Wie unangemeldete Besucher auf Arbeit loswerden?

Wer in einem Büro arbeitet, das zentral gelegen ist, also in dem man mitbekommt, wer alles in die Firma kommt, wird es sicher kennen, dass hin und wieder auch mal Außendienstmitarbeiter unangemeldet vor der Tür stehen. Bei uns kommt das zwar nicht so häufig vor, aber hin und wieder schon. Meistens sind das Mitarbeiter, die Büromaterial oder Computerzubehör verkaufen wollen.

Wenn diese Leute nun unangemeldet erscheinen und damit keinen Termin haben, macht meine Kollegin es immer so, dass sie nach einem Termin fragt und wenn derjenige verneint, lässt sie ihn auch nicht zum Chef hoch gehen, sondern sagt dem Mitarbeiter, dass er gerne seine Visitenkarte und eventuell einen Katalog da lassen kann, der Chef aber entweder nicht da ist oder eben keine Zeit hat. Und das finde ich auch richtig so.

Manchmal kommen auch Mitarbeiter von Speditionen, was in meinen Zuständigkeitsbereich gehört. Und ich hasse es ebenso, wenn sie einfach so erscheinen, um ein Gespräch zu führen. Klar kann ich es verstehen, dass sie etwas verkaufen wollen, aber meistens halten einen solche Leute nur von der Arbeit ab, was ich nun gar nicht vertragen kann. Ich versuche, die Leute dann höflich, aber bestimmt ab zu wimmeln und mache auch keinerlei Anstalten, mit ihnen ins Besprechungszimmer zu gehen. Meistens bleiben sie dann auch nicht lange und gehen wieder.

Wie ist das in Euren Firmen? Kommen diese Außendienstmitarbeiter auch gleich ins Büro oder müssen sie sich erst beim Pförtner melden? Und wenn ja, wie werdet Ihr sie wieder los, wenn sie keinen Termin haben?

Bei uns in der Apotheke kommen auch schon mal öfter Mitarbeiter des Außendienstes von Firmen, die neue Präparate vorstellen möchten. Oft ist mein Chef direkt mit vorne und kann selbst mit den Leuten reden. Wenn er gerade im Büro ist, gehe ich immer zu ihm und frage, ob er mit dem Außendienstmitarbeiter reden möchte. Wenn das nicht der Fall ist, überlässt er es auch mir, den Vertreter der Firma wieder los zu werden. Im Normalfall klappt das auch problemlos. Ich sage dann einfach, dass der Chef momentan keine Zeit hat und dass der Vertreter mir doch Unterlagen da lassen kann, die der Chef sich dann bei Gelegenheit ansehen wird.

Ich arbeite am Empfang eines Automobilzuliefer-Unternehmens. Wir bekommen auch regelmäßig unangemeldeten Besuch von den verschiedensten Außendienstmitarbeitern. Meist geht es um Bürobedarf, Elektrogeräte wie Drucker, Kopierer, Fax etc. aber uns besuchen auch gerne Vertriebsmitarbeiter von Rohstofflieferanten oder fachspezifischen Bereichen wie dem Werkzeugbau oder der Fertigung.

Für alle gilt jedoch das gleiche Prinzip: Ohne Termin kommt keiner in die jeweilige Abteilung durch. Ich gebe auch keine Daten aus der jeweiligen Abteilung raus (z.B. Name und Durchwahl des Ansprechpartners), da man nie weiß, was dann mit diesen Daten passiert. Bei einer Kollegin kam es nämlich z.B. mal vor, dass hinterher behauptet wurde, Ansprechpartner XY hätte eine Bestellung getätigt. Oft ist es auch so, dass die jeweilige Abteilung - wenn man Telefondurchwahl oder direkte Mailadresse rausgibt - mit nervigen Anrufen bzw. Emails belästigt wird.

Die Außendienstmitarbeiter werden also bei Ihrem Besuch ausnahmslos freundlich darauf hingewiesen, dass ohne Termin kein Durchkommen in die jeweilige Abteilung möglich ist. Gerne dürfen Sie ihre Visitenkarte, Kataloge oder ein Angebot bei mir hinterlegen und ich leite es dann an die jeweilige Abteilung weiter. Ein Angebot per Email ist natürlich auch möglich, jedoch dann nur an die allgemeine Emailadresse des Unternehmens - ebenfalls zur Weiterleitung. Wenn dann Interesse in der jeweiligen Abteilung besteht, meldet sich ein Mitarbeiter von uns bei der Firma um einen erneuten Besuchstermin zu vereinbaren.

Hier und da versuchen die Vertriebsmitarbeiter natürlich trotzdem mit irgendwelchen Gründen diese Vorgehensweise zu umgehen, jedoch sind sie es im Groß und Ganzen ja auch von anderen Firmen so gewöhnt und wissen, dass ein direktes Durchkommen eher die große Ausnahme ist.