren muss. Es kommt natürlich vor, dass ich Spammails bekomme, diese lösche ich dann aber und versuche, dass ich den Absender blocken kann.

Ich nutze zwei E-Mail-Adressen, die eine ist ein Sammelsurium für alles mögliche an Mails, die andere Mail-Adresse verwende ich für seriöse Dinge. Dennoch gelangen dorthin auch mal Spam-Mails, die ich aber umgehend lösche. Ich habe gerade erst bei beiden Mail-Adressen erheblich aufgeräumt und einige Mails gelöscht, was mir auch wieder mehr Speicherplatz zur Verfügung gebracht hat. Wobei ich bei meiner "seriösen" Mail-Adresse sowieso immer gleich aufräume, ich habe nur von dort einen Mailaustausch mit einer Person gelöscht, mit der ich eine kurzzeitige geschäftliche Beziehung unterhalten habe. Der Mailaustausch an sich war nett gewesen, es tat mir auch dann Leid, die Mails zu löschen, aber da der Vorgang abgeschlossen ist, was sollte ich damit noch? Ansonsten hebe ich dort vermeintlich wichtige Dinge auf, wie andere geschäftliche Korrespondenz und auch mal etwas privates.

Bei meiner hauptsächlich genutzten E-Mail-Adresse ist es so, dass ich diese auch für Anmeldungen von Newsletter, Bestätigungen von Bestellungen, privaten Austausch und so weiter benutze. Diese Newsletter lösche ich in der Regel, wobei ich sagen muss, dass ich beispielsweise Rezepte von einer Rezepteseite aufhebe, die ich mal bei Bedarf ausprobieren möchte. Uninteressante Rezepte hingegen lösche ich sofort. Auch andere Newsletter mit Gutscheinen lösche ich in aller Regel, ebenfalls Facebook-Benachrichtigungen, die abgelaufen sind. Ich habe gestern erst erheblich ausgemistet, während ich es bei der seriösen Mail-Adresse sofort tue.