Party: Wann Einladungen verschicken?

Wir hatten gerade im Kollegenkreis eine Diskussion über den richtigen Zeitpunkt zum verschicken von Einladungen, denn eine Kollegin hat diese Woche eine Einladung zu einer Halloween Party bekommen und findet, dass das ein bisschen kurzfristig ist.

Wenn man Einladungen relativ spät verschickt besteht ja immer die Gefahr, dass einige Leute keine Zeit haben. Auch bei spontanen Menschen wie mir kann es ja gut sein, dass Dinge geplant sind, die sich dann nicht mehr verschieben lassen, wie zum Beispiel ein Urlaub oder ein Konzertbesuch für den man schon Karten gekauft hat.

Verschickt man die Einladungen allerdings zu früh besteht die Gefahr, dass sie untergehen. Das ist mir selber auch schon passiert, ich habe eine Einladung zu einem Geburtstag bekommen und da die Party erst in drei Monaten war habe ich die Einladung an die Pinnwand gehängt und unter "das ist ja noch lange hin" abgehackt. Irgendwann war es dann fast zu spät und ich musste in letzter Minute ein Geschenk suchen und einen anderen Termin absagen.

Was meint ihr, wann ist der richtige Zeitpunkt zum Verschicken von Einladungen? Und hängt dieser auch davon ab, wie groß oder "wichtig" das geplante Fest werden soll oder wie viel Wert man darauf legt, dass wirklich alle eingeladenen Gäste auch erscheinen?

Ich denke, das hängt davon ab, wie viel Aufwand die Vorbereitung auch für die Gäste bedeutet und wie wichtig das Fest für den Gastgeber ist.

Zu einer Hochzeit wird man in der Regel Einladungen recht früh erhalten, da die Gäste ja noch Zeit haben sollen, sich festliche Kleidung zu kaufen. Auch sollen Spiele etc. organisiert werden können, ohne dass alles auf den letzten Drücker geschehen muss. Und da es im Jahr immer mal wichtige Termine gibt wie Urlaub etc., setzt man natürlich alle möglichst früh von der anstehenden Feier in Kenntnis. Drei Monate vorher sind, denke ich, angemessen, vielleicht sogar früher.

Aber für eine Halloween-Party finde ich den Termin ausreichend. Vielleicht hat der Gastgeber sogar einkalkuliert, dass so kurzfristig vielleicht noch Gäste abspringen? Möglicherweise hat er einen großen Bekanntenkreis und ist fast froh, wenn nicht alle Zeit finden. Bei solchen Partys finde ich es auf jeden Fall ausreichend, zwei Wochen vorher bescheid zu geben.

Wir sind z.B. gerade zu einer Geburtstagsüberraschungsparty für einen Freund eingeladen worden - am Dienstag. Und die Feier ist morgen. DAS finde ich wirklich kurzfristig, aber weil es ein sehr lieber Freund ist, haben wir uns den Tag nun freigeschaufelt. Andere Freunde haben es allerdings nicht geschafft, da sie Seminare von der Uni aus haben, die sie jetzt natürlich nicht absagen können. DA wäre eine frühere Einladung also durchaus gut gewesen. Aber 1-2 Wochen vor einem Termin reichen mir in der Regel völlig.

Meine Ex- Cheffin, die gesellschaftliche bewandert war, hat immer gesagt, vier Wochen vorher. Und ich finde das an sich auch einleuchtend. Wenn man eine Einladung zwei Monate vorher verschickt, sehen doch viele zwar auf das Datum, aber weniger sehen auf den Monat. Man denkt nur, ach am 15. ist die Feier. Und denkt auch erstmal, ach am 15.6. statt am 15.7., wenn die Einladung schon vor dem 15.6. kommt.

Und ich habe das auch schon mal beobachten dürfen. ich hatte eine grössere Aktion geplant. Und ich lud auch recht früh ein, beziehungsweise lief die Kommunikation über die Aktion hauptsächlich über ein Forum. Genau vier Wochen später klingelt es hier. Ich melde mich an der Gegensprechanlage. Es meldet sich auch jemand. Ich wundere mich und lasse den Besucher rein. Er bepackt mit Getränken. Kommt in die Wohnung und fragt nur, wo sind denn die anderen? Ich hä? Welche anderen? Ja sei denn heute nicht und so. Er kam locker vier Wochen zu früh.

Zu Hochzeiten würde ich allerdings früher einladen. Da muss ja, je nach Ort der Hochzeit, doch einiges andere noch geplant werden. Unter anderem halt die Unterbringung der Gäste. Und wenn sich die Gäste da vorher drum kümmern müssen, Urlaub einreichen müssen und so weiter und man als Gastgeber auch noch früh genug eine Zu- oder Absage möchte, sollte da genügend Vorlaufzeit eingeplant werden.

