Kennzeichnung von dringenden E-Mails im Unternehmen

In meinem Unternehmen gab es vor kurzem ein Projekt, das sich mit dem Thema Kommunikation, insbesondere über neue Medien wie E-Mails beschäftigt hat. Als Ergebnis hat uns dieses Projekt nun einige Regeln gebracht, die wir bei dem Schreiben von E-Mails beachten sollen. Eine dieser Regeln ist es, dass dringende Mails mit dem Stichwort „Dringend“ im Betreff gekennzeichnet werden soll. Das bedeutet dann, dass eine Antwort innerhalb von vierundzwanzig Stunden unbedingt nötig ist.

Bisher wurde es von jedem anders gehandhabt, wenn er eine dringende E-Mail versendet hat. Manche haben es in den Betreff geschrieben, andere haben es in einem Satz verpackt in den Inhalt der E-Mail geschrieben, dass sie dringend eine Antwort benötigen und wiederum andere haben die Möglichkeit genutzt, eine E-Mail mit einer Priorität, als zum Beispiel mit der Priorität „Hoch“ zu versehen.

Ich bin ganz froh um diese neue, einheitliche Regel, denn ich fand es immer schwierig, einen Satz zu formulieren, dass deutlich wird, dass man dankbar für eine Antwort des Gegenübers ist und diese eben so dringend wie möglich braucht, ohne dass es dann unhöflich wirkt und man drängelnd herüberkommt.

Wie macht ihr das auf der Arbeit? Wie kennzeichnet ihr dringende E-Mails? Macht ihr das mit den Prioritäten, die E-Mails von sich aus bieten oder schreibt ihr es lieber in die Mail oder sogar gleich in den Betreff? Gibt es in eurem Unternehmen vielleicht auch eine einheitliche Regel hierfür?

Ich selbst habe auf der Arbeit / im Büro auch viel mit E-Mails zu tun. Bei uns wird eigentlich nicht wirklich unterschieden, ob eine Mail dringend ist oder nicht. Wir bearbeiten die Nachricht eben dann, wenn wir dazu Zeit haben bzw. wenn diese gerade ziemlich weit unten ist und somit die älteste ist (Wir arbeiten immer die Alten bis nach oben zu den Neuen ab). Bei besonders wichtigen E-Mails (Die gibt es im Einzelfall schon) setzen wir dann diese roten Fähnchen, die es in Microsoft Outlook gibt bzw. ordnen diese Kategorien zu. Aber im Endeffekt bleibt das die Ausnahme und wird nicht sehr häufig praktiziert.

Bei uns in der Firma gibt es nicht so viel E-Mail Verkehr. Habe aber aus Interesse meine Freundin Lisa mal gefragt wie die das machen. Sie arbeitet bei der ADP, eine Firma, die Unternehmen jeder Größe in Personalsachen berät. Ich dachte mir, als Experte für Arbeitsprozesse sollte sie da eine gute Prozedur haben.

Da gibt es drei Mail-Kategorien: Grün, Gelb und Rot. Und die Vorgabe an die Angestellten lautet von Rot nach Grün abzuarbeiten, und innerhalb der Farben dann von neuestem nach ältestem Datum. Lisa sagt das funktioniert aber nur deswegen sehr gut, weil es auch einen "Revidierungs-Prozess" gibt - jeder hat ein Auge darauf, ob eine rote, gelbe, grüne Mail wirklich zu recht (noch) rot, ... ist und übersendet ggf eine Korrektur (die ist dann rot markiert und wird umgehend gelesen).

Rote Mails gibt es wohl nicht viele, dafür steckt da eher mehr Arbeit dahinter, grün gibt es viele, sind aber schnell abgearbeitet.

Wir haben eine ganz einfache Regel: Wirklich wichtige Mails werden mit hoher Priorität gekennzeichnet. In den Mail-Clients werden diese Mails dann auch anders dargestellt und sind sehr leicht zu erkennen. So kann man recht einfach erkennen, welche Mail wichtig ist.

Auch bei uns ist es so, dass hoch priorisierte Mails eher selten sind. Allerdings bedeutet eine solche Mail nicht immer viel Arbeit. Viel eher geht es beispielsweise darum, zu prüfen, ob bestimmte Zahlen für den Jahresabschluss an bestimmte Stellen übermittelt worden sind. Kleiner Aufwand, aber für die Geschäftsführung enorm wichtig.

Allerdings ist eine Kennzeichnung wichtiger Mails nur dann sinnvoll, wenn sie mit Bedacht genutzt wird. Denn wenn auf einmal alle Mails wichtig oder dringend sind, dann nutzt sich der Effekt ganz schnell ab und das Problem beginnt von vorn. Darum sind wir aufgefordert genau zu überlegen, ob hoch priorisierte Mails wirklich so wichtig sind, wie sie auf den ersten Blick erscheinen.