Welche Kosten für die Verpflegung einer Festgesellschaft?

Bei uns steht Ende April ein runder Geburtstag an, zu dem wir gerne so rund 20 Familienmitglieder und Freunde einladen wollen. Die meisten Gäste reisen von weit her an, können also nicht bei der Vorbereitung helfen und etwas zu Essen mitbringen. Die in der Nähe wohnenden greifen schon so viel bei den anderen Vorbereitungen zu, dass ich die damit nicht auch noch behelligen kann. Da ich zu dem Zeitpunkt gesundheitlich nicht in der Lage sein werde, hierfür zu kochen bleibt nur noch, dass man das Essen als Dienstleistung einkauft.

Das Essen soll schon solide sein, also kein Fastfood und keine Gulaschkanone. Es sollte aber auch so günstig wie möglich sein. Die Feier sollte ein ein warmes Mittagessen für jeden, Getränke, Kaffee und Kuchen so wie ein kaltes Abendessen beinhalten. Meine Großeltern haben zu solchen Familienfeiern immer in ein bodenständiges Restaurant geladen. Dort saß man dann gemütlich bis in die frühen Abendstunden, aß und trank. Ich vermute, dass das aber verhältnismäßig teuer wird und hoffe, dass ihr da eher Kostenvorstellungen habt, was realistische Preise in den neuen Bundesländern sind.

Variante 1: Ist es normalerweise preiswerter, wenn man die Feier in einer Wirtschaft von Mittags bis abends ausrichten lässt? Welche Preise sollte man da pro Person veranschlagen, wenn man in ein normales Restaurant z. B. mit regionaler Küche geht?

Variante 2: Oder ist es preiswerter, wenn man einen Saal (z. B. Vereinsheim) mietet, einen Caterer mit dem Anliefern von Mittagsbuffet, Kaffee und Kuchen und Abendbuffet beauftragt, und die Gäste auf Basis der Selbstbedienung versorgt? Der Caterer sollte aber Geschirr, Besteck und Gläser stellen und auch wieder reinigen.

Variante 3: Oder wäre ein Mix aus 1 und 2 das preiswerteste? Man geht zu Mittag mit den Gästen in ein Restaurant und mietet für den Rest des Tages das Vereinsheim und beauftragt den Caterer mit dem kalten Buffet für Abends und mit der Kaffe- und Kuchenversorgung?

Variante 4: Wäre wie Variante 3, nur dass man Mittags im Restaurant ist, den Kuchen vom Bäcker liefern lässt und das Abendessen vom Caterer.

Womit fährt man günstiger? Gibt es in solchen Fällen, wenn man alles aus einer Hand bestellt so etwas wie Mengenrabatte? Wie viel Trinkgeld muss man jeweils bei Restaurant bzw. Caterer kalkulieren?

Schwierige Sache finde ich , da du ja sagst es soll nicht zu teuer sein. Also wir sind z.b. an meinem 30. zum Essen in ein Restaurant gegangen und haben dort auch Kuchen gegessen, es kamen 24 Leute zu Besuch, für Essen und Getränke haben wir dann so an die 2300 Euro gezahlt, da waren dann 200 Euro Trinkgeld mit drin. 3 Gänge Menü kam uns so auf 70 Euro pro Person.Ich denke mal günstigsten wäre wohl deine 2. Variante, in einem Vereinsheim oder so einen Saal mieten und sich dann dort eben beliefern lassen.

Meine Eltern lassen sich schon mal sehr gerne an Geburtstage vom Metzger beliefern, die machen dann super tolle Platten, Salate etc. und man macht dann so ein Buffet, dazu gibt es dann noch Aufläufe, die der Partyservice der Metzgerei macht. Total klasse. Da kamen meine Eltern im Sommer bei 18 Leuten auf gerade mal 540 Euro an Essen.Wenn du im Restaurant essen möchtest solltest du mindestens 10 Euro pro Bedienung als Trinkgeld einrichten.

Ich würde in die Überlegung noch andere Faktoren mit einbeziehen. Unter anderem das Alter der Gäste. Und du schreibst du bist selbst gesundheitlich nicht in der Lage zu kochen. Ein paar deiner Vorschläge werden aber mit eigener Arbeit belastet sein.

