Wie und wie lange müssen Dienstmails aufbewahrt werden?

Herr B. ist Beamter und nutzt eine dienstliche Mailadresse, die ihm sein Dienstherr zur Verfügung gestellt hat. Laut Dienstanweisung dürfen über diesen Account keine privaten Mails empfangen oder versendet werden. Was für Herrn B. auch kein Problem ist.

Nun häufen sich aber Mails mit allgemeinen Hinweisen, die Herrn B. gar nicht betreffen. Er würde die Mails gerne einfach löschen. Aber irgendjemand hat ihm geraten, auf keinen Fall dienstliche Mails zu löschen.

Nun fragt sich Herr B. in welcher Form er die Mails aufbewahren muss? Und wie lange muss er eigentlich Dienstmails aufbewahren? Ob nun 2015 die Einladung zum Weihnachtsumtrunk im Oktober oder November kam, interessiert doch 2024 niemanden mehr.

Normale Unterlagen müssen glaube bis zu zehn Jahre aufgehoben werden, wie sich das mit Dienstmails verhält, weiß ich nicht. Normal wäre es sinnvoll, hier den Arbeitgeber selbst zu fragen, wie dieser das handhabt. Man muss ja auch differenzieren, was wirklich Dienstmails sind, betrifft das auch Spam-Nachrichten, welche man über die firmeneigene Mailadresse erhält?

Mails, die nur in carbon copy, oder noch schlimmer, blind carbon copy Priörität versendet wurden, wurden bei uns immer monatlich gelöscht, wenn eine entsprechende Reaktion fernmündlich oder durch direkten Kontakt erfolgt war.

Die an einen direkt adressierten Mails blieben so lange im Posteingang, bis der Vorgang als erledigt zu bezeichnen war. Dann wurde ein Pst-File angefertigt und dies auf ein spezielles Laufwerk, das dem Mitarbeiter zugeordnet worden ist, hochgeladen. Somit ist eine Archivierung leicht möglich, gleichzeitig quillt nicht der Posteingang bis zur Unübersichtlichkeit über.

Die IT-Abteilung hat am Anfang noch Server Datensicherung mit CDs gemacht, so dass der Serverspeicherplatz nicht grenzenlos ausuferte. Später kamen DAT Streaming Bänder hinzu, mittlerweile gibt es da auch noch mehr auf dem Sektor, was ich hier nicht unnötig aufblähend beschreiben möchte.

Einige Manager betrachteten E-Mails einmal als Kontrollinstrument für die Mitarbeitertätigkeit und andererseits für die Außenwirkung der Firma. So sollte bei jeder E-Mail der Logistik ein Vertriebs-Manager in BlindCopy gesetzt werden. Das hat auch einen gewissen Sinn. Zum Beispiel, wenn beim Manager Kundenanrufe ankamen über den Verbleib einer angeblich noch nicht versendeten Ware, dann konnte er sofort dem Kunden Bericht erstatten, indem er seinen Posteingang nach Mitarbeiter der Versandabteilung aufrief. Hier steht dann schwarz auf weiß eine Kopie des Versandscheines und des Bearbeiters zum Beispiel. Oder auch nicht.

Zum anderen wurde mit dieser Methode sichergestellt, dass der Umgangston im Kundenschriftverkehr dem Image der Firma entsprach, und keine flapsigen E-Mail-Jargons einrissen. Und ganz nebenbei der Firmenaccount nicht für private Sachen benutzt wurde.

Auf Wunsch fand dann im Falle des Falles, dass ein Mitarbeiter die Spielregeln nicht beachtete, in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung ein Vergleich der Datensicherungen statt. Was zum Beispiel im Pst-File vom Mitarbeiter abgespeichert war und was im Exchange-Server-Backup tatsächlich als "versendet" nachvollziehbar war. Und wo Manager nicht in Copy genommen worden sind. Schnell konnte so einer geplanten Intrige auf die Schliche gekommen werden, oder Kollegen schlimmstenfalls zum Chef zitiert und auf die Gepflogenheiten der Firma nochmals hingewiesen werden, was einer Abmahnung gleich kam.

So hat ein Azubi einmal einem Kunden gegenüber in einer E-Mail geschrieben, sinngemäß, dass der Chef selber keine Ahnung hätte. Ohne die entsprechenden Kontrollmechanismen und die Anordnung zur monatlichen Datensicherung wäre das im Sande verlaufen. Der Kollege wurde abgemahnt. Und die allgemeine Auffassung ist ja, dass E-Mail im Geschäftsschriftverkehr derselbe Stellenwert wie papierene Kommunikation zukommt.

Insofern hat eine wohl mehr flapsig gemeinte Formulierung in einer E-Mail dem Image der Firma geschadet. So meinte jedenfalls der Chef. Eine allgemeingültige Antwort auf die Frage des Beitragseröffners möchte ich nicht geben. Im Zweifelsfalle gibt der Chef die Richtung vor.