Persönlich Vermerk auf Büropost: Vollmacht zum Öffnen nötig?

Seit heute ist mein Arbeitskollege, mit dem ich mir ein Büro teile, im Jahresurlaub und ich bin währenddessen seine offizielle Vertretung. Erstmalig sind heute zwei Schreiben eingegangen, die an ihn persönlich adressiert sind und nicht nur zu seinen Händen. Zum Einen wird sein Name im Adressfeld vor dem Firmennamen genannt und außerdem ist auf dem Umschlag noch der Vermerk "persönlich".

Normalerweise würde ich solche Post nicht öffnen, allerdings handelt es sich zweifellos um um dienstliche Briefe und nicht um seine Privatpost. Da ich - wie bereits erwähnt - die offizielle Vertretung bin und es sich auch um Post handeln kann, die eventuell schnellstmöglich bearbeitet werden muss, frage ich mich nun, ob ich sie als Vertretung öffnen darf.

Oder benötige ich eine offizielle Vollmacht meines sich im Urlaub befindlichen Kollegen, um die Post zu öffnen? Da wir im Büro bisher keine Post mit dem Vermerk "persönlich" bekommen haben, bin ich nun ein wenig ratlos. Mein Chef kommt auch erst Mitte nächster Woche aus dem Urlaub, so dass ich ihn momentan leider nicht fragen kann. Weiß jemand Rat?

Wenn der Name deines Kollegen vor dem Firmenfeld genannt wird, darfst du die Post trotzdem öffnen, das ist legitim. Es gibt zwar Mitarbeiter, die das nicht wünschen, aber trotzdem ist es erlaubt.

Steht auf dem Brief der Name deines Kollegen mit dem Vermerk "persönlich" ist das Öffnen nicht erlaubt. Das wurde gesetzlich geregelt und daran muss man sich halten. Wenn dein Chef nicht da ist, dann solltest du seine Vertretung fragen, was zu machen ist, da du annimmst, es sei eine dringende Sache.

"Persönlich" sagt doch schon alles und dann darf man auch nicht öffnen. Das solltest du auch als Vertretung dann auf keinen Fall öffnen und es deinem Chef überlassen, was er damit macht. Selbst wenn der Chef sagen würde, du sollst ihn öffnen, würde er dich damit zu einer Straftat anstiften. Denn ein persönlicher Brief, auch wenn er an die Firma geschickt wird, ist persönlich und das bleibt dieser Brief auch, wenn der Firmenname mit drauf steht, wenn auch noch "persönlich" darauf vermerkt ist.

Wird da nicht in der Regel eine Urlaubsvertretung eingerichtet, die dann die anfallende Kommunikation mit bearbeitet? Dann wäre es diese Person, die die Post offiziell öffnen darf. Ist ja nicht zu erwarten, dass sich der Mitarbeiter die private Post auf Arbeit schicken lässt. Ansonsten einfach mal bei der nächsten Chefetage nachfragen, wie es mit der Berechtigung bei solchen Dingen ausschaut.

Persönlich ist persönlich und meint persönlich. Das gilt auch bei Firmenpost. Ohne Vollmacht, darf die Vertretung da nicht heran. Und die Vollmacht kann nicht einfach der Vorgesetzte ausstellen, das muss der Empfänger selber machen.