Die Abiparty - Planung, Erfahrungen?

Da meine Schule kein richtiges Gymnasium, sondern ein Berufskolleg mit gymnasialer Oberstufe ist, wollen wir eine private Abiparty machen. Das heißt jeder darf ein paar Leute mitbringen, aber es ist nicht so, dass Eintrittskarten an irgendwelche fremden Leute verkauft werden. Also keine richtige Großveranstaltung wie ihr das vielleicht kennt, sondern eher wie eine große Geburtstagsparty.

Da sich ja sonst niemand aus meiner Stufe um irgendeine Planung kümmtert und alle denken das macht schon wer anders habe ich mal überlegt worauf man so alles achten muss bei der Planung. Meine Ideen waren:
- Location finden und reservieren
- guten Termin finden
- wer steht wann hinter der Bar?
- gibt es Sponsoren?
- was wird von den Menschen welche die Halle vermieten vorgeschrieben ? (z.B. Security, Getränkelieferant, Rauchverbot, ...)
- wer soll teilnehmen? Dürfen Leute mitgebracht werden? Wie viele von Jedem?
- Wie viel sollen die Karten kosten?
- Gästeliste anfertigen
- Eintrittskarten drucken und verteilen
- Angebote von Getränkelieferanten einholen
- überlegen welche Getränke ausgeschenkt werden sollen
- Kostenaufstellung
- DJ

Habt ihr noch mehr Ideen? Was ist besonders zu beachten? Habt ihr Erfahrungen mit solchen Partys und wie ist das bei euch so abgelaufen?

Naja ich muss zugeben, dass ich auch sehr sehr gerne plane, ich bin jetzt sozusagen schon die Vorsitzende unserer Abizeitungsredaktion und kümmer mich um alles und am liebsten würde ich auch noch unsere Abiparty organisieren, darin gehe ich irgendwie total auf. Aber das wird sicher ein bisschen zuviel ich muss ja irgendwann auch noch für das Abitur lernen und habe auch noch andere Sachen zu tun.

Hat es bei euch geklappt, dass sich eure Stufe für die Aufgaben aufgeteilt hat und ihr solche Kommitees hattet? Irgendwie kann ich mir das bei meiner Stufe nicht vorstellen und denke, dass wenn ich nicht da mitmische, dass dann alles total unorganisiert ist und wir nichts hinbekommen würden. Geht euch das manchmal auch so? Irgendwie ist das total komisch, dass sich die anderen gar nicht um diese ganzen Sachen kümmern aber alles haben wollen, ich kann sowas gar nicht nachvollziehen.

Das ist so ein Phänomen. Jeder will aber schaffen will jeder nicht!


Was ich dich noch fragen wolle ist, wie groß eure Stufe denn ist. Und wie viele Leute dann effektiv zur Party kommen. Wenn ihr hundert Leute seid und jeder nur zwei Freunde mitbringt habt ihr schon 300 Leute. Das wird dann wirklich so viel, dass ich Dir eine Security Mannschaft dringlichst ans Herz legen würde. Denn wenn da dann Alkohol fließt kann keiner mehr dafür garantieren dass alles sauber und friedlich abläuft, egal ob ihr euch zum teil gegenseitig kennt oder nicht.

Genau so wie ihr auf jeden Fall aufpassen müsst, dass ihr nicht die Brandschutzvorschrifften verletzt, das kann nämlich richtig böse Probleme geben. Also vorher informieren wie viele Leute in eure Location dürfen ohne den Brandschutz zu gefährden, nicht einfach austesten wieviele reinpassen.

Ansonsten solltet ihr euch noch recht genaue Gedanken machen wieviel Getränke ihr einkauft, weil ich dich jetzt mal so verstanden habe, dass ihr selbst Bewirten wollt.

Am besten ihr macht dazu eine Gruppe auf, so 5 bis 10 Leute, dann trägt man die Verantwortung gemeinsam und teilt sich auch die Arbeit.

Danke für deine Antwort. In unserer Stufe sind wir unter 60 Leute, du hast schon recht dass sich das läppert und über 2 Leute sollte aufkeinen Fall jemand mitbringen dürfen.

Als meine Schwester mit zwei Freunden in einer Halle gefeiert hat wurde dort auch Security vorgeschrieben, ich glaube das führen die Hallenvermieter sowieso immer mehr ein, da passiert einfach zu viel. Gerade bei solchen jüngeren Leuten wie wir es sind. Und ich finde wir sollten auch wirklich nicht auf Security-Leute verzichten, auch wenn man sonst Geld sparen könnte.

Es gibt ja auch solche Getränkemärkte wo man das was man nicht gebraucht hat wieder zurück geben kann, ich glaube das sollten wir auf jeden Fall machen! Die Bewirtung wird wohl fast jeder einmal übernehmen müssen, ich glaube nciht dass sich dort 15 Leute finden lassen die sich freiwillig einige Zeit bei ihrer Abiparty hinter die Theke stellen...

Und das mit den Brandschutzbestimmungen werden wir beachten! Danke!

