Wie Daten und Dateien auf Arbeit mit Kollegen teilen?

Bei uns auf Arbeit ist es so, dass wichtige Daten und Dateien, die für andere Kollegen und den Chef relevant sein könnten oder es sogar sind, über interne Netzwerke miteinander geteilt werden. Soll heißen, es gibt einen Ordner auf meinem Rechner, auf das Befugte von jedem Rechner aus zugreifen können. Also wenn ich möchte, dass eine Datei geteilt werden soll muss ich die Datei nur in dem Ordner speichern und man erspart sich die Handhabung mit einem firmeninternen Stick oder anderen Hilfsmitteln.

Es gibt aber auch Firmen, wo das gar nicht üblich ist und wo man dann Informationen eher über Dropbox, GoogleDrive, Email-Anhang oder sogar USB-Stick austauscht. Ich persönlich habe zwar noch für keine Firma gearbeitet, wo das der Fall war, aber das soll es ja auch geben. Andere Varianten als das firmeninterne Laufwerk bzw. Netzwerk sind bei uns verboten was den Datenaustausch angeht. Wie ist das bei euch? Welche Variante wird dort bevorzugt und warum?

Läuft alles Intern im Netzwerk ab und regelt sich alleine über die Freigaben. Wer entsprechende Freigaben hat, der kann auf einem untergeordneten Rechner alles relevante für ihn abrufen und auch sehen. Einen speziellen Ordner in den das ganze geschoben wird braucht es somit gar nicht und alles für das man keine Freigabe hat, hat man auch nichts darin zu suchen. Temporäre Freigaben gibt es und kann man telefonisch beantragen oder auch per Fax, jedenfalls muss der Grund schriftlich dargelegt werden und mit Dienstsiegel versehen werden.

Bei uns wird mit Shareddrives gearbeitet, so hat meine Abteilung an unserem Standort ein eigenes Shareddrive, auf das nur wir zugreifen können und auch niemand anderes dafür einen Zugriff bekommt.

Wenn wir Standortübergreifend arbeiten, dann nutzen wir unser eigene Mediaplattform, wo Gruppen eingerichtet werden können, offen oder geschlossen mit und ohne Berechtigungen zum bearbeiten der Dokumente und der jeweilige Gruppenmoderator entscheidet, wer Zugriff bekommt. Das ist ebenfalls eine tolle Lösung, weil man so auch keine Dateien mehr per E-Mail rumschicken braucht. Ich kann das Dokument öffnen, bearbeiten und wieder speichern und alle haben sofort die Daten aktuell zur Verfügung. Je nach Einstellung bekommen die anderen dann auch direkt eine Info, das eine Aktualisierung stattgefunden hat.

Wir dürften zwar auch mit USB Sticks arbeiten, aber das wäre bei uns absolut kontraproduktiv, weil wir dann ständig irgendwelche USB Sticks im Durchlauf hätten und das würde uns viel zu sehr bremsen. Vor allem, wenn ich mir dann noch vorstelle, das diese noch per Post von einer Niederlassung zur nächsten geschickt werden müssten. Ich kenne das aber auch gar nicht, das Daten nur per USB Stick ausgetauscht werden, ich hab bisher immer mit Zugriffsbeschränkten Laufwerken gearbeitet.