Frage bezüglich Excel / Access

In der Schule vermieten wir von der Schülervertretung gegen eine Gebühr Schließfächer. Nun wurde bei der Vermietung die letzten Jahre sehr geschlampt. Ersatzschlüssel wurden verliehen, es gibt Schließfächer ohne Schlüssel, die meisten Schließfächer sind nicht bezahlt etc. Nun liegt die Aufgabe in neuen Händen und wir versuchen wieder etwas Struktur in das Ganze zu bringen.

Der erste Schritt dorthin war, alle Daten in eine Exceltabelle zu übertragen. Sodass wir einen Überblick bekommen, welche Schließfächer frei sind, wo etwas bezahlt werden muss oder wo Probleme bestehen. Wir haben die Tabelle so angelegt, dass die Zeilen von Schließfächern, die nicht bezahlt sind rot hinterlegt sind und freie grün über die bedingte Formatierungen.

Nun möchten wir jedoch die Schließfächer weiter am Computer verwalten, um weiterhin einen Überblick zu behalten. Der nächste Schritt wäre eine automatisch erstellte Mahnliste. Allerdings geht das über meine Excelkenntnisse hinaus. Wir bräuchten also eine Funktion, die eine Spalte Schrittweise durchgeht und für den Fall, dass der Wert ("bezahlt bis") kleiner als ein vorgegebener Wert ist, die Zeile bzw. Auszüge in eine weitere Tabelle kopiert werden. Dabei sollten jedoch keine leeren Zeilen entstehen.

Hat jemand eine Idee, wie so etwas umzusetzen ist? Ist es vielleicht doch besser das ganze in MS Access zu erstellen - wie schwer ist es sich in Access einzuarbeiten bei guten Computerkenntnissen und grundlegenden Programmierkenntnissen?

Hallo,

an deiner Stelle würde ich mir die Mühe machen und mich in Access einarbeiten. Das Programm ist eigentlich gar nicht so schwer zu verstehen. Vielleicht wird an deiner Schule ja auch ein Kurs dazu angeboten. Der große Vorteil von Access ist, dass du Listen oder einzelne Anschreiben viel einfacher herstellen und ausdrucken kannst als in Ecxel. Da du aber auch Programmierkenntnisse besitzt, könntest du dir natürlich auch eine eigene kleine Datenbank mit Hilfe von Arrays anlegen und diese dann nach deinen Wünschen ausprogrammieren.

Mit Excel arbeiten? Das macht relativ wenig Sinn, wenn sich doch die Möglichkeit bietet, mit Microsoft Access zu Arbeiten. Access dient zur Verwaltung und Zusammenfassung von Daten, also genau dazu, wozu du es nutzen willst. Es erstellt eine Datenbank und soll Übersicht schaffen. Oft wird auch in größeren Betrieben mit Access gearbeitet, da man so leicht einen übersichtlichen Zugriff auf die Daten hat. Außerdem bietet das Programm viele Vorteile, sodass man mit ein wenig Einarbeitung sogar alles sehr gut filtern kann.

Ich habe in der Schule schon häufig mit Access gearbeitet und kam perfekt damit zurecht. Auch die Funktionen wie den Filter kann man sehr gut nutzen. Die Einarbeitung ist Anfangs recht einfach, was die Grundfunktionen anbetrifft. Bei den Extras kann es schon schwieriger werden, aber man kann sich auch gut im Internet dazu erkundigen.

Für dein Problem sehe ich auch neben Access keine gute Alternative an Programmen, wobei ich Excel auf jeden Fall nicht als Möglichkeit sehe. Das Erstellen ist bei Access auch sehr einfach und damit sollte man als Anfänger durchaus zurechtkommen.

Ich kann meinen Vorgängern nur zustimmen, Excel ist dafür ungeeignet. Das Problem das du schilderst ist etwas für eine Datenbank. Diese Datenbank kann relativ einfach aussehen. Die Spalten für die Daten der Personen sowie das jeweilige relevante Datum das ausgelesen werden soll. Access ist hierfür gut geeignet. Als Interphace kann man möglicherweise eine PHP-Homepage nutzen wenn man nicht unbedingt ein Programm schreiben und konvertieren will.

Für spezielle Fragen bezüglich Access gibt es viele hunderte Homepages. Diese kannst du über ne Suchmaschine leicht finden und dich dort informieren.