Das halte ich auch für eine gute Idee, dass jeder mal an die Bar muss. Wenn ihr den Dienstplan macht, solltet ihr darauf achten, dass die, die gerne mal zu viel trinken zu Beginn des Abends eingetragen werden und nicht erst gegen Ende, wenn sie unter Umständen schon sternhagelvoll sind. Bei der Abifeier meines Bruders haben Geschwister der Abiturienten die Bewirtung übernommen. Ich habe damals auch mitgeholfen und wir haben 30 € für den Abend und die Vorbereitungen bekommen, einfach als kleine Aufwandsentschädigung. Der Vorteil ist, dass ihr wirklich alle feiern könnt.

Wollt ihr die Getränke dort verkaufen? Oder sind die schon im Eintrittspreis dabei? Bei zweiterem stellen sich ja oft ein paar Leute quer, die nicht soviel trinken wie andere. Wenn ihr die Getränke vor Ort verkauft, würde ich als Eintrittpreis das verlangen, was Halle, Security, DJ, etc. gekostet haben. Damit ihr den Preis besser ausrechnen könnt, würde ich Eintrittskarten "für den Schüler und bis zu 2 Begleitungen" oder so verkaufen.

Die Getränke könnt ihr dann zum Selbstkostenpreis + Geschirr verkaufen. (Thema Geschirr/Gläser: wo bekommt ihr die her? Sind die in der Halle vorhanden? Gibt es eine Spülmaschine?). Wir haben es bei unserer Abifeier so gemacht, dass jeder einen bestimmten Betrag gegeben hat und was übrig blieb, wurde einfach wieder verteilt.

Wir hatten damals Sponsoren, die in unserer Abizeitung Werbung gemacht haben. Ich war nicht in der Abizeitungs-Gruppe, weiß also nicht, was die von den Sponsoren verlangt haben. Bei eurer Feier könntet ihr etwas Werbung auf die Eintrittskarte drucken oder Banner mit Werbung in der Halle aufhängen. Sponsoren wurden bei uns einfach gesucht, in dem ein paar Leute durch die Geschäfte in der Nähe unserer Schule gingen und gefragt haben, ob Interesse besteht.

Die Planung von solch einer Feier ist wirklich ein enormer Arbeitsaufwand, das kannst du wirklich nicht alleine schaffen. Frag doch mal in eurer Klasse, wer noch mitmachen würde. Viel Erfolg!!

Ich weiß nicht ob sich bei euch ein Sicherheitunternehmen um den wiedereintritt kümmert, aber wir haben bei uns mehrfach nur Stempel gehabt und das gab nur Stress (ist vllt. ein bissl anders bei uns auf dem Lande) aber dann kam ein Unternehmen das benutzte solche Kontrollbänder und zumindest die Sache mit dem wieder reinkommen war gelöst.

Also, wenn die Location feststeht, weiss man ja auch wie viele Leute man maximal einplanen kann. Dabei ist zu bedenken, ob man auch Lehrer einladen will. Diese bezahlen ja meist dann nichts bzw. sind sie zumindest nicht an den Mietkosten der Location beteiligt.

Also habt ihr dann erstmal eine recht einfache Rechnung. Maximale Menge minus der Lehrer ergibt die Menge, welche halt auch eine Karte bezahlen müssen. Damit kannst du schonmal kalkulieren, wie viel eine Karte mindestens kosten muss, um die Miete der Location reinzukriegen. Zusätzliche Kosten, welche fest sind, wie eben Essen und Getränke, muss man auf den Mietpreis vorher noch aufschlagen.

Wobei ich dann den Kartenpreis noch ein wenig höher ansetzen würde, damit man das Risiko minimiert, das ihr noch draufzahlt, weil nicht alle Karten verkauft worden sind. Denn ihr habt sicherlich keine Lust danach noch extra Geld auszugeben, weil die Einnahmen nicht gereicht haben.

Dann muss man auch bedenken, was für Arbeiten vor, während und nach der Party zu erledigen sind. Man will sicherlich ein wenig dekorieren, der Ausschank muss gewährleistet sein und dann eventuell auch das Aufräumen am nächsten Tag. Wobei ich persönlich für den Ausschank externe Leute anstellen würde. Oder bist du selbst bereit dann hinter die Theke zu gehen, wenn du grad richtig gut am feiern bist? Das könnte dann nämlich die größten Probleme mit sich bringen.

Bei den Getränken würde ich auf den separaten Ausschank von hochprozentigen Dingen verzichten. Vielleicht zwei oder drei Cocktails, wo man sowas beimischt anbieten. Aber Schnaps ansich sollte man nicht anbieten. Denn ehrlich gesagt, sind dann doch die Meisten von euch noch in einem Alter, wo sie ihre Grenzen nicht so genau einschätzen können. Für die leichteren Sachen, wie Bier, Wein und auch Sekt, würde ich einfach mal einen Zettel rumgehen lassen, was am liebsten getrunken wird, so kann man besser kalkulieren.

Denn euch nutzen 20 Kisten Wein nichts, wenn es kaum jemand mag. Zur Beschaffung der Gestränke würde ich euch raten, die in einem großen Supermarkt zu holen. Klar müsst ihr dann selbst fahren, aber die Preise sind dort oftmals niedriger, als bei Lieferanten. Und beide Anbieter nehmen auch mittlerweile ungenutztes und verschlossene Getränke zurück, so das man diese nicht auf biegen und brechen verbrauchen muss.