Wie wichtige Unterlagen sicher und schnell zustellen?

Ich habe neulich mit einer Kommilitonin darüber diskutiert, wie man am besten wichtige Unterlagen übermitteln sollte und wir waren uns nicht so ganz einig. Sie hatte Probleme mit dem Bafög-Amt und einmal Unterlagen via Einschreiben versendet, wobei das Bafög-Amt dann voll dreist behauptet hat, dass die Unterlagen nie angekommen wären, obwohl man das mit dem Beleg nachweisen konnte. Meine Kommilitonin ist daher der Auffassung, dass man lieber persönlich vorbeikommen sollte um wichtige Unterlagen zu bringen.

Ich bin da jedoch anderer Ansicht. Ich habe bei meiner SHK-Stelle damals eine Vertragsverlängerung von einem Monat erhalten. Der Vertrag dafür war jedoch erst Mitte des nächsten Monats in meinem Briefkasten -Beamtenmentalität halt. Als ich das gesehen habe, wollte ich das nicht per Post senden, sondern habe die Sachen persönlich unterschrieben vorbei gebracht. Das war am 15. des Monats. Ende des Monats sollte mein Geld eigentlich auf dem Konto sein, aber es war nichts vorhanden.

Auf Nachfrage meinte man zu mir, dass ich die Unterlagen erst am 28. des Monats abgegeben hätte und die Aufträge für die Überweisungen immer am 17. des Monats rausgehen würden. Daher finde ich es besser, wenn man Unterlagen via Mail sendet, weil man so ein konkretes Datum hat. Oder aber, dass man die Sachen per Einschreiben verschickt, weil man für das persönliche Vorbeibringen keine Quittung oder so etwas bekommt und dann nichts in der Hand hat.

Wie seht ihr das? Wie würdet ihr wichtige Unterlagen am Besten vorbeibringen wollen? Habt ihr da eine bevorzugte Methode?

Das ist ein altes Problem und eine gute Frage, die Patentlösung habe ich noch nicht gefunden und oft hängt die Lösung auch daran, wo man hinsenden will - irgendwo halt ein Erfahrungswert. Meine bevorzugte Lösung, besonders wenn der Ansprechpartner bekannt ist, wäre tatsächlich einfach eine Mail zu schicken und darauf hinzuweisen, dass man die Originalunterlagen per Post nachreicht oder persönlich an der und der Stelle abgibt.

Ich habe auch festgestellt, dass oft ein normaler Brief schneller den passenden Schreibtisch erreicht als alles andere. Faxe landen vielleicht erst in der Poststelle, werden da umständlich bearbeitet und weiter gereicht. Einschreiben müssen eventuell abgeholt werden. Der Abholer holt diese aber vielleicht nicht tagtäglich, sondern nur einmal die Woche. Und auch Post, die man selbst abgibt, wird vielleicht gar nicht mal tagesgleich bearbeitet, sondern bleibt erst einmal liegen.

Beispiel: wenn man mir einen Brief zuleiten will, macht unsere Poststelle diesen morgens auf und ich habe den dann auch morgens. Meint man, den Brief bei uns im Laden abzugeben, statt ihn in den Briefkasten zu werfen, weil man die Versandzeit so sparen will, bekomme ich den Brief trotzdem nicht schneller, weil er dann unten herumliegt und auf internen Wegen auch mit großer Wahrscheinlichkeit erst am nächsten Tag bei mir landet. Je nachdem wer unten im Laden sitzt, kann das sogar später werden.