Bewerbung per mail - was beachten?

A will sich auf eine Stellenanzeige bewerben, wo nur die e-mail Adresse der Firma bei steht. Die Bewerbung wird auch nur anerkannt, wenn diese per mail erfolgt. A weiß, dass eigentlich alles als Anhang beigefügt werden muss. Sollte das alles als PDF Datei sein oder als Word Datei? Was schreibt man denn, wenn das Anschreiben usw. alles als Anhang gesendet wird in die mail selber? Was muss man beachten, wenn man eine Bewerbung per mail schreiben soll? Was darf man auf keinen Fall vergessen?

Ich habe mich auf der Suche nach meinem Arbeitsplatz auch bei diversen Stellenangeboten und Firmen nur online bewerben können und hoffe daher so etwas helfen zu können. Tatsächlich ist es wirklich so, dass es eigentlich kein genaues Maß gibt, an das man sich wie bei der konventionellen schriftlichen Bewerbung richten könnte. Ich hatte aber auch ein Vorbereitungsgespräch bei der IHK, welche eben unter anderem auch auch solche Bewerbungen spezialisiert sind und den Bewerbern Tipps mit auf dem Weg geben.

Mir wurde damals ans Herz gelegt, dass Bewerbungen welche nur online eingereicht werden können, besser daher kommen, wenn diese im PDF-Format übermittelt werden. Diese lassen sich auf jedem Computer öffnen, egal mit welchem Schreibprogramm dieser zuvor erstellt wurden. Noch besser kommt es daher, wenn man die Möglichkeit besitzt, dieses Dokument mit einer "richtigen" Unterschrift zu versehen - Ich habe meine Bewerbungen dafür zuvor ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt. Etwas umständlich, aber was soll's.

Ansonsten sollte A. auch auf jeden Fall beachten, nicht jeden Anhand einzeln in die eMail einzufügen, da keiner in der Personalabteilung große Lust hat, jedes Dokument im Anhang einzeln herunter zu laden. Hier wäre es praktischer, die Dateien als ganzes Paket in Form eines Ordners oder ähnliches zur Verfügung zu stellen. Auch sehr wichtig: Die Dokumente müssen ordentlich benannt werden. Zum Beispiel "Lebenslauf - A." und nicht einfach nur "Dokument 1". Wenn man hier öfter darauf zugreifen muss, sucht man sich sonst zu Tode und das kann nicht von Vorteil für den Bewerber sein.

Zu deiner letzten Frage: Ich selbst habe im Schreiben der eMail selbst einfach noch mal mein Anschreiben kopiert und dieses eventuell ein Stück weit angepasst, so dass man sofort sehen konnte, worum es geht. Das Anschreiben mit der Bewerbung um den Posten selbst muss A. dann natürlich auch noch einmal als Anhang mit in die eMail packen. Ist zwar doppelt, aber so hat man alle wichtigen Daten auf einen Blick.

Ich kann meinem Vorredner soweit zustimmen, passt alles. Zum Thema Anschreiben habe ich es aber so gehandhabt:

Man ruft ja meistens vor Bewerbung beim potenziellen Arbeitgeber an, um sich zu erkundigen wer der richtige Ansprechpartner ist. Dann kann in der Mail schreiben, dass man sich für das nette Telefonat bedankt und Bezugnehmend darauf sich nun bewerben möchte. Die entsprechenden Unterlagen findet man im Anhang. So hat man zwei verschiedene Texte, einmal das Anschreiben in der Mail und einmal das Anschreiben in der PDF. PDF ist vor allem auch darum von Vorteil, weil es damit nicht zu Formatierungsfehlern kommen kann.

Ob man jetzt allerdings alles in ein gepacktes Format packen soll, weiß ich nicht so recht. Denn das bedeutet, dass auf dem Rechner entweder Win.rar zip oder 7z installiert sein muss, was ja nicht sicher gegeben ist.

Einige Fragen wurden schon im Thread Fragen bzgl. E-Mail Bewerbung beantwortet. Unter anderem auch die Frage nach dem Anschreiben. Weitere Antworten findest Du auch in den Threads Wie bewerbe ich mich online richtig? und Bewerbung Online?.

Speziell auf die Form wird im Thread Bewerbung per Internet: Was ist wichtig und zu beachten? noch einmal eingegangen.

