Ausgefüllte Formulare - Kopien für eigenen Bedarf?

Die meisten von uns haben bestimmt schon einmal mit Behörden zu tun gehabt, für die sie auch Formulare ausfüllen mussten. Manche Formulare lassen sich zu Hause ausfüllen und werden dann entweder bei einem Termin vorgelegt oder man schickt sie postalisch dorthin. Auch könnte man bei manchen Formularen diese über den Computer ausfüllen und dann sich für den eigenen Bedarf eine Kopie abspeichern.

Wie sieht es aber bei Formularen aus, die man nun aus Papier vor sich liegen hat und dadurch eher handschriftlich ausfüllt? Macht Ihr Euch davon eine Kopie für den eigenen Bedarf oder gebt Ihr diese Formulare ohne eine Kopie für Euch selbst ab? Wie und wie lang bewahrt Ihr diese Formulare dann insgesamt auf?

Ich mache mir immer eine Kopie von Formularen, die ich irgendwo einreiche. Die Aufbewahrungszeit ist unterschiedlich. Wenn ich ein Formular für die Rente ausfülle, verwahre ich es auf, bis die nächste schriftliche Rentenmitteilung kommt. Wenn ich eine Krankheitsmeldung für die Schule ausfülle (und hoffe, dass mein Sohn es nicht verschlampt), verwahre ich das bis zum nächsten Schuljahr auf. Wenn ich meine Steuerklärung gemacht habe (mittlerweile mache ich das über Elster), habe ich die Kopien mindestens 5 Jahre aufgehoben. Möchte ich eine Versicherung abschließen, verwahre ich den Antrag so lange auf, bis ich den Versicherungsschein bekomme.

Ich habe früher nie Kopien gemacht und somit auch keine aufgehoben. Was sich aber in vielen Dingen als eher schwierig raus stellte und ich Kopien recht gut hätte gebrauchen können.

Mittlerweile mache ich Kopien für alle Anträge, die von Behörden wie Wohngeldamt und Sozialamt erforderlich sind. Von den ersten Anträgen hatte ich keine Kopie und die Folgeanträge empfand ich dann oft als schwieriger als der Erstantrag. Wobei bei manchen Anträgen ja auch andere Formulare mit abgegeben werden müssen. Bei meinem zweiten Neuantrag für Wohngeld bat mich mein Vermieter, die Vermieterauskunft doch bitte mit ihm zusammen auszufüllen. Daraufhin habe ich die Vermieterauskunft damals kopiert. Die letzte Auskunft die er hat ausfüllen müssen, hat er selbst kopiert und ich habe davon auch eine Kopie. Vereinfacht die Sache für alle Beteiligten.

Ähnlich versuche ich es mit anderen Anträgen zu machen. Rentenantrag ist auch so ein Thema für sich. Wobei ich da aber nicht immer die Gelegenheit habe, die Auskunft des Arztes zu kopieren. Was an sich nicht nötig wäre, sondern eher dazu dient, meine Neugierde zu befriedigen, gebe ich zu.

Ganz besonders spaßig finde ich auch immer die Anträge für die Zuzahlungsbefreiung. Bei jedem Antrag stellte ich mir an den selben Stellen die selben Fragen. Nun gibt es eine Kopie und ich brauche an sich nur noch abschreiben. Zumindest zum Teil.

Ganz generell mache ich die Kopien ja nun noch nicht so lange. Die Anzahl ist übersichtlich, denke ich. Deshalb habe ich mir über Aufbewahrungsfristen noch keine Gedanken gemacht. So habe ich mit Sicherheit noch eine Kopie des letzten Wohngeldantrags, obwohl ich vorerst kein Wohngeld mehr beziehen werde. Trotzdem halte ich es für sinnvoll, die Kopie aufzuheben.

Ich bin eigentlich kein Fan von Papierkram und habe früher schon mal Unterlagen einfach abgegeben und nicht kopiert. Nachdem dann das Finanzamt einige Bescheinigungen verschlampt hat, was mich nicht nur geärgert sondern auch Geld gekostet hat, bin ich da vorsichtiger geworden und kopiere mir was ich dort einreiche. Ich werfe das dann meist im Folgejahr weg oder wenn der Vorgang abgeschlossen ist.

