Wie Geschäftspartner zu besserer Zahlungsmoral animieren?

Vor einigen Jahren habe ich mich selbstständig gemacht und ein eigenes Unternehmen gegründet. Es klappte auch alles bisher sehr gut und erfolgreich, doch nun muss ich leider die Zahlungsmoral von einem meiner Geschäftspartner sehr bemängeln. Häufig kommt es jetzt vor, dass Zahlungen, die zu entrichten sind, erst mit sehr großer Verspätung erfolgen. Es sind sogar noch einige Beträge offen, die bereits vor fast einem halben Jahr in Rechnung gestellt worden sind.

Mahnungen habe ich bisher noch nicht geschickt sondern nur kurz schriftlich per e-Mail freundlich daran erinnert. Zum Glück sind es keine derartigen Beträge die mich wirtschaftlich in Bedrängnis bringen würden, aber ärgern tut es mich allemal und das ganze gefällt mir überhaupt nicht und ich weiß nicht, wie ich in diesem Fall am besten vorgehen sollte. Wie kann man seinen Geschäftspartner zu einer besseren Zahlungsmoral animieren? Welcher Mittel würdet ihr euch bedienen um derart zahlungssäumige Kunden höflich aber zugleich auch bestimmend an ihre Zahlungsverpflichtung zu erinnern?

[Gio]

Ich würde für mein Mahnverhalten einen Prozess definieren, den ich strikt einhalte. Damit spart man sich den Stress, bei jedem Kunden individuell zu überlegen, wie man wohl am besten vorgeht. Im Vorfeld würde ich ein Skonto von 2% geben, wenn der Kunde pünktlich zahlt, zum Beispiel innerhalb von acht Tagen nach Erhalt der Rechnung. Das ist für manche vielleicht schon ein Anreiz, ihren Pflichten nachzukommen.

Wenn nach zwei Wochen noch nichts passiert ist, würde ich schon die erste Zahlungserinnerung, aber noch ohne Mahngebühren, verschicken. Mahnungen müssen ja nicht unfreundlich sein. Man kann ja verständnisvoll fragen, ob die Rechnung übersehen worden ist. Man könnte auch nach den Gründen fragen und die Möglichkeit anbieten, in Raten zu zahlen, falls eine vorübergehende Knappheit vorliegt.

Manche Firmen rufen auch an. Das würde ich aber nicht tun, da den Kunden dies peinlich ist und sie ihr Gesicht dabei verlieren. Man möchte sie ja erst einmal als Kunden behalten. Eine schriftliche Mahnung ist unpersönlicher, da kann der Kunde sich vorstellen, dass ein Computer oder ein Inkasso-Unternehmen sie automatisch herausgibt. Sie sollten wieder eine Frist für eine Antwort setzen und schon freundlich (da fallen einem schon Formulierungen ein) darauf hinweisen, dass bei der nächsten Mahnung leider Mahngebühren anfallen.

Wenn nach der dritten Mahnung noch keine Reaktion erfolgt ist, wird es Zeit, per Einschreiben gerichtliche Schritte einzuleiten. Es ist kein Verlust einen solchen Kunden zu verlieren. Man möchte seine Leistungen ja nicht verschenken. Danach sollte man einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.

Wichtig ist es, immer Termine zu setzen und den nächsten Schritt anzukündigen, der folgt, wenn keine Reaktion erfolgt. Es ist durchaus möglich, solche Schreiben auch in einem freundlichen, sachlichen Ton zu halten.

Ich denke, dass es vielen auch im Geschäftsleben schwer fällt, einen relativ großen Beitrag zu entrichten. Wenn es die Möglichkeit gibt, kann man ja stattdessen auf mehrere kleine Beiträge splitten. Wenn Du beispielsweise Beratungsleistungen erbringst, dann könnte doch der andere nach jeder einzelnen erfolgten Beratung bezahlen müssen, anstatt nachher alles mit einem Mal.

Auch Vorkasse kann vielleicht in manchen Fällen eine Alternative sein oder das Teilen des Rechnungsbetrags auf einen vorher und einen nachher zu bezahlenden Anteil. Das Bezahlen in bar fällt oft leichter als das Überweisen, weil man Letzteres theoretisch ja lange hinauszögern kann.

Dass Du keine Mahnungen versendest, kann ich gut verstehen, ich hätte damit auch Probleme. Denn man muss sich bei Mahnungen ja auch an gewisse rechtliche Regelungen halten, die mir jetzt gar nicht wo wirklich vertraut wären. Zudem verliert man damit auch Kunden, die eben momentan mal Zahlungsschwierigkeiten hatten. Vielleicht solltest Du einfach mal nachfragen, warum die Rechnungen nicht bezahlt werden.