Ist vernünftige Buchhaltung für alle Unternehmer Pflicht?

In diesem Beitrag hier geht es um die Frage oder das Problem, dass Unternehmen manchmal keinen Überblick über die eigenen Finanzen haben. Insbesondere wurden Restaurants thematisiert, die in diesen Gastronomie-Shows im Fernsehen auftauchen. In einer Antwort wurde es als Pflicht beschrieben, dass jeder Unternehmer eine ordentliche Buchhaltung haben müsste und über seine Finanzen bescheid wissen müsste.

Das sehe ich nicht unbedingt so. Ich bin auch nebenberuflich selbstständig und verdiene über die Selbstständigkeit etwa 1000 EUR im Monat - mal mehr, mal weniger. Ich kontrolliere das nicht genau, was ich für Geldeingänge habe. Ich könnte höchstens sagen, ob es mal mehr geworden ist oder ob ich weniger gemacht habe und darunter liege, aber exakt könnte ich das nicht angeben. Ich kontrolliere auch nicht die Ausgaben genau, weil ich ohnehin kaum Ausgaben habe.

Ich habe ja kein Büro, sondern mache das nebenbei auf Arbeit oder daheim und wenn ich Firmenausgaben habe, dann ist das höchstens mal eine Weiterbildung oder Papier und Briefmarken und solche Dinge. Da sammle ich die Quittungen über das Jahr und lege die für die Steuererklärung in eine kleine Schachtel und hole die erst wieder heraus, wenn es Zeit ist, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung zu erstellen. Die mache ich dann selber und dann suche ich alle Rechnungen und Quittungen zusammen.

Ich habe für das, was ich selbstständig mache, ein extra Konto und da sehe ich dann, wenn ich aller paar Wochen mal die Kontoauszüge hole, wie viel drauf ist. Ich bin ja Einzelunternehmer und Freiberufler, da kann ich ja mit dem Geld machen, was ich will und ich bezahle meistens die Autoreparaturen von dem Geld, was ich da selbstständig einnehme. Wenn auf diesem Konto mal zu wenig drauf ist, weil vielleicht eine Reparatur teuer war, dann überweise ich von meinem normalen Konto was da drauf und wenn sich ein Betrag angesammelt hat, weil ich keine Ausgaben hatte, dann kommt der aufs Sparbuch.

Letztlich betreibe ich also keine echte Buchführung, wozu man als Einzelunternehmer ja auch nicht verpflichtet ist. Ich habe nur so einen groben Überblick und schaue mir ab und an die Kontoauszüge an, das finde ich, reicht auch aus. Ich prüfe nicht jede Einnahme, weil das auch Honorare sind, die automatisch überwiesen werden und ich prüfe nicht jede Ausgabe, weil ich kaum Firmenausgaben habe und wenn ich was ausgebe, dann sind das Privatgelder. Daher denke ich, dass es immer von der jeweiligen Situation abhängt, ob man sich die Mühe mit der Buchhaltung machen muss oder nicht. Ich muss es nicht.

Macht ihr eine genaue Buchhaltung? Ist das Pflicht jedes Unternehmers?

Natürlich muss jeder Unternehmer und Freiberufler eine ordentliche Buchführung durchführen. Schließlich ist er dazu vom Finanzamt verpflichtet. Ohne eine Buchführung kann man die Einkommenssteuer und Gewerbesteuer nicht korrekt berechnen. Das Finanzamt prüft auch gerne mal die Bücher, wenn es Zweifel an der Richtigkeit der Steuererklärung hat.

Ob man das laufend macht oder einmal im Jahr für die Steuererklärung, bleibt natürlich erst einmal jedem selbst überlassen. Zumindest solange man nur ein Kleinunternehmen hat. Sobald man auf doppelte Buchführung wechseln muss, ist eine laufende Buchführung schon dringend notwendig.

Man hat es natürlich etwas leichter, wenn man nicht auf die Einnahmen aus dem Unternehmen angewiesen ist. Sobald man von den Erträgen leben muss, sieht es ganz anders aus. Dann muss man auf jeden Fall die Zahlen jederzeit im Griff haben, sonst weiß man ja nie, ob die Unternehmensentwicklung in die richtige Richtung geht. Dazu sollte man zumindest quartalsweise die Zahlen kontrollieren und notfalls eingreifen.

