Was habe ich mir unter einer Proformarechnung vorzustellen?

Ich bin in einem Zeitungsartikel auf den Begriff Proformarechnung gestoßen. Nun überlege ich schon die ganze Zeit, wann man so eine Proformarechnung ausstellen kann. Für mich klingt das nach etwas, das am Rande der Legalität gemacht wird, ich habe jedoch keine Ahnung, ob ich mich irre.

Wenn eine Rechnung nur pro Forma ausgestellt wird, heißt das, dass sie nur zum Schein erstellt wurde, oder dass der Betrag schon bezahlt wurde, und die Rechnung nur noch aus Gründen der Vollständigkeit nachgereicht wird? Wer kennt sich da aus und kann meine Bildungslücke schließen?

Ich weiß nur, dass in der Firma, in der ich gearbeitet habe, mal eine Proformarechnung erstellt werden sollte. Die Aktion sollte dazu dienen, dass der Chef und die Buchhaltung der Bestellerin schon vorab sehen, wie unsere Rechnungsstellung aussieht, inwieweit sie das steuerlich geltend machen können usw.

Am Ende war es so, dass alles in Ordnung war. Der Auftrag wurde abgewickelt und eine ganz normale Rechnung erstellt. Die Proformarechnung war also nur so eine Art "Vorabmuster". Ob das generell so ist oder nur in unserem speziellen Fall so war, kann ich aber nicht sagen.

Naja, was ihr da im Betreib hattet, trifft einen Zweck der Proformarechnung - in der Regel handelt es sich dabei immer um Beleg ohne Zahlungsaufforderung.

In der Regel trifft der Begriff auf drei Fälle zu:

1. Zur Bestimmung des Wertes der Ware, aber ohne Zahlungsaufforderung - Sinn: Der Zoll wird anhand dieser erhoben. Keine Zahlungsaufforderung = kein anfallender Zoll, kann im Nachhinein übrigens nicht umgewandelt werden (z. B. in eine normale Rechnung).

2. In Form der Vorabrechnung - heißt: Vor der Lieferung einer Ware wird dem Kunden eine Vorabrechnung geschickt um so die Ware exakt zu benennen, Zahlungsbedingungen, sowie Lieferkonditionen und natürlich den Gesamtwert festzuhalten. Dient in der Regel dazu, um Fehllieferungen zu vermeiden oder Irrtümer, beispielsweise wenn der Kunde eine andere Ware, andere Versandart verlangte oder einen anderen Preis annahm und das falsch angekommen ist - so gesehen also eine Auftragsbestätigung.

Wenn man z. B. online etwas bestellt und dann immer eine Seite angezeigt wird mit Adressdaten & Kontodaten des Händlers sowie der Anschrift (+ Lieferadresse, wenn abweichend) und der oben genannten Daten (z. B. PC für 500 Euro, Lieferung mit DHL, gegen Vorkasse, Gesamtpreis 520 Euro) ist das auch eine Proformarechnung (=Auftragsbestätigung).

Proformarechnung werden auch abseits davon verwendet, z. B. bei Warensendungen, da der Inhalt einen gewissen Wert (= Rechnungsbetrag) nicht übersteigen darf usw.

3. Möglichkeit wäre die debitorische / kreditorische Rechnungsabgrenzung in der Buchhaltung.

Beispiel: Es liegt ein Rechnungsbeleg nicht vor, wird aber für den Jahresabschluss gebraucht. Dieser wird durch eine Proformarechnung ersetzt und im Nachhinein nachgereicht.