Macht Ihr Euch einen täglichen/wöchentlichen Arbeitsplan?

Ich arbeite in einem Büro und bin dort für die Auftragsabwicklung zuständig. Das beinhaltet sowohl die Rechnungslegung, den Export, als auch das Führen von Statistiken. Ein großes Aufgabengebiet, in dem man schnell mal die Übersicht verlieren kann, wenn es viel zu tun gibt.

Manchmal, wenn ich viel Arbeit habe, mache ich mir eine Liste und schreibe von oben nach unten geordnet, was ich alles abarbeiten will. Oben steht logischerweise das Wichtigste und dann darunter die Dinge, die nicht ganz so wichtig sind und/oder noch Zeit haben, weil kein dringender Termin vorgegeben wurde. Immer, wenn ich dann eine dieser Aufgaben abgearbeitet habe, streiche ich den Stichpunkt durch.

Macht Ihr so was auch im Job oder behaltet Ihr auch ohne Notizen den Überblick? Oder denkt Ihr, es motiviert auch, wenn man einen Punkt durchstreichen kann, um zu sehen, dass man wieder etwas geschafft hat?

Ich schreibe mir eigentlich alles auf, egal ob es wichtig ist oder nicht. Am Vorabend mache ich mir meistens eine Liste der Dinge, die ich am nächsten Tag tun möchte. Jedoch nicht nach Wichtigkeit sortiert, sondern ich schreibe einfach alles als Liste auf und arbeite das so ab, wie ich dann am kommenden Tag dazu komme.

In meinem Job kann ich nicht immer alles so abarbeiten, wie ich es mir vornehme. Denn oftmals kommen Dinge dazwischen oder ich muss umdisponieren, da es einfach nicht anders geht. Aus diesem Grund mache ich mir eher eine allgemeine Liste, die dann so abgearbeitet wird wie ich dazu komme.

Auf der Arbeit mache ich mir immer eine Liste für die Woche oder für Tage, damit ich auch ja nichts vergesse. Denn gerade wenn viel zu tun ist, kann man mal schnell wichtige Dinge vergessen. Wenn ich die Dinge dann erledigt habe, dann streiche ich diese von der Liste. Aber nicht nur die Liste ist wichtig. Ich habe noch ein Fach mit Arbeiten voll. Die sehe ich täglich durch und ordne sie nach Wichtigkeit. Demnach arbeite ich dann mein Fach ab.

Ich kann es nun nicht unbedingt immer ordnen, was ich am Tag so zu tun habe, aber ich führe ebenfalls jeden Tag eine Liste mit den Arbeiten, die ich so erledigen muss. Ich nehme mir prinzipiell die wichtigsten Arbeiten zuerst vor, aber ich kann sie nicht immer nachPriorität ordnen, weil sie zu unterschiedlichen Zeiten bei mir reinkommen und ich keine Zeit habe, meinen kompletten Arbeitsplan umzustellen. Außerdem muss ich auch noch den ganzen Bürokram durchackern, das mache ich dann immer so nebenher.

Einen solchen Arbeitsplan könnte ich mir in meinem beruflichen Alltag gar nicht vorstellen, weil meine Abläufe eher schwer planbar sind. Wenn ich morgens arbeite, fallen allerdings andere Dinge an als am Nachmittag. Morgen arbeite ich den ganzen Tag und habe somit die Vor- und die Nachmittagsschicht, aber dennoch wäre es Unsinn, wenn ich mir einen Arbeitsablaufplan erstellen würde. Zunächst muss ich am Morgen direkt nach meiner Ankunft im Büro ohnehin die Wiedervorlagenliste drucken und die ganzen Akten heraussuchen und meinem Chef vorlegen, damit überhaupt irgendetwas angefangen werden kann. Gegen zehn Uhr kommt dann die erste Ladung Post, die ich sortieren muss, gegebenenfalls muss ich auch Fristen und Termine notieren und dann wiederum alle Akten vorlegen. Um elf erhalten wir ein zweites Mal Post und das Spiel geht von vorne los. Ansonsten ist eine weitere Regelmäßigkeit das Einpacken der Post am Abend, was in der Regel gegen halb fünf passiert.

Zwischendurch fällt ansonsten alles mögliche an. Wenn ich diese oben genannten grundlegenden Arbeiten erledigt habe, begebe ich mich ans Schreiben der Diktate, allerdings werde ich immer wieder vom klingelnden Telefon unterbrochen, muss Fragen beantworten oder an meinen Chef weiterverbinden, Termine machen oder irgendwelche Daten durchgeben. Hin und wieder klingelt es auch an der Tür und ich muss Mandantschaft hereinlassen, die entweder einen Termin hat oder eine Zahlung leisten will. Manch einer bringt auch Dokumente vorbei, die er nicht per Post schicken möchte.

