Wann muss man immer das Büro abschließen?

Ich habe nun schon in verschiedenen Firmen gearbeitet, dort gab es ganz verschiedenen Handhabungen was das Abschließen der Türen anging. Grundsätzlich war ich selbst für mein Büro verantwortlich und musste auch dafür sorgen, dass ich es abschließe. Gerade im Personalbereich wird aber ganz genau hingeschaut und teilweise musste ich das Büro auch abschließen, wenn ich nur drei Meter weiter auf die Toilette gehen wollte. Dort wurde sehr auf die Personalsachen geeignet, damit sich auf keinen Fall jemand Zutritt verschaffen konnte.

Bei anderen Firmen wurde es eigentlich ganz locker gehandhabt und ich konnte auch mal nicht abschließen, weil sowieso immer jemand auf dem Flur gewesen ist. Selbst in der Mittagspause habe ich manchmal nicht abgeschlossen, auch wenn sich meine persönlichen Wertsachen auch in dem Raum befunden haben. Grundsätzlich würde ich mich immer danach richten, was der Arbeitgeber von mir möchte, auch wenn ich das ständige Abschließen doch als etwas anstrengend empfinde.

Wie müsst ihr bei euch auf der Arbeit verfahren? Habt ihr Verständnis dafür, wenn man die Tür abschließen muss, sobald man den Raum verlässt?

In der Firma in der ich arbeite ich das mit dem abschließen kein Problem. Der letzte, der das Haus verlässt sperrt einfach die Haupteingänge zu und das wars. Da wir in den letzten paar Jahren zu einem papierlosen Büro geworden sind, könnten unbefugte Fremde so gar nichts nützliches finden. Die Schränke sind leer und werden lediglich für diverses Büromaterial genutzt.

Da wir generell mit Kundendaten arbeiten, die unbefugte Dritte nichts angehen, ist jeder Arbeitsplatz so gesichert, dass man nicht einfach so an Daten gelangen kann. Man muss die dafür erforderlichen Kennwörter wissen. Zudem gibt es auch unter den Mitarbeitern Zugriffsbeschränkungen. Ich könnte zum Beispiel nie im Dokumtenmanagement herausfinden wie viel die Kollegen verdienen usw.

Betreffend der Wertgegenstände kann ich nur sagen, dass es traurig ist, wenn man vor seinen Kollegen alles wegsperren muss. Es hat bei uns im Betrieb noch nie einen Fall gegeben, dass etwas einem Mitarbeiter gestohlen wurde. Natürlich sieht das bei Betrieben mit 1000 Dienstnehmern wieder anders aus, jedoch denke ich mir schon, dass man seinem engeren Arbeitsumfeld trauen können sollte, dass das Handy noch in der Tasche ist wenn ich von der Toilette zurückkomme.

Bei mir auf der Arbeit ist das Abschließen des Büros absolute Pflicht, und zwar auch dann, wenn man nur eben in den gegenüberliegenden Raum huschen will und seine Tür dabei durchgehend im Blick behalten kann. Das mag zwar etwas übertrieben klingen, aber meiner Ansicht nach ist das verständlich und auch rechtens.

Immerhin arbeite ich mit hochsensiblen Daten, die strengen Datenschutzrichtlinien unterliegen. Manchmal ist man einfach etwas unaufmerksamer oder trödelt herum und wenn sich in dieser Zeit jemand Zutritt zum Büro verschafft und dort in allerlei Privatangelegenheiten herumschnüffeln kann, ist das fatal.

Zwar würde niemandem sofort ein massiver finanzieller oder existentieller Schaden daraus entstehen, aber es wäre einfach ein krasser Eingriff in die Privatsphäre und die persönlichen gesundheitlichen und gedanklichen Angelegenheiten. Wenn ich darüber nachdenke, wie es mir zumute wäre, wenn solche Details von jemand völlig Fremdem gelesen werden würden, wird mir auch ganz anders.

Allein das ist für mich schon ein Grund, die Anweisungen zu befolgen. Außerdem stehen hohe Strafen auf Verstöße gegen die eigene Aufsichts- und Sorgfaltspflicht, und ich möchte keine Verwarnungen oder sogar den Verlust meines Arbeitsplatzes riskieren, nur weil ich zu faul bin, meine Tür hinter mir zuzuziehen.

Bei uns ist es ebenfalls absolute Pflicht, die Türen immer abzuschließen und ich kenne das auch gar nicht anders. Daher wird den Neuen auch immer mitgeteilt, dass man das konsequent machen muss, es sei denn natürlich, jemand bleibt im Büro, wenn man weggeht. Selbst wenn man kurz nach nebenan geht, sich in der Küche einen Kaffee holt oder zur Toilette geht, muss man abschließen. Bei den sensiblen Daten, die wir hier haben ist das auch kein Wunder, vom materiellen Wert der Technik mal abgesehen.