Vielleicht kannst Du Deine Fragen ja noch konkretisieren, wenn Du in den anderen Threads keine Antworten findest.

Genaue Richtlinien gibt es zur E-Mail-Bewerbung tatsächlich nicht, weil es sich insgesamt um ein noch zu neues Verfahren handelt. Ich habe mich auch schon per E-Mail für Stellen beworben und mache das immer folgendermaßen:

Im Betreff steht "Bewerbung für die von Ihnen ausgeschriebene Stelle als XY"; die E-Mail selbst ist dann das, was früher das Bewerbungsschreiben gewesen wäre, also im Wesentlichen in Briefform eine Bekundung des Interesses und der angenommenen Entsprechung mit den Anforderungen. Der Lebenslauf wird dann als Datei angehängt.

Ich würde immer dazu raten, PDF- und nicht Word-Dateien anzuhängen, weil Worddokumente teilweise auf unterschiedlichen Computern unterschiedlich angezeigt werden. Außerdem können in einem Worddokument theoretisch sehr viel leichter Änderungen durchgenommen werden als in einer PDF-Datei.

Im Zweifelsfall lohnt es sich aber gerade bei E-Mail-Bewerbungen auch immer, vorher beim potenziellen Arbeitgeber anzurufen - schon, um sich zu erkundigen, ob die Stelle überhaupt noch frei ist. Bei der Gelegenheit darf man meiner Meinung nach ruhig auch fragen, wie die Bewerbung denn formatiert sein soll.

Die Bewerbung wird auch nur anerkannt, wenn diese per mail erfolgt.

Mir wäre das neu, wenn ein Unternehmen eine schriftliche Bewerbung tatsächlich gleich ungesehen schreddern würde, nur weil diese eben nicht wie bevorzugt als Mail zugeschickt wird. Vielleicht wäre ja genau dies der Weg, um sich von der Masse abzuheben. Schließlich beweist man so, dass man auch andere Wege gehen kann, sich von der Masse abhebt und in der Lage ist, die Unternehmensadresse herauszufinden. Ich bin ein Freund davon, wenn Unternehmen klar schreiben, was sie bevorzugen. Aber es wäre töricht, sich darauf zu versteifen. So ein Unternehmen könnte dann den sog. "war for talents" nicht nur nicht gewinnen, sondern hätte schon vorher verloren!

Sollte das alles als PDF Datei sein oder als Word Datei?

Nachdem Word-Dateien Dateien sind, die zur Bearbeitung gedacht sind, würde ich in solchen Fällen immer PDF Dokumente bevorzugen. Der PDF Reader ist mittlerweile ja auch genauso ein fester Bestandteil von Office-Rechnern, wie die diversen Office-Pakete. Außerdem besteht bei Word die Gefahr, dass manch eine Firewall bzw. ein Virenscanner diese Formate herausfiltert. Zusätzlich besteht immer die Gefahr, dass die Historie mit gespeichert bleibt (und es ist peinlich, wenn der Personaler sehen kann, wie sich das Feld für den Adressaten "entwickelt" hat) oder die Datei schlicht zu groß ist.

Was schreibt man denn, wenn das Anschreiben usw. alles als Anhang gesendet wird in die mail selber?

Wer den Zweck des Anschreibens ernst nimmt, der könnte doch auch auf die Idee kommen, dieses eben in die Mail zu schreiben! Denn das ist ja das erste, was der Personaler als Bewerbung sieht. Hier ein separates Anschreiben anzuhängen, bedeutet, dass ein zusätzlicher Schritt notwendig ist, bevor man weiß um was es sich bei dieser Bewerbung konkret handelt. Ich würde daher tatsächlich auf ein PDF-Anschreiben verzichten und dieses eben als Mail formulieren/formatieren. Der Anhang beinhaltet dann eben Zeugnisse (wenn gewünscht), Belege und natürlich den Lebenslauf.

Was muss man beachten, wenn man eine Bewerbung per mail schreiben soll?

Es sollten die gleichen Regeln gelten, die auch für "Offline"-Bewerbungen gelten. Ich wüsste nicht, was hier im besonderen gelten sollte und wo neue Fehler gemacht werden können bzw. wieso alte Fehler hier zu tolerieren wären.