Außerdem gibt es die Ablage zu machen, die ziemlich aufwendig ist und für die man auch recht viel Zeit benötigt, es müssen Rechnungen geschrieben werden, wir machen die vorbereitende Buchhaltung und müssen natürlich auch mal das Papier am Drucker auffüllen oder Akten kopieren. Insgesamt ist das alles sicherlich kein Hexenwerk und auch keine überaus herausfordernde Arbeit, aber es gibt eben einiges zu beachten, nicht unbedingt in Sachen Reihenfolge, aber in Sachen Vollständigkeit. Besonders an Schriftsätzen, die an irgendein Gericht gehen, muss genauestens gearbeitet werden, was sich insbesondere auf Stempel bezieht, die vorhanden sein müssen, aber eben auch auf wichtige Anlagen an Klagen und solche Dinge.

Ein Ablaufplan wäre in meinem Fall also vor allem deshalb nicht sinnvoll, weil ich außer den im ersten Absatz genannten Eckpunkten, die sich zeitlich noch am ehesten einteilen lassen, überhaupt keine Möglichkeit habe, auf die Abfolge meiner Arbeiten einzugehen, weil sich im jeweiligen Geschehen zeigt, was nun gerade wichtig ist. Wenn ein Mandant kommt und eine Erklärung über seine persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse einreichen will, resultiert daraus in der Regel beispielsweise ein längeres Gespräch, weil diese Formulare in den meisten Fällen unvollständig ausgefüllt sind und außerdem Anlagen fehlen. Das verzögert wieder meinen gesamten Arbeitsablauf und einiges kommt dann zu kurz, sodass auch schnell mal Stress entsteht, vor allem, wenn mein Chef währenddessen ein eiliges Diktat in mein Büro trägt, das ich den anderen Diktaten vorziehen muss.

Ich habe sowohl im Job als auch jetzt zu Hause zum Teil solche Listen. Im Job hat es bei mir halt nie so gut funktioniert weil laufend etwas wichtigeres dazu gekommen ist das einfach noch schneller abzuarbeiten war, aber zu Hause klappt es ganz gut. Hier sind einfach oft Dinge die man sonst leicht vergisst, ich zumindest, und diese stehen dann auf einer Liste. Gerade wenn es mal wieder drunter und drüber geht so wie jetzt kurz vor Weihnachten ist so eine Liste für mich eine große Hilfe. Da überlege ich am Abend was am nächsten Tag so gemacht werden sollte und das kommt dann auf eine Liste die am nächsten Tag dann ab gearbeitet wird.

Ich schreibe mir manchmal auch Listen, was ich bei der Arbeit noch erledigen muss. Diese Listen mache ich mir aber immer nur für den jeweiligen Tag. Da ich auch im Kundenservice arbeite, ist es manchmal allerdings auch unmöglich, die Listen wirklich abzuarbeiten, weil einfach an dem Tag zu viele Kunden da waren und für andere Dinge keine Zeit blieb. Dann finde ich die Listen aber sehr praktisch, weil ich die Arbeiten auf den nächsten Tag übertragen kann. Ohne die Listen ist mir auch schon mal etwas in Vergessenheit geraten und das sollte ja nicht passieren. Deswegen sind mir meine Listen schon wichtig.

Für meinen Job schreibe ich mir niemals Listen, weil ich ohnehin nur einmal wöchentlich arbeite und da eigentlich auch jedes Mal das gleiche machen muss, weshalb ich so eine Liste auch gar nicht bräuchte. Dabei schreibe ich mir trotzdem jeden Tag eine Liste mit allen Sachen, die ich noch erledigen muss. Dabei handelt es sich um persönliche Termine, Hausaufgaben und irgendwelche andere Aufgaben. Nur so kann ich den Überblick behalten. Leider ist es bei mir so, dass ich während dem Semester immer sehr viel zu tun habe und es gibt eigentlich so gut wie nie einen Tag, an dem ich nichts tun muss. Von daher könnte ich mir meine ganzen Aufgaben auch gar nicht merken und würde regelmäßig etwas vergessen, wenn ich mir nicht alles aufschreiben würde.

Im Normalfall mache ich es immer so, dass ich mir jeden Sonntag eine Liste für die kommende Woche schreibe, auf die ich dann grob notiere, was ich alles zu erledigen habe, so dass ich dann bereits einen Überblick habe, ob die Woche anstrengend wird oder nicht. Zusätzlich schreibe ich mir dann jeden einzelnen Tag eine detaillierte Liste mit verschiedenen Aufgaben. Und immer dann, wenn ich etwas geschafft habe, kann ich den Punkt auf meiner Liste durchstreichen und das motiviert mich dann auch immer sehr, weiter zu machen.

In den Ferien mache ich mir jedoch eher selten solche Listen, weil ich dann auch nicht gezwungen sein möchte, jeden Tag etwas zu tun. Wenn ich mir dann eine Liste schreibe, dann handelt es sich um eine Liste für die gesamte Woche und nicht für jeden einzelnen Tag. Immerhin möchte ich mir auch ab und zu meine freien Tage gönnen, an denen ich nichts tun muss und von daher gehe ich das dann auch nicht ganz so streng an. Außerdem finde ich es dann auch nicht ganz so schlimm, wenn ich nicht alles schaffe, was ich mir vorgenommen habe.