Dokument zu PDF machen

Wir haben in der Firma alte Schreiben im Archiv die soll ich nun zu PDF machen und dabei habe ich keinen Schimmer wie das gehen soll. Natürlich wurde mir das aufs Auge gedrückt und keiner hat mich gefragt ob ich das kann oder auch nur will.

Nun stehe ich da und das ganze sollte am besten schon gestern fertig sein. Wo kann ich mich darüber schlau machen wie das geht und ob das überhaupt geht denn das steht in meinen Augen überhaupt noch nicht fest.

Mir ist jetzt nicht klar, ob die Schreiben als Dateien vorliegen oder in Papierform. Wenn Letzteres der Fall ist, musst du die Schreiben einscannen und als Dateiformat in der Scannnersoftware "PDF" einstellen. Mehrseitige Dokumente kannst du in einer Datei speichern, wenn du nach dem Einscannen einer Seite auf das Feld "Seite hinzufügen" klickst und dann die nächste Seite einscannst. So ist es jedenfalls bei meinem Epson-Gerät.

Sollten die Schreiben als Dateien vorliegen, hilft z.B. der "PDF-Creator". Das ist ein Programm, das wie ein Druckertreiber funktioniert. Ggf. musst du dich mit eurem Systemadministrator absprechen, ob du das Programm installieren darfst bzw. ob er es dir installiert. Das Umwandeln einer Datei, gleich welcher Art, ist damit ganz einfach: Datei öffnen, auf Datei|Drucken klicken und im Drucker-Dialog den PDF-Creator auswählen. Im nächsten Menü auf "PDF erstellen" (oder so ähnlich, ist jedenfalls das Feld unten rechts) klicken, dann noch Dateinamen und Verzeichnis wählen und speichern.

Ich weiß, das ist bei vielen Schreiben auch zeitaufwändig, aber eine schnellere Methode kenne ich leider nicht.

Es gibt auch noch ein anderes kostenloses Programm! 7-PDF. Man kann es bei Chip herunterladen. Du erstellst dein Dokument ganz einfach mit Word. Danach öffnest du 7-PDF und nimmst die gewünschten Einstellungen vor. Dann geht alles schnell, und du hast das Dokument als PDF.

Wenn du OpenOffice verwendest, kannst du das Dokument gleich als PDF speichern lassen.

Übrigens: 7-PDF gibt es auch als Portable-Version für USB-Stick! OpenOffice ist auch kostenlos!

Hallo,

ich bin mir zwar nicht ganz sicher, aber ist es beim aktuellen Office 2007 nicht direkt möglich die Datei als PDF zu speichern? Dazu musst du einfach auf Datei, Speichern Unter und in dem neuen Fester, unter dem Feld in dem zu den Namen der Datei eingibst, kannst du dann auswählen in welchem Format du die Datei speichern möchtest. Dort dann einfach PDF auswählen und fertig.

Fall diese Auswahl aber noch nicht enthalten ist, dann würde ich einfach einmal nach einem passenden Plug-In suchen, sodass diese Funktion dann nachträglich hinzugefügt wird und dann auch in Zukunft noch zur Verfügung steht. Dadurch kannst du dann immer wieder die Dateien als PDF speichern und benötigst keine zusätzliche Software.

Du könntest da ein Programm wie beispielsweise PDF Creator nehmen. Das kannst du dir unter chip.de herunterladen und es ist Freeware und kostet somit auch nichts. Das Programm musst du installieren und dann die Dateien, die du in PDF umwandeln willst, öffnen und auf "drucken" klicken. In den Eigenschaften kann man nehmen den normalen Druckern dann das PDF Creator-Programm auswählen und es wird eine PDF-Datei erstellt.

Alternativ kannst du auch Adobe Acrobat verwenden, über das du dich hier informieren kannst. Das Programm ist zwar keine Freeware, aber vielleicht hat deine Firma ja schon eine Lizenz (wovon auszugehen ist, wenn das Erstellen von PDF-Dateien bei euch dazugehört).

Das Programm ist zwar keine Freeware, aber vielleicht hat deine Firma ja schon eine Lizenz (wovon auszugehen ist, wenn das Erstellen von PDF-Dateien bei euch dazugehört).

Das ist doch Quatsch, bei uns gibt es auch ein zwar kostenpflichtiges aber wesentlich günstigeres Tool für das Erstellen von PDF-Dokumenten, nur einige wenige verfügen über eine Adobe Acrobat-Vollversion und das auch nur, weil es diese mal zu bestimmter Hardware dazu gab.

Ich würde hier erst mal ganz von vorn anfangen. Wie liegen denn die Dokumente bisher vor? Wenn sie in Papierform vorliegen, dann müssten sie ja erst mal digitalisiert werden. Dazu gibt es verschiedene Formen, wie man so etwas bewerkstelligen kann. Meist ist dazu ein Scanner nötig und mit der entsprechenden Software kann man dann auch in einem Schritt ein PDF-Dokument erzeugen.

Als nächstes ist es natürlich gut zu wissen, was mit den Dokumenten künftig geschehen soll. Wenn sie auch in Zukunft häufig benutzt werden sollten und der Zugriff einfach sein soll, dann ist es auf jeden Fall sinnvoll eine Texterkennung (OCR) durchzuführen. Gute Software bietet auch das gleich bei der Digitalisierung in einem Schritt an.

Dann ist da auch noch zu überlegen, wo die Dokumente dann sicher gelagert werden und wer auf was Zugriff haben soll, wie für Verlust vorgesorgt werden kann und soll.

Wenn Du all das genau durchdacht hast, dann hast Du auch ein sinnvolles Anforderungsprofil und kannst noch viel konkretere Fragen stellen.