Müsst ihr im Urlaubsfall für Vertretung sorgen?

Wenn ich einen Urlaubsantrag bei uns ausfülle, steht da an einer Stelle zum Ankreuzen, ob in der Zwischenzeit für Vertretung gesorgt worden ist. Das musste ich persönlich noch nie machen, da es bei uns so ist, dass die Arbeit eben liegen bleibt, wenn jemand nicht da ist und man sich eben hinterher darum kümmert. Erst, wenn klar ist, dass eine Person dauerhaft ausfallen wird durch Elternzeit zum Beispiel, wird für eine Vertretung gesorgt.

Ich weiß aber auch, dass das nicht überall gleich ist. Wie ist das in eurem Betrieb geregelt? Müsst ihr persönlich im Urlaubsfall für Vertretung sorgen oder wird das bei euch anders gehandhabt? In welchen Branchen und Betrieben ist es üblich, für Vertretung zu sorgen und wo ist das eher untypisch?

Bei uns ist es üblich dass sich der zukünftige Urlauber seine Vertretung innerhalb der Hierarchieebene selber sucht. Das gilt aber erst ab einer geplanten Abwesenheit von länger als einer Woche.

Bei uns wird der Urlaubsantrag elektronisch gestellt, eine Karteikarte gibt es nicht mehr. Ich muss den Vertreter dort namentlich eintragen. Der Antrag wird erst weitergeleitet wenn die Vertretung zugestimmt hat.

Es ist immer etwas mühsam einen Vertreter zu suchen, manche zieren sich grundsätzlich aus irgendwelchen Gründen und zum anderen ist es nicht wirklich beliebt weil man dann auch die anfallenden Aufgaben aufgebürdet bekommt wenn sie nicht liegen bleiben können.

Bei uns im Büro ist es so geregelt, dass jeder einen Vertreter hat. Wir sind 6 Mitarbeiter und jeweils 2 können sich gegenseitig vertreten. Da wurde nach einer gewissen Einarbeitungszeit (und gleichzeitig Schonzeit) Wert darauf gelegt, dass man den Vertreter in den zukünftigen Vertretungsbereich einarbeitet.

Wenn wir dann einen Urlaubszettel ausfüllen, muss bei uns im Büro in der Vertretungsspalte ein Name eingetragen sein und die Vertretung muss ebenfalls unterschreiben. Wir sprechen uns aber immer mit der Vertretung ab, wenn Urlaub geplant ist. Nur so kann es zu einem stressfreien Ablauf kommen.

Wenn ein Kollege dann mal krank wird, übernimmt die Vertretung automatisch in der Zeit die anfallende Arbeit. Bei uns ist es aber so, dass wir im Büro dafür verantwortlich sind, ob überhaupt bei uns gearbeitet werden kann. Sprich, wenn wir nichts arbeiten, können unsere Mitarbeiter nichts tun und daher muss es eine Vertretung geben.

Ich finde es aber auch sehr gut, denn so bleibt während des Urlaubs nichts liegen und man kann nach den Urlaub relativ entspannt wieder einsteigen. Zwar bespricht man am ersten Tag nach dem Urlaub kurz die Ereignisse mit der Vertretung, aber man hat keine Altlasten auf dem Schreibtisch. Das ist ziemlich entspannend für den den Urlaub, denn so hat man nicht dauernd im Kopf, was einen nach 2 oder 3 Wochen erwarten wird, wenn alles liegen bleibt.

Da mich niemand vertreten kann, entfällt für mich diese rage. Meine Urlaube lege ich daher immer so, dass ich den Teil meiner Aufgaben erledigt habe, der für die Geschäftsführung von Bedeutung ist, bevor ich Urlaub mache. Alles andere muss dann warten, bis ich wieder da bin.

Mein Chef tut dann zwar immer so, als ob die Firma dann nicht überlebensfähig sei, meine Erfahrung und die Höhe des Gehalteingangs sagen mir aber was anderes.

Glücklicherweise muss ich das nicht tun. Es gibt nur 2-3 Leute, die mit mir regelmäßig denselben Arbeitseinsatz ausüben. Diese können dann zum Einsatz kommen. Die restlichen in meinem Beruf anzutreffenden Mitarbeiter haben ebenfalls wie wir ihre Spezialgebiete, können auch eingesetzt werden, wo man sie gerade braucht, sodass ich keinerlei Urlaubsvertretung beschaffen muss.

Sollen wir wirklich mal Not am Mann haben, weil gerade viel zu tun ist sowie wie im Sommer immer, dann kommen auch durchaus Quereinsteiger, Praktikanten & Co mit. Es gibt ja mittlerweile auch Studenten, die kann man für gewisse Gebiete dann auch mitnehmen. Eigentlich ist mein Beruf ja ein studierender Beruf, aber auch Fernstudiums, Quereinsteiger oder Praktika werden geboten, sodass man durchaus auch auf diese Mitarbeiter zurückgreift.

Wenn es aber gar nicht mehr anders geht, kann man auch mal in Oberhausen oder so nachfragen, ob da gerade wer übrig ist. Es ist vor allem den Jahreszeiten wie mit Obdachlosen usw geschuldet, wo viel zu tun ist. Im Winter muss man schauen, dass sie nicht erfrieren. Im Sommer finden wir viele Jugendlich auf den Straßen vor, da ist auch mein eigentliches Zentralgebiet immer etwas durcheinander.

Glücklicherweise muss ich aber nicht für eine Vertretung sorgen, sondern schauen unsere Arbeitgeber schon genau, wann wer im Urlaub ist und wie man eventuelle Hilfen dann zur Seite stellen kann.

In meinem Beruf ist es leider nicht möglich Arbeit einfach liegen zu lassen, dementsprechend ist eine Vertretung nötig wenn jemand in den Urlaub geht. Diese muss man sich allerdings nicht selbst suchen sondern der Personalplaner kümmert sich darum. Und das finde ich auch gut so. Ich würde nicht von dem Wohlwollen anderer abhängig sein wollen. Und nichts anderes wäre das. Die Kollegen hätten schließlich jederzeit die Möglichkeit zu sagen das Sie keine Zeit haben oder ähnliches. Zumindest stelle ich es mir in der Theorie so vor. In unserer Firma gibt es Gott sei Dank Aushilfen die rein für die Urlaubsvertretung zuständig sind, so gibt es keine Probleme jemanden zu finden wenn ich den Urlaub gehe.

Es gibt aber einige Firmen in denen man selbst dafür zuständig ist eine Urlaubsvertretung zu finden und das finde ich, aus oben genannten Gründen, problematisch. Und ich frage mich was passiert wenn man keine Vertretung findet? Darf man dann nicht in den Urlaub gehen oder wird die Arbeit dann liegen gelassen? Oder kümmert sich in so einem Extremfall dann doch der Arbeitgeber um die Suche nach einer Vertretung? Ich finde es sollte generell die Arbeit des Chefs sein, er muss den Arbeitnehmern die Möglichkeit geben in den Urlaub zu gehen und sollte deshalb auch für Vertretungen sorgen.

Wir müssen formell immer für einen Vertreter sorgen. Das zugehörige Feld im Urlaubsantrag muss ausgefüllt werden, und der dort genannte Vertreter muss den Urlaubsantrag ebenfalls unterschreiben. Allerdings handelt es sich dabei eher um eine Formalie, da der genannte Vertreter häufig die Aufgaben gar nicht übernehmen könnte. Dazu kommt, dass beispielsweise mein Teamleiter häufig für sämtliche Urlaubsanträge die Vertreterrolle übernimmt, ohne selbst während dieses Zeitraums ständig anwesend zu sein.