Unterlagen lieber einscannen als in Papierform zu behalten?

Ich habe extrem viele Unterlagen da - von der Arbeit, der Uni und auch Sonstiges. Ich miste derzeit aus, wobei ich mir überlegt hatte, einige Unterlagen einfach einzuscannen und sie nur in digitaler Form zu behalten, um auf diese Weise Platz zu sparen. Allerdings ist das bei dem Berg an Unterlagen, die ich so habe mehr als aufwändig. Außerdem habe ich nicht so viel Speicherplatz auf meinem Laptop und müsste da jedes Mal eine externe Festplatte nehmen.

Bei Unterlagen, die man nun öfter braucht, um sie per Mail zu verschicken, ist es natürlich sinnvoll, diese einzuscannen. Sonst würde ich das eher nicht machen, auch wenn ich weiß, dass das einige nun so machen. Welche Unterlagen scannt ihr lieber ein, als sie in der Papierform zu behalten? Macht ihr das überhaupt?

Da ich regelmäßig ausmiste und keinem geregelten Arbeitsleben mehr nachgehe, habe ich nicht viele Unterlagen in Papierform. Die passen in zwei Ordner. Dinge, die ich für meine Arbeit brauchte, habe ich seit vielen Jahren immer schon in einer Cloud, wo auch andere Leute Zugriff hatten und haben. Meine jetzigen Unterlagen beschränken sich im wesentlichen auf Zeugnisse, zwei Versicherungsscheine, Steuerbescheide, meinen Mietvertrag und meinen Rentenbescheid. Das behalte ich alles auf Papier.

Die Frage habe ich vor einiger Zeit hier auch schon in etwas anderer Form gestellt. Mittlerweile habe ich mich erkundigt und scanne soweit wie möglich alle Unterlagen ein. Auch offizielle Dokumente, die ich nur zum Nachweis vorhalten muss, werden mittlerweile eingescannt. Lohnzettel, Rechnungen, Arztbriefe und sogar alte Krankmeldungen, das alles wird eingescannt. Da ich meine Steuererklärung auch digital abgebe, war dies noch nie ein Problem. Nur Zeugnisse und Zertifikate halte ich noch im Original vor.

Ich habe alle Unterlagen in Papierform und miste da auch immer mal aus. Oftmals hat man ja noch Unterlagen und Schreiben, die man nicht mehr braucht oder die eigentlich auch nicht mehr interessant sind. Ich behalte wichtige Unterlagen aber immer in Papierform und hefte mir diese ab. Ich finde das doch irgendwie sicherer. Zumal ich sagen muss, dass es schon wirklich aufwendig wäre, wenn ich alle Unterlagen einscannen und so aufbewahren würde.

Aber ich denke, dass muss jeder für sich ausprobieren. Wenn es nur bestimmte Dinge sind, die man eben nicht ständig braucht und bei dem man nur ein paar Seiten scannen muss, wäre das sicherlich eine Aufbewahrungsmöglichkeit.

Wenn man die Unterlagen direkt einscannt, wenn man sie erhalten hat, dann ist der Aufwand gar nicht mal so groß. Und Dokumente, die ich immer benötige, habe ich in digitaler Form schneller bei Hand als in Papierform. Ich habe einen Stapel Unterlagen, den ich noch einscannen sollte. Ich scanne immer zwischendurch mal ein paar Seiten ein. Das geht ganz gut und wenn ich die Unterlagen nicht mehr brauche, drücke ich einfach auf Löschen.

Gerade solche Sachen wie Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Zertifikate und dergleichen habe ich grundsätzlich in digitaler Form - auch ein Passbild. Denn Bewerbungen werden immer häufiger online verschickt oder über irgendwelche eigens dafür eingerichteten Portalen. Da ist es einfacher, wenn man alles digital als PDF vorliegen hat, dann kann man spontaner reagieren. Andere Unterlagen habe ich gar nicht in digitaler Form und finde das unnötig.

Ich komme in meinem aktuellen Leben gar nicht in die Verlegenheit, irgendwelche Unterlagen einzuscannen, weil sie in Papierform locker in drei Ordner passen und ich jeden Kram, den ich nicht für meine Steuer, die Krankenkasse oder irgendwelche Behörden brauche, sowieso wegschmeiße. So halte ich es schon mein ganzes Erwachsenenleben, und mein Papierkram ist mir noch nie wirklich über den Kopf gewachsen.

Mein Steuerberater hat zudem wohl auch eher die ländlich-sittliche Klientel, die nicht flächendeckend einen Scanner besitzt (oder eine Email-Adresse), sodass ich bei ihm auch problemlos mit einem Umschlag voll Papier auflaufen kann. Und alte Lohnabrechnungen, Krankschreibungen etc. wandern in der Arbeit in den Schredder. Ich denke mir, dass ich jetzt seit über 20 Jahren in irgendeiner Form selbständig behördlich erfasst bin, und mich noch nie jemand nach einem Nachweis für einen Studentenjob von 2008, einer Krankenkassenbeitragsaufstellung von vor fünf Jahren oder auch nur einer Lohnabrechnung von vor drei Monaten gefragt hat.

Wieso sollte ich das Zeug dann aufheben, wobei es für mich auch keinen Unterschied macht, ob ich es in meiner Papierkram-Schublade oder auf meiner Festplatte nicht finde? Digitalisiert heißt ja noch lange nicht, dass der Kram automatisch an Sinn gewinnt oder ordentlicher aufbewahrt wird.

Ich habe mir diese Frage auch schon mal gestellt, aber bislang habe ich meine Unterlagen noch in Papierform, nur einige Unterlagen habe ich auch eingescannt und auf einer Festplatte gesichert, weil ich sie eben auch mal digital brauche, um sie online versenden zu können oder so etwas. Aber ich denke auch, dass der Arbeitsaufwand nicht so riesig ist, wenn man es direkt macht, sobald man die Unterlagen in der Hand hat. Ich denke, dass ich das bald mal in Angriff nehmen möchte.

Ich denke, dass ich hier genau sortieren würde und es je nach Unterlagen entscheiden würde. Solche Unterlagen, die ich natürlich öfter via Email verschicken muss, würde ich entsprechend einscannen, dass ich sie gleich auf dem Computer habe und dann nicht jedes Mal neu einscannen muss, um sie zur Hand zu haben. Das spart auf Dauer sicherlich einiges an Zeit, wenn man bestimmte Unterlagen gleich fertig auf dem Computer hat und sie nur noch versenden muss.

Jedoch finde ich, dass auch in der heutigen Zeit die digitalen Speichermedien nicht unbedingt die sichersten sind. Nicht nur, dass es auch immer noch passieren kann, dass andere Leute Zugriff auf die Daten erlangen, sondern auch sind die digitalen Medien nicht so beständig und können schneller beschädigt werden - ein Totalschaden oder eben auch ein Diebstahl von dem Computer können schnell dazu führen, dass alle Daten mit einmal weg sind und man keinen Zugriff mehr darauf hat.

Dementsprechend würde ich immer so empfehlen es zu handhaben, wie ich es meist mache. Ich habe die wichtigsten Dateien immer doppelt - das heißt als Papier und als Datei auf dem Computer. So bin ich einfach doppelt abgesichert, falls entweder mein Rechner kaputt geht oder geklaut wird oder eben das Haus doch mal brennt, sodass dort die Dokumente beschädigt werden.