Was ist ein Serienbrief in Word?

Ich habe beim Stöbern im Netz folgende Seite gefunden klick. Dort wird beschrieben, wie man Serienbriefe in Word erstellt. Aber was ist ein Serienbrief in Word und für was braucht man Serienbriefe? Irgendwie verstehe ich auch die Seite nicht so richtig, wie ich das machen soll, wenn ich Serienbriefe erstellen will. Aber bevor ich sie erstelle, muss ich ja erst mal wissen, was es ist. Sorry, wenn die Frage etwas dumm klingt. Aber alles was mit Word zu tun hat, außer einfach zu schreiben, ist mir ziemlich kompliziert. Und man kann mit Word sowiel machen, was ich noch nicht herausgefunden habe.

Stell dir vor, du hast eine Firma. Nehmen wir mal als Beispiel eine Firma die zum Beispiel Versicherungen verkaufen will. Dafür musst du natürlich Werbung machen. Jetzt wäre es total uneffektiv, wenn du an 1000 potentielle Kunden jeden Brief von Hand neu schreibst und tausend mal von Hand die selben Zeilen eingibst. Die Zeit die du dafür brauchst, die rechnet sich nicht. Also setzt du einen Brief auf, den du - leicht verändert- an alle 1000 Kunden sendest.

Das typische an Serienbriefen ist, dass zum Beispiel der Hauptteil des Anschreibens gleich bleibt und man jedes Mal nur in ein Formularfeld die neue Adresse und in ein anderes Formularfeld den Namen des Empfängers einträgt. Wenn du zum Beispiel alle frisch gebackenen Eltern in deiner Stadt anschreiben willst, kannst du zum Beispiel in alle Anschreiben im Haupttext in ein Formularfeld noch den Namen des jeweiligen Kindes eintragen. Schon hat der Empfänger das Gefühl, dass du nur ihm persönlich geschrieben hast und die Werbung kommt theoretisch besser an als ein völlig unpersönliches Massenschreiben.

Wenn du die Werbeaktion regelmäßig wiederholen willst, kannst du auch noch ein Formularfeld bei dem Datum eintragen, dann wird von Word das Anschreiben stets automatisch auf das aktuelle Datum gebracht.

Ich habe mit Serienbriefen in der Ausbildung sehr viel zu tun gehabt. Anfangs konnte ich mir auch nichts genaues darunter vorstellen. Ein Serienbrief ist vor allem dafür da, wenn man mehrere Adressaten, mit einem identischen Schreiben anschreiben möchte. Wenn man sich weiter mit dem Serienbrief beschäftigt, gibt es auch noch viele andere Möglichkeiten, ihn zu verwenden.

Angenommen man arbeitet nun in einem Unternehmen, und möchte erst einmal beispielsweise eine Einladung, an alle Kunden, oder Großkunden versenden. natürlich habe die Kunden alle eine andere Adresse. Mit Hilfe des Serienbriefes, kann man die Adressen erst einmal alle separat eingeben. Dort kann man dann die Anrede, den Namen, Straße und Ort eingeben, sowie auch noch weitere Angaben, die man vielleicht noch mit in den Serienbrief einbauen will, die aber nicht auf alle Kunden gleich zutreffen. Die Felder kann man auch beliebig selber erstellen, wenn man noch weitere Informationen angeben möchte.

Wenn man nun alle Adressen eingegeben hat, öffnet sich der Brief, also die Einladung. Nun muss man in der Adresszeile jeweils das Feld anklicken, dass aus der vorherigen Eingabe erscheinen soll, wie der Name. In der Adresszeile, steht nun erst einmal die ganzen Bedeutungen der Angabe, wie der Name usw.. Klickt man nun auf ein Feld in Wort (ABC), so werden diese Felder in der Adresszeile gefüllt, mit allen Kundendaten, die man zuvor eingegeben hat. Nun hat man also alle Einladungen, direkt ausgefüllt mit allen Adressen der Kunden. Somit müssen die Einladungen nur noch ausgedruckt werden, und können sofort verschickt werden.

Wenn man sich noch weiter mit dem Serienbrief beschäftigt, hat man noch die Möglichkeit, mit sogenannten Funktionen zu arbeiten. Als kleines Beispiel, kann ich da nenne, dass sich auch die Anrede automatisch ändert, wenn es sich um einen Mann, oder eine Frau handelt. In der Anrede ("Sehr geehrter Herr .../ sehr geehrte Frau...), kann man diese Funktion verwenden. Man muss dazu die Funktion nach "geehrte" einsetzen. Nun erscheint ein Fenster, in der man eine "Wenn-Funktion" anwenden kann. Diese würde in diesem Fall etwa so lauten: WENN "Anrede" = "Herr" DANN "geehrter Herr", ansonsten "geehrte Frau".

Nun weiß das Programm, anhand des Eintrages, dass es entweder die eine, oder die andere Variante schreiben soll. Nach dem "Herr" oder "Frau" kann man nun wieder ein Feld einfügen, mit den Nachnamen des Kunden, ohne dass man jeden einzelnen Namen selber dort hinschreiben muss.

Es so zu erklären, ist etwas schwierig. Aber wenn man sich ein wenig mit dem Serienbrief beschäftigt, ist es gar nicht so schwer. Es ist also eher für Unternehmen geeignet, die viele Leute anschreiben möchten. Im privaten Bereich, benötigt man einen Serienbrief wohl eher nicht. Es ist schon eine wesentliche Arbeitserleichterung, da man einfach nicht jeden Brief separat ändern muss.

Ein Serienbrief besteht auf zwei wichtigen Teilen. Einmal das Anschreiben selbst, welches man eben nur einmal tippen muss. Und dann wird eine vorhandene Datenbank eingebunden, so dass eben die Adressen und Anreden eingefügt werden können ohne das man diese Daten bei jedem Brief von Hand tippen muss.

Daher sind Serienbriefe fast ausschließlich für Firmen sinnvoll. Denn die entsprechenden Datenbanken werden häufig benötigt und können über eine einfache Tabelle in Word angelegt werden. Auch Excel und natürlich Access kann man dazu nutzen.

Ich bin zurzeit auf einem Fachgymnasium und wir müssten auch schon Serienbriefe erstellen. Man schreibt zum Beispiel in Microsoft Word einen Brief und in einem Excel Dokument macht man eine Liste mit Namen, Adresse, etc. Dann verknüpft man das Word Dokument mit dem Excel Dokument, wenn man fertig ist kann man dann noch den Serienbrief erstellen und Drucken lassen. Ein Serienbrief ist für zum Beispiel für Unternehmen sinnvoll, die Werbung in großem Stil an sehr viele Leute schicken müssen. Das ganze kann man auch mit Open Office erstellen, einem Freeware Programm das genauso brauchbar wie das Office Paket von Microsoft ist.