Vertrieb - wie läuft er in Eurer Firma ab?

Ich arbeite ja nun schon seit elf Jahren in einer Firma, in der sich hauptsächlich für den Vertrieb zuständig bin. Natürlich muss ich auch mal andere Arbeiten erledigen, die jetzt nicht speziell zum Vertriebsbereich gehören, aber das kommt nur dann vor, wenn meine Kollegin mal nicht da ist, sie macht den Einkauf und die Produktionsplanung.

Der Vertrieb ist bei uns so organisiert, dass, wenn ein Auftrag erteilt wird, erst einmal geprüft wird, ob die bestellte Ware auf Lager ist. Falls das nicht der Fall ist, müssen Rohstoffe eingekauft und die Produktion geplant werden. Sobald dann die Termine feststehen, wann die Ware verschickt oder abgeholt werden kann, komme ich ins Spiel. Der Kunde bekommt eine Auftragsbestätigung oder, bei ausländischen Kunden, eine so genannte Proforma-Rechnung. Diese enthält dann alle wichtigen Daten, die Menge der bestellten Ware, Einzel- und Gesamtpreise, sowie die Verschiffungsdaten und die Zahlungsbedingungen.

Einen Tag, bevor die Ware verladen wird, erstelle ich die Lieferpapiere, so dass ich nicht erst damit anfangen muss, wenn der Spediteur da ist. Solche Dinge, wie die Zollabwicklung, muss natürlich schon früher erledigt werden, da man eine Ausfuhr außerhalb der EU ja anmelden muss.

Bei inländischen Kunden läuft es dann einfacher ab, sobald die Ware unseren Hof verlassen hat, erstelle ich die Rechnung und schicke sie raus. Im Export ist es so, dass erst alle Dokumente zum Kunden geschickt werden, wenn zum Beispiel der Seefrachtbrief vorliegt. Dann bekommt der Kunde diesen Frachtbrief, auch "Bill of Lading" genannt, sowie seine Rechnung und eine Packliste. Diese Dokumente werden immer mit einem Kurierdienst geschickt.

Wie ist das bei Euch? Läuft es ähnlich ab oder habt Ihr ein ganz anderes System für die Abwicklung des Vertriebs?

Ich arbeite für einen Automobil-Zulieferer und bei uns läuft die Abwicklung von Bestellungen in etwa genau so ab:

Der Kunde schickt eine schriftliche Bestellung und es wird zuerst geprüft, ob Lagerbestand vorhanden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, wird neu produziert. Hier wird vorab festgestellt, ob alle erforderlichen Rohstoffe, Zukaufteile und Verpackungsmittel vorhanden sind. Da wir überwiegend an Stammkunden mit Rahmenverträgen liefern, ist unser Einkauf jedoch so aufgestellt, dass immer alles direkt so nachgekauft und bei uns eingelagert wird, dass keine Lieferengpässe bei Bestellungen entstehen. Die Fertigungsaufträge werden mit der Produktionsleitung abgesprochen und der Kunde erhält eine Bestellbestätigung auf der Art der bestellten Teile, Liefertermin, Lieferanschrift, Bestellmenge und Zahlungskonditionen aufgelistet sind.

Bei Auslandskunden liefern wir nur gegen Vorauskasse, d.h. eine Vorab-Rechnung wird erstellt und der Produktionsvorgang wird erst gestartet, wenn das Geld bei uns eingegangen ist. Bei Inlandskunden gelten die jeweils ausgehandelten Konditionen., in der Regel Zahlung innerhalb 14 Tage nach Erhalt der Ware. In einigen Ausnahmefällen (wenn es in der Vergangenheit Schwierigkeiten mit der Bezahlung von Rechnungen gab) liefern wir jedoch auch hier nur gegen Vorauskasse.

Die Lieferpapiere und die ggf. für die Zollabwicklung benötigten Papiere erstellt unser Versand kurz vor Abholung durch den Spediteur selbst. Sobald die Ware ausgeliefert wurde, geht der entsprechende Lieferschein zur Abrechnung in die Verwaltung. Die Buchhaltungsabteilung prüft danach anhand des jeweiligen Zahltermins den Eingang der Zahlung. Sollte kein Zahlungseingang erfolgen, wird eine Offene-Posten-Liste erstellt und der Kunde kommt in den Mahnlauf (ggf. mit Lieferstop bis die Rechnung beglichen wurde).

Generell sind Bestellbestätigung, Lieferschein und spätere Rechnung inhaltsgleich und werden von unserem Warenwirtschaftsprogramm selbst erstellt. Hier muss man dann nur noch die Daten entsprechend prüfen, was die Abwicklung sehr vereinfacht.