Warum werden Anschreiben bei jeder Bewerbung beibehalten?

Da meine Schwester nun dieses Jahr endlich eine Lehre anfangen wird, habe ich natürlich auch ihr ganzes Bewerbungsverfahren mitbekommen. Vieler Ihrer Bewerbungen sind natürlich auch zurück gekommen. Aufgefallen ist mir bei den Absagen sowie einfach zurückgekommenen Bewerbungsmappen, dass das Anschreiben entnommen wurde.

Kein einziges, von Ihrer circa hundert geschriebenen Bewerbungen kam mit diesem Dokument zurück. Demnach denke ich, dass es also wohl so üblich ist. Doch wieso behalten sich die geworbenen Unternehmen, die Anschreiben für sich ein? Werden diese irgendwo eingeordnet, oder entsorgen die Personalabteilungen dieses Schreiben?

Darauf weiß ich leider auch keine Antwort, außer vielleicht, dass das ja ein persönliches Schreiben ist und die dann davon auch ausgehen, dass es nicht mehr gebraucht wird. Was ich aber auch hinzufügen möchte ist, dass deine Schwester froh sein kann, dass sie die Mappen zurückbekommen hat. Ich hatte dieses Jahr auch viele Bewerbungen laufen und ich bekam so gut wie nie auch nur irgendetwas zurück. Und eine Bewerbungsmappe nie. Wenn dann wurden meine Unterlagen ohne Mappen geschickt. Und da frage ich mich, was das denn soll?

Ich habe immer extra etwas teurere Mappen gekauft, da unsere Lehrerin auch darauf bestand, weil die halt besser aussahen und stabiler waren. Da war es schon sehr ärgerlich, nie etwas zurück zu bekommen. Die Anschreiben selbst hab ich immer auf dem PC gespeichert und ich hätte die auch nicht gebraucht. Und ich denke, die schreddern diese Anschreiben dann einfach weil im Normalfall braucht die ja niemand mehr.

Die Anschreiben werden häufig eine Zeit lang (bis zu einem Jahr) archiviert und eben später vernichtet. Der Grund ist, dass ein Arbeitgeber grundsätzlich immer mit Klagen wegen Diskriminierung rechnen muss, wenn er einem Bewerber absagt. Da in einem solchen Fall der Arbeitgeber die Beweislast trägt, wird er eben die Anschreiben erst einmal zurück behalten, um eben beweisen zu können, dass er nicht gegen bestimmte rechtliche Normen verstoßen hat.

Ich arbeite selber auch in der Verwaltung, und habe auch manchmal mit Bewerbungen zu tun, wo ich den Bewerbern dann eine Absage schreiben muss. Gerade jetzt, kommen immer viele Bewerbungen an, und diese meistens schriftlich, aber auch per E-Mail.

Ich muss also für jeden Bewerber eine Absage schreiben. Diese drucke ich dann zweimal aus, einmal für den Bewerber, die per Post raus geht, zusammen mit der Bewerbungsmappe, und eine Kopie für die Firma. Die Kopie, wird dann zusammen mit dem Bewerbungsanschreiben abgeheftet, in einen Ordner. Auch die Anschreiben, die per E-Mail kommen, werden ausgedruckt, und auch abgeheftet, zusammen mit der Absage.

Wie JotJot schon geschrieben hat, dienst es eben der Beweislast. Falls auch mal ein Bewerber sich melden sollte, und sagt, er habe seine Bewerbungsunterlagen nicht zurück bekommen, kann man immer nochmal in den Ordner schauen, und den Verlauf mit Datum nennen. Bei uns in der Firma, werden diese Bewerbungen aber nur ein halbes Jahr, soweit ich weiß, aufbewahrt. Danach werden sie im Schredder vernichtet.