Arbeits-Emails zuerst oder etwas später bearbeiten?

Es ist ja durchaus üblich, dass man bei einem Job im Büro als allererstes die Emails durchgeht und eben beantwortet. So handhabe ich das ebenso. Denn es kann ja sein, dass die Chefin oder ein Kollege ein wichtiges Anliegen hat und der Inhalt der Emails meine Aufgaben des Tages irgendwie beeinflusst und Prioritäten dadurch anders gesetzt werden.

Ich habe gelesen, dass genau das aber falsch sein soll. Denn gerade die ersten Stunden am Arbeitsplatz wäre die Konzentration am höchsten. Daher soll man aus Gründen des Zeitmanagements eher Arbeiten machen, die viel Konzentration und Effizienz erfordern sollen. Die Emails könne man dann ja beim nächsten Konzentrationstief bearbeiten. Wie denkt ihr darüber? Meint ihr, dass da was dran ist? Oder ist das in euren Augen Unsinn? Wie handhabt ihr das am Arbeitsplatz?

Ich bearbeite Mails immer im Mittagstief. Das habe ich schon immer so gemacht. Am Morgen verschaffe ich mir einen Überblick und antworte auf die, die dringend sind. Den Vorgang wiederhole ich alle ein bis zwei Stunden. Und dann, wenn ich entweder Pause brauche oder für den Tag aufhöre, oder und bearbeite ich den ganzen anderen Kram.

Ich habe ja nicht so feste Zeiten, da ich von zu Hause arbeite und mir das selber einteile. Dennoch beantworte ich zuerst die Mails, die ich so bekommen habe, weil da im Laufe meiner Arbeitszeit sonst noch welche dazu kommen und ich dem Ganzen nicht mehr Herr werden würde, wenn ich da nicht sofort dran bleibe. Wahrscheinlich würde ich da auch vergessen auf etwas zu antworten, wenn ich es erst später mache, deswegen ist das etwas was ich im Blick habe und was zeitnah beantwortet wird.

Es kommt sicherlich darauf an, wie hoch die Prioritäten sind und wie wichtig die Emails in dem jeweiligen Job sind. Ich weiß, dass mein Partner viel über Emails macht und diese auch unter Umständen sehr wichtig sind. Daher schaut er zwischendurch immer wieder in sein Postfach und stuft dann die Emails nach der Wichtigkeit ein und entscheidet dann, wann er welche beantwortet. Wenn man weiß, dass die Mails noch Zeit haben, würde ich sie auch lieber bearbeiten, wenn die Konzentration etwas nachgelassen hat oder man die wichtigen Aufgaben schon erledigt hat.

Ich denke, dass man das so pauschal gar nicht beantworten kann. Es mag sicherlich Jobs geben bei denen es wichtigere Dinge gibt, als die E-Mails zu beantworten oder abzuarbeiten. Bzw. bei denen die E-Mails einfach nicht so wichtig sind. Aber es gibt mindestens genauso viele Jobs bei denen E-Mails sehr wichtig sind oder sogar das ganze Geschäft ausmachen. Im Vertrieb zum Beispiel können E-Mails sehr wichtig sein.

Es können sich Kunden melden mit der Bitte um einen Termin oder man bekommt bearbeitete Vertragsunterlagen zurück. Diese E-Mails nicht oder auch nur verzögert zu beantworten, könnte bares Geld kosten. Außerdem ist es auch möglich, dass der Chef alle zu einem Meeting einlädt oder es eine Neuerung gibt, die den kommenden Arbeitstag beeinflusst.

Deshalb schaue ich als erstens in mein E-Mail Postfach wenn ich beginne zu arbeiten. Die wichtigen E-Mails bearbeite ich sofort oder versuche zu delegieren wenn ich keine Zeit dazu habe, sie selbst abzuarbeiten. Die unwichtigen werden entweder sofort gelöscht oder ich setze mir eine Erinnerung und bearbeite Sie später. Grundsätzlich glaube ich zwar auch, dass man unwichtigere Sachen lieber im Mittagstief bearbeiten sollte. Aber nicht für jeden sind E-Mails unwichtig.