Mahnwesen - wie läuft es in Eurer Firma ab?

Ich arbeite in einem Büro als kaufmännische Angestellte und bin eigentlich für den Vertrieb zuständig. Da wir aber nur zwei Frauen im Büro sind, kommt es auch mal vor, dass man mit anderen Aufgaben betraut wird, wie unter anderem das Mahnen von säumigen Kunden (Zahlern).

Es gibt ja verschiedene Möglichkeiten dafür. Von großen Firmen kenne ich es, dass nach Ablauf der Zahlungsfrist automatisch eine Mahnung aus dem System kommt. Bei uns ist es so, dass wir auch aus der bereits vorhandenen Rechnung eine Mahnung drucken können, aber unser Chef zieht es meistens vor, dass wir die betreffenden Kunden erst mal anrufen, bevor wir eine schriftliche Mahnung schicken. Ich mache das, ehrlich gesagt, nicht so gerne, weil ich lieber ein Fax schicke, als die Kunden zu fragen, ob sie denn die letzte fällige Rechnung schon bezahlt haben.

Wie ist das bei Euch, mahnt Ihr schriftlich oder werden die Kunden vorher angerufen? Und welche Möglichkeit würdet Ihr bevorzugen?

Auch bei uns in der Apotheke kommt es leider schon mal vor, dass Kunden bei uns offene Rechnungen noch nicht bezahlt haben. Zum Glück ist es aber nicht ganz so oft der Fall. In solchen Fällen machen wir es dann auch so, dass wir bei den Kunden anrufen und fragen, ob die Rechnung schon beglichen ist oder wann sie dies zu tun gedenken. So ist es mir auch lieber, als wenn ich einen Brief schreiben würde.

Eine Faxnummer oder E-Mail- Adresse haben wir von den meisten Kunden ja nicht. Ein Brief würde alles nur verzögern und telefonisch kann man auch viel besser auf die Kunden eingehen. Manchmal finde ich es zwar auch unangenehm, dem Geld hinterher zu telefonieren, aber mittlerweile habe ich mich schon daran gewöhnt.

Das Mahnwesen funktioniert in unserem Betrieb vollautomatisch. Da wir von unseren Kunden meistens die E-Mail-Adresse haben, wird zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung über diesen Weg gesendet. Da das Senden einer E-Mail auch (fast) keine Kosten verursacht, ist diese Erinnerung auch frei von Mahngebühren.

Sollte dann nach einer gewissen Zeit immer noch keine Zahlung eingegangen sein, bekommen die säumigen Kunden normale Mahnungen per Brief. Ich finde es prinzipiell schon gut, dass an das Ausbleiben der Zahlung per E-Mail erinnert wird. Dies ist jedoch nicht in allen Branchen üblich und praktikabel.