Wichtige Absprache steht an, aber Kollege ist nicht da

In den kommenden Tagen ist bei uns im Unternehmen eine wichtige Veranstaltung geplant und zusammen mit einer Kollegin soll ich da auch einen Part übernehmen. Ich habe allerdings erst heute erfahren, dass wir das zusammen machen. Wir müssen uns also mal abstimmen, wann wir da noch was vorbereiten wollen und wie wir das organisieren.

Das Problem ist nur, dass sie nicht da ist. Heute hat sie den ganzen Tag Termine außerhalb und morgen ist sie wieder hier. Morgen bin ich aber nicht da und übermorgen ist schon der Termin. Eine Mail habe ich geschrieben, aber die liest sie meistens nicht. Darum habe ich nun zusätzlich einen Zettel an ihrem Tisch hinterlassen.

Wie kann man denn eine Absprache treffen, wenn die Kollegen nicht da sind? Wie würdet ihr hier vorgehen?

Du schreibst, dass deine Kollegin nicht da ist, dabei bist du morgen nicht da. Also ist es so, dass ihr einfach nicht zusammen etwas organisieren könnt, weil ihr beide immer aneinander vorbei geht und nicht nur deine Kollegin. Mir scheint, dass du die Schuld bei deiner Kollegin suchst. Wenn das so wichtig ist, dann musst du halt morgen zu ihr hin gehen, wenn du frei hast. Wenn sie heute Außentermine hat, kann sie auch nichts dafür.

Entweder du gehst eben morgen zu ihr oder redest mit dem Verantwortlichen und sagst, dass es nicht geht, weil du nicht da bist, wenn deine Kollegin da ist und sie nicht da ist, wenn du da bist. Aber suche die Schuld nicht alleine bei der Kollegin. Denn die Frage muss nicht heißen, wie kann man Absprachen treffen, wenn die Kollegin nicht da ist, sondern wie kann man Absprachen treffen, wenn du nicht da bist und wenn deine Kollegin nicht da ist.

Ich denke auch, dass es nicht viele Möglichkeiten gibt. Wenn du an deinem freien Tag die Zeit hast, würde ich dann vielleicht mit der Kollegin die Sache organisieren. Ansonsten würde ich auch zum Chef gehen und die Sache erklären. Wie lange ist die Sache denn schon geplant und wann ist die Zusammenarbeit zwischen dir und deiner Kollegin eingeteilt worden? Ich denke, dass es am sinnvollsten wäre, wenn der Vorgesetzte informiert wird, dass es so nicht funktioniert und dass ein neuer Pan sinnvoller ist. Vielleicht gibt es ja noch jemand anderen, der diese Aufgabe übernehmen kann.

Was spricht denn dagegen deine Kollegin anzurufen, wenn sie im Haus ist und du bist nicht da? Das erscheint mir die einfachste aller Möglichkeiten zu sein, an die du aber aus Faulheit nicht denkst. Bei uns ist es üblich, dass man sich mit den Kollegen vernetzt, sodass ich von den Kollegen die Handynummer habe, falls man sich mal schnell kurzschließen muss, man sich aber auf Arbeit nicht antrifft wegen Terminen außerhalb, freier Tage etc. Bisher hat das immer ganz gut geklappt.

Ich würde auch schauen, dass ich die Kollegin telefonisch erreiche. Vielleicht kann man da schon einiges absprechen und organisieren. Ansonsten würde ich eben ein Treffen nach Feierabend vorschlagen. Das mag nicht die Ideallösung sein, aber ich denke, dass so etwas eben manchmal unumgänglich ist. Es wird ja auch nicht so häufig vorkommen, dass die nötig ist.

Also erst einmal finde ich es etwas komisch das dein Chef euch nur 3 Tage Zeit gibt euch auf eine so wichtige Veranstaltung (wie du Sie nanntest) vorzubereiten. Es hört sich nämlich so an als wärt ihr beide ziemlich beschäftigt, euch dann so wenig Zeit zu geben finde ich etwas unfair. Entweder der Chef räumt euch bei zukünftigen Projekten mehr Zeit ein oder schafft freiräume indem er Arbeiten an denen ihr sonst arbeitet an andere delegiert. Ich mag es generell nicht wenn man von den Vorgesetzten große Projekte neben der eigentlichen Arbeit realisieren muss, also quasi einfach nebenbei. Meistens leider eins von beiden darunter, die alltägliche Arbeit oder eben das Projekt.

Aber da du dich nun schon in der Situation befindest hast du wohl keine andere Wahl als es trotzdem irgendwie hinzubekommen. Eigentlich bleiben nur zwei Möglichkeiten: entweder du versuchst die Kollegin an dem Tag zu erreichen an dem du nicht in der Firma bist oder du redest mit deinem Chef und sagst das ihr euch nicht darauf vorbereiten könnt weil ihr euch schlichtweg sehr. Ich gehe übrigens mal davon aus das du an dem zweiten Tag selbst außer Haus arbeitest und nicht frei hast. Denn an meinem freien Tag würde ich mich nicht um die Arbeit kümmern, egal wie wichtig der Auftrag ist.