Die Buchhaltung selbst kann man übrigens sehr gut an einen Dienstleister oder einen Steuerberater auslagern. Dann hat man zumindest die unangenehme Schreibarbeit los.

Trotzdem sollte man in der Lage sein, die wichtigsten Kennziffern des Unternehmens einzusehen. Die Zahlen müssen auch nicht unbedingt aus der Buchhaltung kommen. Bei einem Webservice werden zum Beispiel Besucherzahlen, Conversion-Rates, CPC und ähnliche Faktoren eine hohe Rolle spielen.

Normalerweise reicht für deine Steuererklärung das Ausfüllen der Anlage S. Die EÜR benötigst du nur intern, damit du die Zahlen tatsächlich ermitteln kannst. Ausnahme ist, wenn dein Finanzamt trotz Kleinunternehmer-Regelung die Anlage EÜR ausgefüllt haben möchte.

Das ist im Rahmen der Buchführung natürlich alles Kinderkram. Wobei du doch durchaus Ausgaben hast. Oder ist dein Internet kostenfrei? Dazu Homepage, Software, etc. Da kommt meist auch einiges zusammen.

Die textest auch etwas, richtig? Dann kannst du als Texter im Nebenberuf 25 Prozent deines Umsatzes, höchstens allerdings 600 und ein paar kleine Euro pauschal absetzen. Als hauptberuflicher Texter sind es pauschal 30 Prozent bis zu irgendetwas über 2.400 Euro pauschal absetzen. Ich habe die Zahlen gerade nicht im Kopf. Die EÜR lohnt sich allein schon deshalb, um herauszufinden welche Lösung günstiger ist.

Und dann gilt es, ganz unabhängig für die Steuern, für Texter immer noch die Rentenversicherungspflicht immer mal wieder zu prüfen. Anders als andere Selbstständige mit sozialversicherungspflichtigem Hauptjob trifft es Texter viel schneller und sie müssen zusätzlich auch noch Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung abführen.

Das ist im Rahmen der Buchführung natürlich alles Kinderkram. Wobei du doch durchaus Ausgaben hast. Oder ist dein Internet kostenfrei? Dazu Homepage, Software, etc. Da kommt meist auch einiges zusammen.

Die textest auch etwas, richtig? Dann kannst du als Texter im Nebenberuf 25 Prozent deines Umsatzes, höchstens allerdings 600 und ein paar kleine Euro pauschal absetzen. Als hauptberuflicher Texter sind es pauschal 30 Prozent bis zu irgendetwas über 2.400 Euro pauschal absetzen. Ich habe die Zahlen gerade nicht im Kopf. Die EÜR lohnt sich allein schon deshalb, um herauszufinden welche Lösung günstiger ist.

Und dann gilt es, ganz unabhängig für die Steuern, für Texter immer noch die Rentenversicherungspflicht immer mal wieder zu prüfen. Anders als andere Selbstständige mit sozialversicherungspflichtigem Hauptjob trifft es Texter viel schneller und sie müssen zusätzlich auch noch Beiträge in die gesetzliche Rentenversicherung abführen.

Wenn du textest, dann hat das nichts damit zu tun, ob du einen oder ganz viele Auftraggeber hast. Texten ist seit der Änderung 2013 erstmal eine der selbstständigen Tätigkeiten, die rentenversicherungspflichtig ist. Das war vorher anders.

Jetzt ist es so geregelt, dass Texter, die über die Grenze der Geringfügigkeit der KSK verdienen und zusätzlich an Angestellter arbeiten, Beiträge über die KSK an die Rentenversicherung abführen müssen. Das gilt nicht für die Beiträge zur Krankenversicherung und zur Pflegeversicherung.

Aus der Nummer kommt man im Prinzip nur heraus, wenn man entweder unter der Geringfügigkeitsgrenze liegt oder in einem anderen Beruf mindestens 36.300 Euro verdient werden. Das gilt für den Westen, im Osten liegt die Grenze niedriger.

Eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, die vorher ausgesprochen wurde, bleibt nur gültig, wenn sie bereits vor 1992 erteilt wurde. Vor Frühjahr 2013 kamen mehr Menschen um die Rente und die KSK herum als heute.

Hast du eigentlich für alles nur eine Steuernummer? Mein Finanzamt stellt sich da sehr an, wenn verschiedene Tätigkeiten als freier Beruf ausgeübt werden. Ein Paar Kollegen, die auch Blog betreiben und Werbeeinnahmen erzielen, haben es besonders lustig. Sie jonglieren mit Steuernummern für freiberufliche und gewerbliche Tätigkeiten und rechnen sich andauernd einen Wolf.

Ich habe vor drei Jahren mal prüfen lassen, ob ich rentenversicherungspflichtig bin und da kam heraus, dass das nicht der Fall ist. Denn es liegt keine Scheinselbstständigkeit vor, da ich mehrere Auftraggeber habe. Dann hat man mich an die KSK weitergeleitet und dort musste ich auch sie Versicherungspflicht prüfen lassen. Da habe ich angegeben, dass ich nicht künstlerisch tätig bin, sondern Texte nach genauen Maßgaben verfasse und zwar Werbetexte mit wirtschaftlichem Hintergrund, da ich ja was Wirtschaftliches studiert habe. Das führte dazu, dass ich auch bei der KSK keine Beiträge bezahlen muss. Ich habe also nicht geschrieben, dass ich Texter bin, sondern dass ich Werbung und Marketing mache. Stimmt ja auch, ich mache ja auch Webdesign und schreibe Ratgeber.

Weil ich dann eine Weile lang nur eine Auftraggeber hatte und man das bei der Rentenversicherung anzeigen soll, habe ich das denen gemeldet und mich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Das kann man die ersten drei Jahre nach Gründung machen. Und dann kam vor einigen Wochen, als die drei Jahre um waren, wieder ein Formular der Rentenversicherung zur Prüfung der Versicherungspflicht und das habe ich wieder ausgefüllt und als Reaktion wurde mir mitgeteilt, dass ich nicht rentenversicherungspflichtig bin.

So, ich muss also vermutlich deswegen nichts an die KSK zahlen, weil ich etwas studiert habe, was nichts mit Kunst zu tun hat und weil ich angegeben habe, dass ich Werbung und Marketing mache und nicht dass ich Texter bin. Unter der Grenze für den anderen Beruf von 36.300 brutto liege ich knapp drunter, aber ich komme aus dem Osten, vielleicht gilt da etwas anderes.

Hast du eigentlich für alles nur eine Steuernummer? Mein Finanzamt stellt sich da sehr an, wenn verschiedene Tätigkeiten als freier Beruf ausgeübt werden.

Da sind wir dann wieder beim lustigen System in Deutschland. Da das Texten mein Hauptberuf ist, möchte ich natürlich in der KSK sein, denn es lohnt sich für mich.

Aber ich arbeite nun auch absolut nicht künstlerisch. Das hat seit 2013 auch keinen Einfluss auf die Entscheidung mehr. Mittlerweile gilt eine simple SEO-Optimierung im Text als ausreichend für die Schaffenshöhe. Nimm Texter bei Textbroker und ähnlichen Portalen. Das sind keine künstlerischen Texte und auch keine freien Arbeiten.

Allein das Arbeiten dort reicht für eine Versicherungspflicht über die KSK. Das ganze geht auf ein Urteil zurück, in dem festgestellt wurde, dass man nicht von Textbroker die Künstlersozialabgabe einziehen darf und dann die Texter nicht versichern.

Ich schreibe bevorzugt und fast ausschließlich in den Bereichen, die meinem Studium entsprechen. Das ist aber sicherlich nicht auch nur ein bisschen künstlerisch, wenn man von "kreativer Buchführung" absieht. Die Grenze ist da immer Ermessenssache des Finanzamts.

Gerade wenn das Werbetexten und das Designen von Websites nicht künstlerisch ist, dann ist eine gewerbliche Tätigkeit. Das gilt dann nicht als freier Beruf. Und sobald man umzieht geht der ganze Ärger wieder von vorne los.