Wie und wo archiviert ihr eure wichtigen Dokumente?

In den Ferien hatte ich jetzt etwas Zeit übrig die Dokumente und Rechnungen aus unserer "Postschublade" zu sortieren und archivieren. Es hat sich schon wieder ein riesen Stapel angesammelt und ich habe einige Stunden damit verbracht. Aus diesem Grund habe ich mir vorgenommen für die Zukunft ein neues System zu entwickeln und so den Ablauf zu Hause zu optimieren. Wichtig dabei ist mir einfach, dass ich die Unterlagen schnell wieder finde und trotzdem nicht unnötig Dinge aufbewahre, die eigentlich gar nicht so lange brauche.

Eigentlich gibt es ja keine Aufbewahrungsfristen für den Bürger, aber gewisse Unterlagen möchte man halt doch zur Sicherheit eine gewisse Zeit behalten bzw. muss man sogar halt doch ein Leben lang haben (z.B. die Geburtsurkunden, Identifikationsnummer, Zeugnisse, Rentenunterlagen usw.).

Auch Rechnungen, Schreiben von Ämtern oder von Versicherungen hebe ich gerne mehrere Jahre auf zum Nachweis bzw. wegen der Garantie. Die wichtigsten Unterlagen - wie unsere Geburtsurkunden - haben wir in einer feuerfesten abschließbaren Kassette. Alle anderen Unterlagen befinden sich entweder in unstrukturierten Ordnern oder in unserer sogenannten "Postschublade".

Jetzt habe ich mir überlegt, dass ich entweder themen- oder personenbezogene Ordner anlege und die Unterlagen so einsortiere. Außerdem möchte ich die wichtigsten Unterlagen gerne einscannen und auch digital sichern. Aber haben solche digitalen Dokumente dann überhaupt ihre Gültigkeit? Wie bewahrt ihr eure wichtigen Dokumente auf? Sortiert ihr die Unterlagen immer wieder neu aus oder bewahrt ihr auch Rechnungen für die Ewigkeit auf?

Zeugnisse, Urkunden, Diplome und solche Dokumente habe ich in einem speziellen Ordner gelagert, so dass keine Feuchtigkeit oder Ähnliches an die Dokumente rankommt. Die möchte ich auch gar nicht digital aufbewahren, weil es schon ab und zu vorkommt, dass beglaubigte Kopien verlangt werden.

Alle anderen Dokumente habe ich mittlerweile eingescannt und bewahre sie in digitaler Form auf einer separaten Festplatte auf. Da mittlerweile auch die Steuerverfahren oder Ähnliches die Möglichkeit liefern, Dokumente digital abzuliefern, ist es für mich in Ordnung. Ich denke nicht, dass sie ihre Gültigkeit verlieren, wenn sie als nicht manipulierbar eingescannt wurden, was ich übrigens mit einer speziellen Software tue.

Ich habe für meine wichtigen Dokumente verschiedene getrennte Ordner angelegt und hefte dort alles sortiert und gewissenhaft ab. So weiß ich ganz genau, wo ich nach einem bestimmten Zeugnis oder Nachweis suchen muss, und habe alles schnell griffbereit. Aktuell führe ich einen Ordner für persönliche Daten und Angelegenheiten, wo unter anderem meine Schul- und Studienzeugnisse, meine Versicherungsnachweise und meine Geburtsurkunde zu finden sind, und einen Ordner für die Arbeit, wo alle Gehaltsabrechnungen, Stundennachweise und Weiterbildungszertifikate aufbewahrt werden. Ansonsten habe ich noch einen Ordner für unsere Wohnung, in den Rechnungen, Protokolle und so weiter kommen, und einen Ordner für alles, was sich sonst nirgends sinnvoll integrieren lässt.

Digitalisieren tue ich meine Akten derzeit noch nicht, aber die Idee ist sicherlich nicht schlecht. Gerade Scans von Ausweisen und bestimmten Zeugnissen werden immer mal wieder verlangt, und da man Daten auch nie oft genug sichern kann, wäre eine zusätzliche digitale Ausfertigung auf einer Festplatte keineswegs verkehrt. Abschrecken tut mich dabei lediglich die immense Arbeit, Seite für Seite aufzulegen, gegebenenfalls nachzubearbeiten und nochmal in Ordner auf dem Speicher zu sortieren. Das wäre bei meinem aktuellen Dokumentenbestand schon eine Mammutaufgabe.