Erst mal bin ich verwundert, dass sich auch Erwachsene dem Feiertag Halloween hingeben. Schlimm ist das ja schon bei Kindern. Ich z.B. könnte noch nicht mal erklären, was genau wieso gefeiert wird. Ist das so eine Art Erntedankfest mit mehr Action und Geschenken? Dann bin ich eher der, der darauf verzichten möchte. Ostern und Weihnachten reicht eigentlich (wenn dann auch der Valentinstag hinzugenommen wird) an geschäftsfreundlichen Feiertagen. Da sollte nicht noch einer importiert werden. Aber das ist alles ein anderes Thema.

Natürlich hängt es von der Wichtigkeit ab, wann Einladungen verschickt werden. Will ich einen 50igsten Geburtstag groß feiern, reicht eine Einladung eine Woche vorher eher nicht aus. Aber auch der Grund der Einladung spielt eine Rolle. Will man nämlich Leute zu einer Silvester Party einladen, muss bedacht werden, dass auch andere die potentiellen Gäste schon einplanen könnten! Auch hier erweisen sich Einladungen nach Weihnachten idR. als zu spät. Einladungen für kleinere Gelegenheiten die nicht an sonstige Feste gebunden sind (Einladung zu einem Brunch oder zum Grillen) können hingegen schon eher kurzfristig ausgesprochen werden.

Das von Dir gegebene Beispiel, bei dem drei Monate vor dem Ereignis schon geladen wurde, halte ich für deutlich übertrieben. Nicht aber, wenn dann z.B. einen Monat vorher noch einmal eine Erinnerungseinladung verschickt wird. Dann wirkt die Sache sicher wichtig und vor allem perfekt geplant!

Also, wann eine Einladung verschickt werden soll hängt von der Wichtigkeit des Events ab und von der Wahrscheinlichkeit, dass viele andere an dem Termin auch was anderes bereits vorhaben könnten (Neujahr, Fasching, Weihnachten).

Es hängt auf jeden Fall von der Wichtigkeit der Einladung ab, wann diese verschickt werden sollte. Lädst du zum Geburtstag oder in diesem Fall zu einer Halloween-Party ein, würde ich schon dafür sorgen, die Einladung mindestens 2 - 3 Wochen vor dem Termin zu verschicken. Denn gerade an Halloween oder auch zu anderen Gelegenheiten wollen viele Menschen planen, was sie unternehmen und dazu ist für viele eine Einladung kurz vor dem Termin einfach zu spät.

Für ein einfaches Treffen mit Freunden ohne großen organisatorischen Aufwand reicht eine kurzfristige Einladung sicherlich. Sobald aber Essen oder Aktivitäten geplant sind, ist es doch für beide Seiten gut, dies rechtzeitig einplanen zu können, damit nicht unnötig viele Personen absagen.

Zu sehr wichtigen Terminen wie Hochzeiten, runden Geburtstagen oder ähnlichem sollten natürlich deutlich eher eingeladen werden, hier würde ich 3 - 6 Monate vor dem anstehenden Termin empfehlen.

Bei Partys, die an bekannten Feier-Termintagen stattfinden sollen - wie eben Halloween - würde ich mindestens zwei Wochen vorher Einladungen verschicken. Denn eventuell bekommen die Eingeladenen ja mehrere Einladungen zu verschiedenen Partys. Oder haben selbst überlegt, etwas zu planen.

Was Feier wie Hochzeiten angeht, sollten die Ei8nladungen möglichst schon sechs Wochen vorher raus, spätestens aber vier Wochen vorher. Viele reisen ja auch von weiter her an, müssen sich um eine entsprechende Übernachtungsmöglichkeit kümmern, eventuell einen Dienst tauschen, damit sie an dem Wochenende dann auch frei haben, wenn sie einen Beruf haben, in dem das keine Selbstverständlichkeit ist. Sich darum kümmern, wo die Kinder solange bleiben.

Dass Gäste abspringen oder andere mehr mitbringen als geplant, muss man immer einkalkulieren. Gibt wohl kein größeres Fest, bei dem nicht mindestens einer der Eingeladenen kurzfristig absagen musste.

Ist es ein kleineres Fest, wie zum Beispiel eine normale Geburtstagsparty, zu der vor allem Leute aus dem näheren Bekanntenkreis erscheinen werden, reicht auch eine Woche eher. Denn die meisten werden den Termin dann ja auch sowieso schon wissen und sich den Tag schon freigehalten haben. Außerdem gibt man da die Einladungen ja meist persönlich ab und verlässt sich nicht auf die Post.