Eine Feier organisieren - bitte um Hilfe!

Meine Tante plant eine Abschiedsfeier mit ihren Kollegen, weil sie pensioniert wird. Nun möchte ich ihr ein wenig helfen, weil sie mich um Rat gefragt hat. Hat von euch schon mal jemand so etwas organisiert? Oder kommt vielleicht sogar aus der Gastronomie und hat Erfahrungen?

Ich würde gerne wissen, welche Mengen man einplanen muss. Es kommen mit ihr 25 Leute. Das Essen ist schon organisiert, es gibt ein Menü. Nun möchte sie noch zusätzlich Knabbergebäck und Getränke, also Limonade, Wein, Bier und natürlich auch Sekt zum Anstoßen kaufen. Wobei man davon ausgeht, dass das kein Besäufnis werden soll. Die Leute sind eigentlich grundsätzlich keine Viel-Alkohol-Trinker. Nur das eine oder andere Glas zum Essen bzw. vielleicht eines danach wird schon konsumiert werden.

Es kommt natürlich darauf an, wer was gerne trinkt, das weiß ich schon. Aber wie viel grundsätzlich muss man denn einplanen, wenn man davon ausgeht, dass es eher wenige Biertrinker, eher mehr Weintrinker, und ein paar Leute die nur Alkoholfreies trinken? Den Sekt wird es hauptsächlich zum Anstoßen geben, weil keiner wirklich dabei ist, der gern und viel davon trinkt. Also ein Glas pro Person, vielleicht muss man zur Vorsicht rechnen, dass manche ein zweites trinken. Kann mir jemand helfen?

Solch eine Feier lässt sich ganz gut über eine Cateringfirma organisieren. Ich habe so etwas schon paar Mal arrangiert und ist auch nicht unbedingt so viel teurer als wenn man sich um alles selbst kümmert. Gerade bei den Getränken hast du den Vorteil dass die Caterer alle nicht angerissenen Getränkeflaschen zurück nehmen und dir somit nicht berechnen. Bequemer und stressfreier kann man es kaum haben und muss nicht tagelang herumkalkulieren.

Für mich ist es auch immer wieder sehr schwierig, den genauen Verbrauch der Getränke vorherzusagen. Das ist umso bedauerlicher, da Getränke oft sehr wichtig sind, denn durstige Gäste sind schlechte Gäste und eine Feier ohne Getränke bleibt in schlechter Erinnerung und als Gastgeber steht man dann auch nicht allzu gut da. Und zuviel Getränke sind auch schlecht, da die einerseits schnell sehr teuer werden und man dann andererseits vor dem Problem steht, dass man danach noch viele Getränke übrig hat und nicht weiß, was man damit machen soll.

Neben dem bereits angesprochenen Catering-Unternehmen, was für sich natürlich eine sehr gute, aber andererseits auch eine nicht ganz preiswerte Lösung ist, gibt es auch die sogenannte Kommissionslösung, die viele Getränkehändler anbieten. Da erhält man von dem Getränkehändler eine vorher abgesprochene Menge an Getränken geliefert (oder holt sie sich ab), und nach der Feier holt der Händler die leeren UND die vollen Kisten beziehungsweise Flaschen wieder ab. Der Knackpunkt ist der, dass der Händler dann nur die leeren Getränke berechnet.

Dadurch hat man während der Feier genügend Getränke vorrätig, muss sie aber nur die verbrauchten Getränke bezahlen UND wird die überzähligen unverbrauchten Getränke gleich wieder los. In meinen Augen schon fast die perfekte Lösung.