Zu Variante Eins: Ich habe mal grob überschlagen. Ich gehe mal davon aus, dass du Mittagessen und Abendessen als Menü nehmen wirst. Da gibt es verschiedene Variationen. Aber ich denke mal, du kommst mit maximal 20 Euro pro Mahlzeit und Person hin. Kaffee und Kuchen müsstest du mit 10 Euro hinkommen. Dann wären wir bei 50 Euro pro Person. Dazu kämen dann noch die Getränke. Für den ganzen Tag quasi schätze ich das mal im Durchschnitt auf 15 Euro pro Person. Allerdings ohne Schnäpse, die ja meistens wesentlich teurer sind. Dann wären wir bei 65 Euro pro Person.

Vorteil an dieser Variante: Kein Standortwechsel. Deshalb wies ich auf das Alter der Gäste hin. Ein Umzug mit einer Festgesellschaft, bei der viele alte Leute oder viele sehr kleine Kinder dabei sind, ist oft schwierig.

Zu den Kosten: Da lässt sich preislich, je nach Lokalität sicherlich am Essenspreis was machen. Kommt aber halt auch auf das an, was du genau haben willst.

Variante Zwei: Habt ihr Caterer in der Gegend, die in der Art liefern können? Das solltest du erst mal in Erfahrung bringen. Metzgereien mit Partyservice sind da nicht unbedingt drauf ausgerichtet. Du hattest in einem anderen Beitrag ja auch schon geschrieben, dass ihr eher Metzgereiketten in der Umgebung habt.

Besteck, Geschirr und so weiter geht oftmals. Nur bevor du einen Schock bekommst, da zahlt man echt alles einzeln. Angefangen bei der Leihgebühr. Wenn du es nicht selbst spülst, fallen noch mal Kosten an. Und du wirst mit einem Satz Besteck und Teller pro Mahlzeit und Person nicht hinkommen. Zumindest nicht wenn du Buffet anbietest. Da wechselt man ja schon mal den Teller oder das Besteck.

Zu den Kosten. Die werden ähnlich sein, wie in einem Lokal. Also von den Speisen her. Also alleine für das Essen wirst du auch bei etwa 50 Euro rum sein pro Person. Die Getränke hast du in Variante Zwei gar nicht genannt. Das wäre hier eventuell das Sparpotential. Allerdings müsstest du die dann auch besorgen und entsorgen.

Ich weiß aus meiner beruflichen Laufbhahn, dass es kein Problem sein dürfte, halt auch ein Rund- um- Paket zu bekommen. Also Dekoration, Aufbau, Lieferung inklusive Getränke und Abbau. Und du kannst mit Sicherheit dann auch eine Servicekraft bekommen. Die wird aber mit Sicherheit pro Stunde 15 bis 20 Euro rum kosten. Was in dem Fall wieder Zusatzkosten wären.

Nachteil an der Variante: Der Gastgeber selbst muss immer irgendwie präsent sein. Ich finde mehr als in einem Restaurant. Vor allem wenn man keine Servicekraft hat. Und es muss eindeutig mehr durch den Gastgeber organisiert werden.

Vorteil an der Variante: Ein Saal etc. ist ungezwungener. Wenn viele kleine Kinder dabei sind, sicherlich die bessere Lösung.

Variante Drei: Hier kommt es in meinen Augen halt auf die Gäste an. Ich war mal auf einer Hochzeit, da fand das Mittagessen in einem Lokal statt und Abendessen wo anders. Das hin und her in einer fremden Stadt fand ich kompliziert. Das wäre bei dieser Variante aber halt auch so. Und man ist auf mehrere Organisationen angewiesen. Einmal das Lokal, dann den Raum und dann noch den Caterer.

Die Kosten habe ich bereits bei Variante Zwei genannt. Und ich weise auch hier noch mal auf die Eigenorganisation hin.

Variante Vier: Hier wieder das Problem mit dem Umziehen. Und hier bist du auf ein noch besseres Zusammenspiel der einzelnen Zulieferer angewiesen. Auch hier brauchst du relativ viel Organisation. Die Kosten werden denen bei Variante Eins und Zwei ähnlich sein.

Ich würde, denke ich, die Kosten nicht zwingend in den Vordergrund stellen. Ich denke das wird preislich vielleicht um 5 Euro pro Person schwanken. Allerdings hättest du bei dem Lokal den Vorteil, dass die Organisation sich im Rahmen hält. Du brauchst nachher nur eine Rechnung bezahlen. Bei Variante Vier hast du mindestens drei Rechnungen zu bezahlen. Und musst dich auch im Vorfeld mit Lokal, Raumvermieter, Caterer und Bäcker auseinander setzen. Und die Umzieherei bei Variante Drei und Vier ist auch oftmals nicht der Hit. Vor allem wenn halt ältere Menschen dabei sind. Außerdem hast du eventuell zweimal Parkplatzprobleme und so weiter.

