Was macht Ihr mit Kundendaten, die nicht mehr stimmen?

Bei einem meiner Jobs nutze ich ab und an eine große Datenbank mit Daten von bisherigen oder potentiellen Kunden. Diese sind alle in einer Software gespeichert, was ja eigentlich ganz praktisch ist. Das Problem ist aber, dass viele dieser Daten nach einigen Jahren schon nicht mehr stimmen. So verlieren Telefonnummern ihre Gültigkeit, Adressen sind nicht mehr aktuell und selbst Mailadressen werden scheinbar von einigen gelöscht. Wenn es sich um Firmen handelt, die ja auch online in bestimmten Adressverzeichnissen gelistet sind, versuche ist meistens, herauszufinden, wie die neue Anschrift oder Telefonnummer lautet.

Manchmal habe ich aber Pech und ich finde auch keine andere, außer der Nummer, von der ich weiß, dass sie nicht mehr gilt. Deswegen kann man bei uns diese Adressen in den "Schlafzustand" stellen, d.h. man gibt dadurch gewissermaßen an, dass die Daten nicht mehr stimmen. Dennoch werden die Einträge aber nicht komplett gelöscht. Wie ist das bei Euch? Werden bei Euch auf Arbeit nicht mehr korrekte Adressen gelöscht, sodass diese ganz weg sind oder werden sie nur deaktiviert, damit sie vielleicht irgendwann doch nochmal genutzt werden können, etwa wenn sich einer der Betreffenden doch nochmal von sich aus meldet?

Daten, die nicht mehr stimmen, bemerken wir sowieso erst, wenn die Person sich bei uns meldet und irgendwas möchte. Und dann erfolgt sowieso automatisch ein Datenabgleich mit dem Kunden. Problematisch sind nur nicht stimmende Bankverbindungen bei bestehenden Verträgen, sodass der Mitgliedsbeitrag nicht mehr abgebucht werden kann. In unserem eigenen Interesse versuchen wir dann natürlich, den Kunden zu kontaktieren. Ist das erfolglos, wird der Vorgang an die Mahnabteilung weitergegeben. Ansonsten verbleiben nicht mehr stimmende Datenbankeinträge einfach da, wo sie sind.

Ich kann nur die Erfahrung als Praktikantin beschreiben, die ich vor Jahren dazu machen durfte. Dort gab es eine Umstellung beim Warenwirtschaftssystem und man hat da gleich aussortiert. Kunden, wie auch Lieferanten, mit denen man mehr als drei Jahre keinen geschäftlichen Kontakt hatte, wurden aus der Datenbank gelöscht.

Und wenn ich nun heute eine größere Datenbank dazu hätte, würde ich die Einträge auch löschen, wenn über die Firma nichts mehr zu finden ist. Ich kenne zwar auch wenige Firmen, die man nicht mal im Telefonbuch findet, aber üblich ist das ja nicht. Ist also nichts zu finden, so kann man davon ausgehen, dass die Firma nicht mehr existiert.

Bei uns ist es auch so, dass wir es eigentlich nicht merken, wenn die Daten von Kunden nicht mehr stimmen. Das bekommen wir erst dann mit, wenn wir z.B. etwas dorthin schicken möchten und das nicht funktioniert oder wir dort anrufen möchten und merken, dass es die Telefonnummer schon nicht mehr gibt. Dann lösche ich die Adresse eigentlich aus dem System, damit nicht einer meiner Kollegen mal vor dem selben Problem steht, wie ich. Bei uns gibt es nicht die Möglichkeit, die Daten zu deaktivieren, damit man später nochmal darauf zugreifen kann.