Sich wiederholende Arbeitsschritte für andere dokumentieren

Im Frühjahr diesen Jahres hat ein Kollege von mir seine Abteilung gewechselt. Im Zuge dessen mussten natürlich auch seine Aufgabenbereiche neu verteilt werden. Dabei gab es überhaupt keine Probleme und so gut wie keine Rückfragen, weil der besagte Kollege all die Arbeitsschritte, die sich immer wieder wiederholen, sehr ausführlich dokumentiert hat und auch alle „Was ist, wenn ...“-Fragen beziehungsweise -Fälle dokumentiert und beantwortet hat. Das war wohl so hilfreich für die Kollegen, die Aufgabenbereiche von ihm übernommen haben, dass sie kaum Rückfragen hatten.

Ich bin dann mit den Kollegen aus meinem Bereich zu dem Entschluss gekommen, dass wir normalerweise ebenso unsere immer sich wiederholenden Aufgaben dokumentieren sollten. Nicht nur, wenn der Bereich gewechselt wird und die Aufgaben somit neu verteilt werden müssen, ist das hilfreich. Auch wenn mal jemand im Urlaub ist oder etwas länger wegen Krankheit ausfällt, ist es gut, wenn man alles, was zu erledigen ist, in einer Dokumentation zusammengefasst hat. Meist fehlt den Leuten aber die Zeit, um solche Dokumentationen zu erstellen und manche sehen vielleicht auch den Sinn darin nicht so sehr und bemerken die Notwendigkeit einer guten Dokumentation erst, wenn dann wirklich mal jemand ausfällt und man sie gut gebrauchen könnte.

Wie handhabt ihr das in eurem Unternehmen? Habt ihr Dokumentationen euer täglichen Arbeiten oder macht ihr so etwas nicht? Hättet ihr euch in einer bestimmten Situation schon mal gewünscht, dass ihr alles dokumentieren würdet?

Grundsätzlich halte ich es für eine gute Idee, seine Arbeitsabläufe zu dokumentieren. Die wichtigsten Anwendungsfälle hast du ja schon erwähnt. Aber auch für jeden selbst kann es sehr hilfreich sein, eine solche Dokumentation zu führen. Schließlich erreicht man eine sehr hohe Arbeitsqualität, wenn man sich an einen Ablauf hält. Das gilt besonders dann, wenn man viele verschiedene solche Abläufe hat und manche vielleicht nur selten braucht. Wenn man dann wieder die Dokumentation her nimmt sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass man einen wichtigen Schritt vergisst oder falsch ausführt. Außerdem kann die Dokumentation helfen, Schwachstellen im Arbeitsablauf zu erkennen und zu korrigieren. Auch kann man Potential zur Automatisierung gezielt suchen. Und schließlich kann man seinen Arbeitsaufwand gegenüber Vorgesetzten gut darstellen, falls diese Zweifel an der Effektivität haben.

Ich selbst habe nur recht wenige wiederkehrende Arbeiten und für die meisten Tätigkeiten gibt es ohnehin eine Dokumentation, da diese nicht nur von mir ausgeführt werden müssen. Hin und wieder gibt es aber doch solche Situationen und dann bemühe ich mich auch, den Ablauf zu dokumentieren. Das erfolgt dann meist in einer kleinen Word-Datei. Manchmal handelt es sich auch um Berechnungen, die dann je nach Komplexität entweder in Excel oder Matlab abgebildet werden.

Bei meiner Arbeit gibt es auch so einige Dokumentationen über Vorgänge, die sich wiederholen und wie man gewisse Arbeiten erledigt. Das sind manchmal Anweisungen, die von Kollegen geschrieben wurden, damit eben jeder Bescheid weiß, wie gewisse Arbeiten erledigt werden müssen. Manchmal sind es aber auch Erklärungen von Gesetzestexten mit einer Beschreibung, wie diese umgesetzt werden müssen, damit eben alles korrekt abläuft.

Alle diese Dinge sind schon sehr hilfreich, wenn mal jemand im Urlaub ist und andere diese Arbeiten erledigen müssen. Darum kann ich es nur empfehlen, solche Dokumentationen anzulegen, wenn sich Schritte immer wiederholen. Natürlich ist es erst mal mühsam, aber es hilft.

Ich finde das gar nicht so verkehrt, wenn ich ehrlich bin. Wir haben seit knapp zwei Monaten eine neue Leitung im Unternehmen, wobei sie auch sehr effizient und strukturiert ist und das nach und nach umsetzt, dass wir so eine Art Qualitätsmanagement haben. Soll heißen, dass bestimmte Arbeitsabläufe immer automatisiert werden und dann auch so dokumentiert werden, dass theoretisch jeder sie machen könnte. Das ist besonders dann nützlich und sinnvoll, wenn neues Personal eingestellt wird, das sich erst noch einarbeiten muss.