Outlook Abwesenheitsassistent zur Informationsweitergabe?

In meiner Abteilung werden größtenteils administrative Tätigkeiten ausgeübt. Meine Aufgaben erstrecken sich über sehr viele unterschiedliche Bereiche, weshalb ich in ständigem Kontakt mit meinen Arbeitskollegen stehe. Mein Büro teile ich mir mit einem Kollegen und bei uns ist es so, dass wir die Arbeit des jeweiligen übernehmen müssen, welcher im Urlaub ist.

Aufgrund unseres Aufgabengebietes erhalten wir täglich zwischen 30-80 E-Mails, welche möglichst zeitnah abgearbeitet werden müssen. Darunter sind auch viele E-Mails, welche lediglich Informationen enthalten und nur zur Kenntnisnahme zugeschickt werden. Oft ist es so, dass nur mein Kollege oder ich die E-Mail erhalten und der andere dann ohne eine entsprechende Informationsweitergabe nicht bescheid weiß. Zwar sagen wir immer wieder, dass wir zusammen in den Verteiler genommen werden müssen, jedoch scheitert es bei vielen an der Umsetzung.

Genau hier ist nun auch das eigentliche Problem. Wenn mein Kollege in seinen wohlverdienten Urlaub geht, dann stellt er vorab oftmals keinen Abwesenheitsassistenten in Outlook ein und ich erhalte keinerlei Informationen mehr über Benachrichtungen, welche nur an meinen Kollegen weitergeleitet werden. Er stellt den Abwesenheitsassistenten oft aus reiner Vergessenheit nicht ein und auch ich denke nicht immer daran. Ich habe zwar schon einmal mit ihm darüber gesprochen, dass er sich irgendwelche Notizen machen soll, damit so etwas nicht noch einmal vorkommt, doch diese sind seiner Meinung nach unnötig.

Findet ihr den Abwesenheitsassistenten von Outlook für Informationsweitergabe nützlich oder gibt es vielleicht sogar bessere Alternativen? Kann ich den Abwesenheitsassistenten noch nachträglich für meinen Kollegen aktivieren, sofern die administrativen Möglichkeiten gegeben sind? Kann man die Einstellungen noch irgendwo so anpassen, dass eine automatische Abwesenheit erfolgt, sobald das Outlook-Programm über einen bestimmten Zeitraum nicht genutzt wurde?

Horkrux hat geschrieben:Zwar sagen wir immer wieder, dass wir zusammen in den Verteiler genommen werden müssen, jedoch scheitert es bei vielen an der Umsetzung.

Das ließe sich aber ändern/korrigieren, indem einfach beim Outlook-Server die Empfangsregel hinterlegt wird, dass Mails bestimmter Adressen einfach automatisch an den jeweils anderen weitergeleitet werden. "Bestimmte Adressen" natürlich deshalb, weil du die Mails welche du von deinem Kollegen empfängst nicht automatisch an deinen Kollegen schicken sollst (und der die, die er dann von dir empfängt automatisch an dich schickt ...). Mindestens diese Ausnahme sollte definiert sein, um nicht Gefahr zu laufen, dass das Mailfach binnen weniger Minuten überfüllt ist.

Horkrux hat geschrieben:damit so etwas nicht noch einmal vorkommt, doch diese sind seiner Meinung nach unnötig.

Da würde ich mal fragen, wie er diese "Meinung" begründet. Schließlich ist doch das Versehen in der Vergangenheit schon mindestens ein Mal vorgekommen. Damit ist die Verlässlichkeit des Kollegen schlicht nicht mehr gegeben und hier sollte definitiv daran erinnert werden, dass das die Absprache war (das aktivieren der Abwesenheitsnachricht!) und man sich jetzt allein auf das Wort nicht mehr verlassen will.

Horkrux hat geschrieben:Findet ihr den Abwesenheitsassistenten von Outlook für Informationsweitergabe nützlich

Damit wird jeder der eine Mail an den Abwesenden schreibt darüber informiert, dass der Empfänger eben für eine bestimmte Zeit nicht da ist. Nützlich ist schon allein diese Information. Genial, wenn da noch steht, von wann bis wann der Empfänger abwesend ist. Und noch mal einen Tick besser, wenn in der Abwesenheitsbenachrichtigung auch noch Vertreter genannt werden, an die man sich in eiligen Fällen wenden kann. Doch der Ganze Nutzen wird aufgehoben, wenn diese Benachrichtigung bei Abwesenheit nicht aktiviert wird.

Horkrux hat geschrieben:Kann ich den Abwesenheitsassistenten noch nachträglich für meinen Kollegen aktivieren, sofern die administrativen Möglichkeiten gegeben sind?

Auf der Client-Seite wird das nicht gehen, weil die Konten immer dem User zugeordnet sind. Du müsstest dich also als dein Kollege einloggen. Das aber dürfte allein daran scheitern, dass du hoffentlich sein Passwort nicht kennst (und er im anderen Fall deines nicht kennt). Außerdem ist auch hier das Problem gegeben, dass du ja im Zweifel gar nicht zeitnah erfahren würdest, ob er die Abwesenheitsnachricht aktiviert hat oder nicht!

Horkrux hat geschrieben:sobald das Outlook-Programm über einen bestimmten Zeitraum nicht genutzt wurde?

So eine Möglichkeit ist mir nicht bekannt, würde aber auch keinen Sinn machen. Denn wenn z.B. der Zeitraum von einer Woche als Grenze gesetzt werden würde, wären alle Absender die innerhalb der Woche geschrieben hatten nicht über die Abwesenheit informiert worden.

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