Mitarbeiter beim Durchstöbern der Personalakten erwischt

Ich bin momentan in der Personaladministration und Entgeltabrechnung eingesetzt, weil wir derzeit einen erheblichen Personalmangel zu verzeichnen haben. Da ich ursprünglich ohnehin aus dem administrativen Bereich komme ist dieses Einsatzgebiet eigentlich kein großes Problem für mich.

Mit eigentlich meine ich, dass ich nun mehrmals mitbekommen habe, wie Mitarbeiter die Personalschränke durchgewühlt haben und gezielt einzelne Personalakten herausgeholt haben. Wie jeder weiß sind in Personalakten viele persönliche Daten enthalten und hier greift das Datenschutzgesetz natürlich mehr als sonst wo. Für das gezielte Lesen jeglicher personaltechnischen Daten könnte der Mitarbeiter also im schlimmsten Fall entlassen und strafrechtlich belangt werden.

Ich weiß nun nicht genau wie ich reagieren soll, weil ich keine Beweise habe und es mehrere Mitarbeiter gibt, die sich die Personalakten durchlesen. Wenn sich nun alle gegen meine Aussage wenden würden könnte ich unter Umständen große Probleme kriegen. Bisher kam es noch nicht vor, dass private Dinge weitererzählt wurden oder gegen die jeweiligen Mitarbeiter verwendet wurden, was meiner Meinung nach aber nur eine Frage der Zeit ist.

Wie würdet ihr reagieren, wenn ihr ein solches Vergehen mitbekommen würdet? Bin ich gezwungen zu handeln oder kann ich es auch einfach auf sich beruhen lassen? Sollte ich die Mitarbeiter darauf ansprechen oder direkt eine höhere Führungsebene?

Du bist auf jeden Fall dazu verpflichtet etwas zu machen. Eigentlich solltest du das nicht Zustand hinnehmen, sondern auch reagieren, indem du zu deinem Chef gehst. Solche Schränke sollten auch abgeschlossen werden, wenn man aus dem Raum geht oder in Pause geht. Abgesehen davon würde ich einfach immer jemanden mitnehmen, wenn du längere Zeit nicht im Raum warst, dann hättest du einen Zeugen. Aber allein schon deine Aussage sollte reichen. Immerhin scheinen die Kollegen das ja öfter zu machen und so nett man auch ist, das ist keine leichte Sache und muss bestraft werden, da solltest du keine Rücksicht nehmen.

Was ich nicht genau verstehe, ist die Lagerung der Akten. Denn wie kann es denn sein, dass solche Daten (die ja auch nicht täglich in Gebrauch sein müssen) offenbar frei und leicht zugänglich aufbewahrt werden? Gibt es nicht wenigstens einen Schrank? Wie wäre der Vorschlag, eben diesen Schrank mit einem Schloss zu versehen? Das erste was dringend zu tun ist, wäre dafür zu sorgen, dass die Akten eben nicht - wie offenbar jetzt - im Aufenthaltsraum frei zugänglich bewahrt werden, sondern in einem Büro zu dem nicht jeder Zugang hat und da eingeschlossen in einem Schrank zu dem nur wenige den Schlüssel haben.

Zusätzlich ist die Frage, wie du mitbekommen hast, dass einzelne Mitarbeiter die Akten durchwühlen. Wenn du die Leute direkt antriffst, dann wäre die naheliegende Frage an den Mitarbeiter, welche Informationen er den für seine Arbeit sucht. Hier ist doch die erste Maßnahme das Ansprechen bzw. Untersagen, sich hier an den Akten zu bedienen. Ich denke nicht, dass jeder frech genug ist, hier entsprechend eine lustige Begründung erfinden zu können.

Außerdem hast du ja für deine Tätigkeit sicher auch eine Vorgesetzte oder einen Vorgesetzten. Auch diese Person sollte dringend über das Problem in Kenntnis gesetzt werden! Denn ich glaube nicht, dass sich die Mitarbeiter einen Fehler ankreiden lassen müssen, wenn sie frei liegende und offene Akten einsehen. Vielmehr hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass die ihm anvertrauten Daten sicher gelagert werden. Im Zweifel hat also der Arbeitgeber ein Problem, nicht der Mitarbeiter, der hier - aus welchen Gründen auch immer - die Nase in Akten steckt, die ihn nichts angehen. Jedenfalls dann, wenn dazu keine Schlüssel nachgemacht, Schlösser nicht geknackt oder Schränke nicht aufgebrochen werden.

Natürlich ist es Mitarbeitern welche nicht zur Personalabteilung gehören, nicht gestattet die Personalakten anderer Mitarbeiter einzusehen oder zu durchstöbern. Aber es stellt sich schon die Frage, warum Mitarbeiter außerhalb der Personalabteilung Zugang zu den Personalakten haben? Wie soll ich mir das vorstellen? Kommen die in Euer Büro, ziehen sich die Personalakten und durchstöbern die gemütlich? Dies wäre und ist ein Unding. Sollte das Personalbüro (oder das Büro wo die Akten gelagert werden) nicht besetzt sein, muss der Schrank abgeschlossen sein.

Nun ich würde jetzt erst mal kein Fass aufmachen und einzelne Mitarbeiter dem Chef gegenüber anzeigen. Wichtiger wäre es, diesen Missstand abzuschaffen. Wenn es sein muss notfalls mit dem Chef. wenn Equipment wie ein verschließbarer Schrank fehlen sollte. Eine Anzeige der neugierigen Mitarbeiter beim Chef könnte nach hinten los gehen. So nach dem Motto, wie das möglich wäre und man hätte seine eigene Sorgfaltspflicht verletzt bzw. ist der nicht nachgekommen.

Ich verstehe ehrlich gesagt nicht, warum solche Informationen nicht irgendwo weggeschlossen werden, sondern frei zugänglich sind. Bei uns ist es zwar so, dass jeder Mitarbeiter einen Generalschlüssel für alle Büroräume bekommt und daher auch überall hin Zugriff hätte, aber die Personalakten sind trotzdem verschlossen und nicht zugänglich. Die Sekretärin, die sich bei uns darum kümmert hat die Sachen felsenfest verwahrt, sodass da keiner einfach dran kommt. Das finde ich auch gut so und ich habe das für selbstverständlich gehalten.

Wieso werden die Personalakten denn nicht verschlossen aufbewahrt? Ich würde es nicht dulden wenn meine Personalakte für jeden zugänglich aufbewahrt werden würde. Wie du schon geschrieben hast: das Datenschutzgesetz greift in so einem Fall und dieses regelt mit Sicherheit auch die Aufbewahrung solcher Akten. Das es für jeden Mitarbeiter in deiner Firma anscheinend ein leichtes ist die Akten durchzusehen, finde ich wirklich erschreckend.

Und selbstverständlich musst du etwas dagegen tun. Der erste Gang sollte der zum Chef sein. Er wird dir im ersten Moment glauben müssen und wird auch mit den Mitarbeitern darüber reden. Das Sie sich alle gegen dich wenden kann ich mir nicht vorstellen, ich gehe nämlich davon aus das Sie nicht wissen das die jeweils anderen auch die Akten durchgesehen haben. Dein Chef kann dann entscheiden was er mit diesen Mitarbeitern macht, ob er nur Abmahnungen schreibt oder die Mitarbeiter kündigt. Und dann sollte er sich darum kümmern die Personalakten an einen sicheren Ort zu bringen an denen Sie für niemanden, der nicht berechtigt ist Sie zu lesen, zugänglich sind.