Unsere Zeugnisse und wichtigen Dokumente habe ich in einer speziellen Mappe. Alles anderen wie Lohnzettel, Verträge, Arbeitsverträge und vieles weitere habe ich alles digitalisiert und gar nicht mehr in Papierform vorliegen. Es sei denn ich brauche das Original mit Unterschrift, aber das wird ja immer seltener der Fall. Ich finde das so viel handlicher und auch viel platzsparender.

Zeugnisse, Fahrzeugbrief, Geburtsurkunde, Versicherungsunterlagen und ähnliche Sachen, die man aufbewahren sollte aber nicht regelmäßig braucht, liegen bei mir im Safe. Ich habe diese Sachen aber auch abfotografiert für den Fall, dass ich mal schnell eine Information brauche.

Für Rechnungen habe ich eine Mappe, in die erst mal alles rein kommt. Die nehme ich einmal im Jahr zu meinem Steuerberater mit und da sortieren wir dann aus. Alles, was relevant ist geht ans Finanzamt, der Rest kommt in den Aktenvernichter. Er ist ein Freund meiner Familie, deshalb geht das. Ansonsten wäre das wahrscheinlich eine recht teure Methode.

Ich habe vor kurzem erst meine gesamten Dokumente ausgemistet und sortiert und dabei festgestellt, dass ich vergleichsweise ganz schön wenig wichtige Dokumente habe. Ich bin da aber auch so, dass ich meine Dokumente etwa zweimal im Jahr ausmiste und konsequent alles wegwerfe, was ich nicht brauche. Dadurch sammelt sich erst gar nicht so viel an.

Die Dokumente, die ich habe, habe ich alle in ein paar wenigen Ordnern und Mappen abgeheftet, die wiederum in einem Schuber Platz gefunden haben. Da habe ich aber nur das wichtigste. Dazu zählen für mich Unterlagen von Versicherungen, Verträge wie Miet- und Arbeitsvertrag, Lohnabrechnungen und so etwas. Außerdem habe ich sonst noch mein letztes Abschlusszeugnis und meine Masterarbeit in gedruckter Form da.

Ein paar der Sachen habe ich digitalisiert, allerdings nicht alles, weil ich auch nicht alles digital brauche. Ansonsten habe ich noch einige Sachen bei meinen Eltern, wie etwa mein Abi- oder mein Bachelorzeugnis. Das ist bei ihnen, weil ich zu der Zeit bei meinen Eltern gewohnt habe, als ich die Zeugnisse bekam und sie es bei sich eingeräumt haben. Da ich die Sachen danach alle nie mehr gebraucht habe, da ich sie direkt digitalisiert hatte, können sie da auch ruhig bleiben. Ich brauche sie nicht hier bei mir und viel Platz nehmen die paar Seiten ja auch nicht ein.

Ich hebe die meisten Dinge in Ordnern auf. So habe ich einen Ordner für die Zeugnisse der Kinder, einen Ordner für meine Arbeitszeugnisse. Meine Schulzeugnisse habe ich bis auf das Abiturzeugnis irgendwann mal entsorgt, weil ich sie nicht mehr brauche.

Unnütze Zertifikate und ähnliches, wie etwa Teilnahmebescheinigungen an Seminaren und so weiter werfe ich weg. Das interessiert niemanden mehr, ob ich ein dreitägiges Teambildungsseminar vor fünfzehn Jahren oder eine Java-Fortbildung vor zehn Jahren besucht habe, wenn die Arbeitszeugnisse aussagekräftig sind.

Mutterpässe, Impfpässe, meinen alten Führerschein und ähnliches bewahre ich in einer kleinen Kiste auf. Das ist aber auch nicht allzu viel. Dann habe ich einen Ordner für die Steuerbescheinigungen und einen für Versicherungen. Das ist aber auch nicht viel, weil ich nur das Notwendigste aufbewahre. Kontoauszüge habe ich nur digital.

Der letzte Ordner enthält Gemischtes, wie etwa aktuellen Schriftverkehr, den ich vielleicht noch brauche, Verträge, etwa mit Mobilfunkanbietern, und meinen Mietvertrag mit Nebenkostenabrechnungen, aber auch nur die letzten drei. Ich bin jemand, der viel wegwirft, manchmal auch zu viel.