Tipps zur Zeitplanung im (Buero-)alltag

Vor einiger Zeit habe ich an einem Kurs teilgenommen, in dem es um das Thema Zeitplanung ging. Vielleicht ist das Thema ja auch für den ein oder anderen von Euch interessant. Mir hat besonders das "ABC" was gebracht. Hier die kurze Zusammenfassung der Tipps und Methoden:


Einstieg: Was beinhaltet der Büroalltag? (Sammlung)

- Planung
- ToDo-Liste
- rechtzeitige Vorbereitung
- ggf. Auszeit nehmen / Termine verschieben
- gezielt Freiräume schaffen
- Störungen von außen fernhalten
- Störungen differenzieren
- doppelte Arbeit vermeiden
- NEIN sagen können
- begründen
- konstruktiv
- Arbeit delegieren
- Informationen klar weitergeben
- andere Arbeitsweisen akzeptieren
- Arbeitsgebiet klar definieren
- Prioritäten setzen


Tue, was Du tust!

- Konzentriere Dich immer ganz auf das, was Du gerade machst.
- "Denke nicht bei der Arbeit ans Essen und beim Essen an die Arbeit" (oder Freizeit etc.)
- Schenke auch Kleinigkeiten und unwichtigen Arbeiten Deine volle Aufmerksamkeit, während Du sie ausführst.
- Nehme bewusst wahr, was Du gerade machst und sei nicht gedanklich schon bei der nächsten Tätigkeit.
- Nehme Konflikte, Spannungen und Arger bewusst wahr.
- Sorge regelmäßig für unverplante wirklich freie Zeiten:
während der Arbeitszeit für ruhiges Nachdenken, und privat um Raum für echte Spontanität zu schaffen.


Tagesrückblick

- Was ist erledigt?
- Was war störend?
- Was ist nicht gelungen?
- Wie kann ich es in Zukunft besser machen?
- Was habe ich gut gemacht?
- Welche besonderen Erfahrungen habe ich gemacht?
- Welche Konsequenzen ziehe ich daraus?
- Welche Aufgaben erledige ich morgen?

Das ABC der Prioritätensetzung

1. "A" - Priorität
- sehr wichtig und sehr dringend
- nicht verschiebbar, termingebunden
- andere Mitarbeiter/innen hängen in ihrer Arbeit davon ab
=> sofort tun

2. "B" - Priorität
- sehr wichtig aber nicht dringend
- verschiebbar
- für übergeordnete Ziele wichtig
- für die langfristige Planung wichtig und notwendig
=> Planen (mit Termin)

3. "C" - Priorität
- nicht wichtig aber sehr dringend
- nicht verschiebbar (sofort oder gar nicht)
- Arbeiten für Zeiten des 'geistigen' Leistungstiefs
=> [i]Delegieren, Reduzieren[i/]

Grafisch dargestellt sieht das so aus:
[P] = Papierkorb...

......................................
...............^......................
...............|......................
.sehr.wichtig..|..---------...........
......^........|..|.B.|.A.|...........
......|........|..---------...........
......|........|..|.P.|.C.|...........
.nicht.wichtig.|..---------...........
...............|......................
...............+------------->........
.....nicht.dringend.-->.sehr.dringend.
......................................

Exemplarische Zeitplanung für einen 8-Stunden-Tag:

- 2-3 Stunden freihalten für Unvorhergesehenes (Störungen, ...)
- die restlichen 5-6 Stunden einteilen in:
- 60% A-Aufgaben
- 20% B-Aufgaben
- 20% C-Aufgaben

Hilfreich ist die Verwendung von Ablagen oder Ordnern für die Kategorien A, B und C.

Zeitplanung mit der AKZEPT-Methode
A Aufgaben bestimmen (ToDo)
K Kürzen Sie auf der Liste das Unwesentliche
Z Zeitbedarf für Aufgaben schätzen
E Entscheiden wer was macht
P Prioritäten setzen
T Termine für Zwischenberichte und Abschluss

Oh je, leider sieht die Grafik hier total vermurkst aus, weil der Font die Zeichen nicht gleich breit darstellt, hmpf. Da ich keine Bilder hochladen kann, hab ich versucht das ganze schriftlich darzustellen. Man kann die Abbildung aber einfach kopieren und z.B. im Editor anschauen, dann sieht's besser aus.

Diese Abbildung ist vom Archiv der TU-Chemnitz. Sinnvollerweise sollte man sich immer im Quadrant II aufhalten, das ist am effektivsten. Diese Zeit holt man sich am besten, in dem man Zeit für Aktivitäten aus Quadrant III und IV holt. Aktivitäten aus Quadrant IV sollte man möglichst streichen. Langfristig sind damit weniger Aktivitäten im 1. Quadranten zu finden.