Nachtbriefkästen bei Behörden

Ich habe da nun mal ein kleines Anliegen, was versteht ihr unter diesem Nachtbriefkasten den es eigenlich bei jeder Behörde gibt. Auf der Klappe steht dann neben dem Stadt XXX noch der Hinweis, dass dieser für Terminsachen da ist.

So haben wir das auch kürzlich genutzt. Denn wir hatten im allgemeinen Vorweihnachtsstres völlig vergessen, einen Brief abzusenden. Wir sind also zu der Behörde gefahren und haben unsren Brief mit den angeforderten Unterlagen dort eingeworfen. Auf dem Brief war auch der Name der zuständigen Sachbearbeiterin vermekrt, sowie das Amt welches sie bekleidet. Damit war für uns die Sache eigentlich erledigt . So dachten wir zumindest, denn gestern kam dann das böse Erwachen. Es kam ein Schreiben eben von der Behörde mit einer Zwangsgeldandrohung, falls wir zum neuen Termin nicht alle Unterlagen einreichen würden.

Jetzt meine eigentliche Frage, haben wir das mit dem Nachtbriefkasten falsch gedeutet?

Die Nacht- oder intelligenten Postkästen sind genau dazu da, wie ihr sie genutzt habt: nämlich um Dokumente fristgerecht abzuliefern, auch wenn die entsprechende Behörde schon geschlossen hat. Dazu verfügt dieser Postkasten über eine Schaltuhr, die (vereinfacht ausgedrückt) erkennt ob ein Dokument noch fristgerecht eingeworfen wurde oder eben nicht und dies entsprechend sortiert.

Das ihr den Briefkasten richtiger Weise genutzt habt, hat JotJot ja schon geschrieben. Aber wenn dann so eine Antwort kommt, dann scheinen doch wohl noch Unterlagen gefehlt zu haben. Dafür habt ihr nun einen neuen Termin bekommen und eben gleich dazu erläutern, welche Konsequenzen drohen, falls der nicht gehalten wird.

Die meisten solcher Briefkästen haben, so meine Kenntnis, eine Mechanik drin, wo dann Punkt Mitternacht die Briefe getrennt werden. Somit kann man ganz klar trennen, was noch am vorigen Tag eingegangen ist.

Kann natürlich auch sein, das bei der Behörde ein Fehler im vorweihnachtlichen Stress passiert ist und da würde vielleicht ein Anruf die Sache aufklären können.

Ich habe auch schon mal am Finanzamt in Köln die ausgefüllten Formulare für den Lohnsteuer-Jahresausgleich eingeworfen. Von außen sah der Briefkasten ganz normal aus und ich bin gerade überrascht darüber, dass es sogar schon Briefkästen gibt, die feststellen können, ob die Briefe termingerecht eingeworfen worden sind. Beim Finanzamt funktionierte der Briefkasten perfekt.

Wenn ich dich richtig verstanden habe, fehlen dem Sachbearbeiter nach wie vor Unterlagen von dir. Handelte es sich dabei um die Unterlagen, die du in diesen speziellen Briefkasten für Terminsachen eingeworfen hast oder fehlen vielleicht noch weitere Unterlagen? Ich habe dich so verstanden, dass die Unterlagen verlorengegangen sind. Das kann ich mir allerdings kaum vorstellen, da gerade Ämter doch eigentlich sehr gewissenhaft mit ihrer Post umgehen müssten.

Theoretisch müsstest du nun den Beweis erbringen, dass du die Sachen bereits eingeworfen hast - und zwar termingerecht. Das allerdings wird sicher sehr schwierig. Bist du dir sicher, dass du die Sachen wirklich pünktlich eingeworfen hast und dass sie auch im richtigen Briefkasten gelandet sind?

Falls du wirklich alles so gemacht hast, wie du es hier beschrieben hast, hast du alles richtig gemacht. Allerdings müsste es dann eigentlich auch funktioniert haben. Du solltest auf jeden Fall nochmal bei dem Amt nachhaken, wo deine Unterlagen geblieben sind. Selbst wenn sie nicht pünktlich abgegeben wurden oder der Name des Sachbearbeiters vielleicht doch fehlte, müssen sie ja irgendwo gelandet sein.