Für mich selber mache ich mir auch immer Kopien, von den ausgefüllten Formularen. Da ich zu Hause auch einen Kopierer habe, ist das schnell erledigt. Da fühle ich mich einfach sicherer, wenn ich auch etwas in der Hand habe. Falls es dann mal heißt, dass man das Formular nicht abgegeben hat, oder es vielleicht verloren gegangen ist, habe ich immer noch die Kopien. Gerade bei wichtigen Angelegenheiten, sind Kopien immer sicherer.

Zwar ist es manchmal einiges an Papier, das man dann aufheben muss, aber das ist mir egal. Ich hebe es dann solange auf, bis sichergestellt ist, dass meine Formulare auch eingegangen sind, und bearbeitet wird. Dann schmeiße ich die Kopien natürlich in den Müll, denn ich könnte ja gar nicht alle Formulare aufbewahren, die ich jemals ausgefüllt habe.

Ich mache mir auch immer Kopien von irgendwelchen Formularen, die ich einreichen muss. Dann habe ich immer noch etwas in der Hand und kann nachvollziehen, was ich eingereicht habe. Oftmals notiere ich mir dann auch das Datum, wann ich etwas eingereicht habe. Durch die moderne Technik ist es aber mit dem Papierkram zum Glück viel weniger geworden.

Im Grunde sind es nur noch Unterlagen, die ich wegen meiner Rückenschule bei der Krankenkasse einreichen muss und auch die Steuererklärung, die ich in Papierform abgebe. Bei den Unterlagen für die Krankenkasse warte ich, bis die Gutschrift erfolgt ist, dann werden die Kopien entsorgt. Bei der Steuererklärung bewahre ich die Sachen auf, um einige Dinge im nächsten Jahr abschreiben zu können. Danach werden die Unterlagen auch entsorgt und immer nur die aktuellsten aufbewahrt.

Das ist unterschiedlich. Dinge, welche ich für die Schule ausfüllen muss oder den Hort der Kinder kopiere ich mir nicht. Da werden ja eh nur die persönlichen Daten eingetragen und da muss man nicht wirklich eine Kopie machen. Allerdings bei Formularen für das Finanzamt wird alles kopiert, bevor ich es abgebe. Die ganzen Zahlen, welche man aus mehreren Ordnern zusammen gesucht hat, kann man sich ja nicht merken und brauch halt dann eine Kopie zum Abgleich.

Auch bei den Anträgen, als mir noch Wohngeld zustand, habe ich das vor der Abgabe alles kopiert. Immerhin kann denen auch mal ein Fehler unterlaufen und man hat gleich alles zur Hand, um eventuell gegen einen Entscheid vorzugehen.

Ich mache mir eigentlich nie eine Kopie, auch nicht von einem ausgefüllten Formular. Wenn es sich um ein sehr wichtiges Formular handelt, dann bekommt man ja meistens selber noch einmal eine Version des Blattes ausgehändigt von der Person, welche das Formular dann annimmt. Also hätte man gleich zwei Formulare in Kopie bei sich herum liegen, wenn man selber auch noch eine Kopie anfertigt. Das macht natürlich keinen Sinn.

Bei den meisten einfachen Formularen sehe ich gar keinen größeren Sinn darin, eine Kopie zu hause liegen zu haben. Ich habe noch nie wirklich wichtige Formulare ausfüllen müssen oder dürfen, bei denen ich vielleicht sogar das Bedürfnis gehabt hätte, dieses Formular auch daheim zur Hand zu haben, aus welchem Grunde auch immer. Deswegen bin ich aber nicht geneigt zu sagen, dass ich niemals ein Formular kopieren würde, ganz im Gegenteil. Wenn ich einmal ein wichtiges Formular ausfüllen müsste, dann könnte es schon passieren, dass ich meine Meinung ändere und doch eine Kopie anfertige.

Bei mir ist es auch recht unterschiedlich, ob ich ein Formular kopiere oder eher nicht. Meistens sind es Formulare, die ich kopiere, wenn ich noch Geld von jemandem oder irgendeiner Einrichtung erhalten muss und denjenigen anschreibe. Ebenso mache ich von wichtigen Unterlagen, die man später noch einmal braucht oder auch nur eventuell brauchen könnte, immer eine Kopie für meine Unterlagen.

Ich habe früher auch nie Kopien gemacht. Das hat mein Vater für mich erledigt und im Prinzip habe ich es dann von ihm übernommen, denn ich hatte einmal keine Kopie von etwas gemacht und später hätte ich gut und gerne eine gebraucht und musste dann schauen, wie ich zu den Daten wieder komme. Es war mir eine Lehre und seitdem habe ich mir meinen Vater zum Vorbild genommen.