Bei uns ist es ebenfalls Pflicht, das Büro sobald man den Raum verlässt abzuschließen. Und wenn man nur kurz zur Toilette geht, dann sollte man abschließen. Da gibt es sogar Dienstanweisungen, in denen diese Pflicht aufgeführt ist und Verstöße führen zu Disziplinarmaßnahmen. Man muss nur nicht abschließen, wenn der Bürokollege anwesend ist, dann ist ja gewährleistet, dass niemand Fremdes an die Daten geht. Man ist aber auch verpflichtet, seinen Rechner zu sperren, wenn man den Raum verlässt.

Das habe ich in der Form tatsächlich noch nie erlebt. In meinem letzten Job hatte ich eine Karte für meinen Arbeitsbereich und da sich diese Tür nur von innen ohne Karte öffnen ließ war der Bereich natürlich schon abgeschlossen, aber die Türen zu den Büros, Besprechungsräumen und so weiter waren immer offen.

Im aktuellen Job haben wir nur ein Teambüro weil jeder auch zu Hause sein eigenes Büros hat und einen Besprechungsraum. Diese Räume werden Abends immer von der Reinigungsfirma abgeschlossen und deshalb hat es sich eingebürgert, dass der letzte, der nach Hause geht, wieder abschließt, aber Vorschriften werden uns da keine gemacht.

Es wäre eh deutlich einfacher vom Parkplatz aus über die Feuerleiter bei uns einzusteigen als ungesehen durch den offenen Eingangsbrereich zu kommen. Und Misstrauen gegenüber den eigenen Mitarbeitern würde wohl eher zu einer Kündigung führen als zu abgeschlossenen Büros.

Ich schließe mein Büro beim Verlassen des Raumes stets ab bis auf zwei kleine Ausnahmen. Die erste ist, dass ich morgens die erste im Amt bin. Wenn ich dann Wasser für meinen Morgenkaffee hole, schließe ich die Tür nicht ab beim Rausgehen. Das wäre mir einfach zu umständlich mit Wasserkocher und Kaffeekanne in der Hand. Die müsse ich ja dann zum Aufschließen des Zimmers abstellen und meinen Schlüssel herauskramen.

Darauf kann ich verzichten, denn um diese frühe Zeit ist noch niemand außer mir auf der gesamten Etage. Ein anderes Mal brauche ich Akten aus dem gegenüber liegenden Aktenraum. Dann kehre ich immer mit dem Arm voller Ordner zurück. Daher schließe ich die Tür beim Rausgehen nur einfach mittels Klinke. Kehre ich schwer beladen zurück, kann ich die Zimmertür ganz leicht öffnen.

Wenn ich zur Toilette gehe, schließe ich mein Zimmer immer ab. Wenn ich andere Kollegen aufsuche habe ich auch immer meinen Schlüssel dabei. Andere Kollegen schließen ihre Bürotüren nie ab. Auch nicht, wenn sie länger abwesend sind. Verboten ist es sicher auch bei uns, die Büros ohne Aufsicht zu lassen. Aber einige scheren sich einfach nicht darum und machen was sie wollen. Viele öffnen gerade ihre Tür, wenn sie länger abwesend sind und jeder kann im Vorbeigehen das Zimmer einsehen und somit auch, dass niemand dort drinnen ist.

In unserem ehemaligen Haus sind schon Geldbörsen weg gekommen. Und einmal wütenden sogar die Wandalen in einem nicht abgeschlossenen Büro. Das war schon ziemlich schlimm. Eine Kollegin hatte eine Torte mitgebracht und diese wurde von Jugendlichen an die Zimmerwand geworfen. Da fehlen mir doch die Worte. Aber es war eben sehr unvorsichtig auf einem gut besuchten Flur das Büro unbeaufsichtigt zu lassen.

Bei uns gibt es erstaunlicher Weise auch nur eine Schließpflicht für den Feierabend und die Vorschrift, dass die PC´s beim Verlassen des Büros gesperrt werden müssen. Wobei bei uns im Schreibbüro eh keine Papierakten rumliegen und die Daten nur auf den PC´s vorzufinden ist. Ein ungebetener "Gast" könnte also bei uns nicht wirklich etwas anstellen wenn unser Büro untertags mal unbesetzt wäre. Wobei das in der Regel auch gar nicht vorkommt. Wir sind zu viert in einem Büro und bis auf die wenigen Minuten der gemeinsamen Kaffeepause ist in der Regel immer mindestens eine von uns im Büro anwesend.

Ich finde die Schließpflicht gerade in öffentlichen Gebäuden mit Partei- bzw. Kundenverkehr schon wichtig - auch wenn es nur mal kurz auf die Toilette oder zum Rauchen geht. Gerade wenn es um hochsensible persönliche Daten geht möchte ich nicht Schuld sein wenn sich da jemand unbefugt Informationen verschafft hat.

Bei uns gibt es keine besonderen Anweisungen zum Abschließen der Büros. Normalerweise schließt derjenige das Büro ab, der am Abend als letzter nach Hause geht. Da der Flur, in dem wir arbeiten, sowieso noch zusätzlich durch eine ständig verschlossene Tür vom Rest des Gebäudes abgetrennt ist, besteht keine Pflicht, die Einzelbüros abzuschließen.