Und ob Bäcker dir auch Geschirr mitliefern können, weiß ich nicht. Der Partyservice ist eventuell wenig begeistert, wenn du das Geschirr haben willst, aber keine Ware dazu möchtest. Aber selbst wenn der Bäcker dir Geschirr liefert, wenn du Caterer und Bäcker liefern lässt, hast du wieder Arbeit mit dem auseinander halten des Geschirrs bei Abholung.

Was du bei deinen ganzen Varianten, wo eine extra Räumlichkeit angemietet wird, nicht auftaucht, sind eben die Getränke und auch die Kosten für die Leute, die bedienen. Denn du wirst dazu nicht in der Lage sein und musst dafür mindestens zwei Leute einplanen.

Dazu willst du auch eine Firma engagieren, welche danach aufräumt und sauber macht. Diese kostet auch Geld. Also wird es von den Kosten sich kaum von einer Feier komplett in einem Lokal unterscheiden. Problem dabei ist, das du eben alles an Fremdfirmen abgeben willst oder musst.

Wobei man bei einem Restaurant auch bedenken muss, das viele kein Gebäck anbieten. Das muss man entweder selbst machen und dann bringen oder beautragt auch da wieder einen Bäcker dafür. Und auch der hat nicht gerade geringe Preise.

Mein Vorschlag wäre, das du dir für alle Varianten mal die Kostenvoranschläge einholst. Dabei aber eben auch die Dinge, wie Getränke und Reinigung nicht vergessen. Danach kannst du entscheiden, welches die günstigere Variante ist.

Wobei es heute eigentlich eher unüblich ist im grösseren Kreis auch das Mittagessen zu machen. Die meisten Feiern beginnen erst mit dem Kaffeetrinken. Vielleicht ist das auch eine Option für dich, welche ja einen grossen Kostenfaktor wegfallen lässt.

Es sind zwar einige ältere Gäste dabei, die sind jedoch so fit, dass das Alter oder der Ortswechsel da keine Rolle spielt. Es sind auch genügend Leute dabei, die Ortskenntnis haben, so dass man dementsprechend Fahrgemeinschaften bilden kann. Dementsprechend wollte ich das mit den Getränken auch völlig informell regeln und die Getränke (so wir uns für das Vereinsheim entscheiden) als Self-Service-Buffet anbieten.

Kinder sind in der Tat viele dabei, um die kümmern sich die Eltern. Deshalb entstand aber unter anderem die Idee mit dem Vereinsheim, da dieses im Vorgarten einen Spielplatz hat, wo die Kinder etwas gegen ihre Langeweile tun können und nicht wie z. B. im Restaurant die ganze Zeit relativ ruhig sein müssen. Das fand ich als Kind auch schrecklich, wenn man sich so langweilt zwischen all den amüsierten Erwachsenen.

Um der Kinderfreundlichkeit entgegen zu kommen, wenn man sich für ein Restaurant entscheidet, müsste man eigentlich eher z. B. an ein italienisches Restaurant denken. Das entspricht aber wiederrum weniger dem Geschmack der erwachsenen Gäste, die mehrheitlich leider eher auf gutbürgerliche Hausmannskost stehen. Und nichts ist schlimmer als Verwandte, die auf der ganzen Feier permanent am Essen mäkeln.

Caterer gibt es in unserer Nähe mehrere. Auch in unterschiedlichen Niveaus. Angefangen von Firmen, wo die Platten aussehen, als hätten Rentnerinnen sie laienhaft nach dem Geschmack der späten 50er zusammengestellt und bis hin zu professionellen Köchen, die dann vor Ort Showkochen veranstalten. Die Nähe zu Berlin ist da schon ein interessanter Faktor.

Mein nächster Schritt wäre schon gewesen, Kostenvoranschläge zu holen. Da ich aber bislang nicht den kleinsten Schimmer hatte, was man für so eine Feierlichkeit an Preisen erwarten muss, wollte ich mich hier erst mal grob orientieren. Nichts wäre peinlicher, wenn man gleich als erstes ein super Angebot bekommt, aber angesichts der Gesamtsumme so erschrickt, dass man den Anbieter mit dem Schreck verprellt. Wenn ich Kathie 1401 so lese, dann war das schon mal eine erste Orientierung, in welche Regionen es gehen wird.

Auf jeden Fall habe ich jetzt auch schon ein paar Tipps bekommen, wo sich noch Kosten verstecken können, die ich bei meiner Grobplanung zu wenig ins Auge gefasst habe.