Mail an falschen Empfänger verschickt - und jetzt?

Kann man eine Mail, die man versehentlich an einen falschen Empfänger versendet hat, irgendwie zurückholen oder sollte man sich an den Betreiber der eigenen e-Mail-Adresse beziehungsweise an den Betreiber der falschen Mail-Adresse wenden? Bringt dies wirklich etwas oder ist es eher unmöglich, da eine fehlgeleitete e-Mail löschen zu lassen? Ist Euch ein solches Missgeschick schon mal passiert und was habt Ihr dagegen getan?

Sollte die e-Mail-Adresse nicht existieren, bekommt man ja eine Nachricht, dass die Mail nicht zustellbar gewesen ist. Aber ich meinte tatsächlich den Fall, dass man an eine existente e-Mail-Adresse eine Mail sendet, die für einen anderen Empfänger bestimmt war. Wie geht man am ehesten damit um? Kann man eine Mail von einem Account wie web.de, gmx.de und dergleichen zurückholen lassen oder hat man gelinde gesagt Pech gehabt?

In einem Firmennetzwerk besteht die Möglichkeit eine versendete Mail zurückzuholen, aber auch nur wenn die beiden Nutzer sich in dem gleichen Firmennetzwerk befinden und der Empfänger die Mail noch nicht geöffnet hat. Der Sendeprozess geht teilweise jedoch so schnell, dass es beinahe unmöglich ist, eine versendete Mail zurückzurufen.

Gmx bietet diese Möglichkeit nicht an. Ich habe mir soeben mal die Einstellungen meines Postfaches und meines E-Mail-Programmes angeschaut und es wird mir auch keinerlei Möglichkeit angeboten. Mit Outlook besteht zwar die Möglichkeit Mails zurück zu holen, aber dies ist auch wiederum nur in einem Firmennetzwerk möglich. Nutzt der Empfänger einen externen Anbieter (gmx, yahoo, usw.), dann ist es für Otto-Normalverbraucher nicht möglich.

Was verschickt wurde ist einfach weg. Du kannst eine weitere Mail an die Adresse schicken und Dich dafür entschuldigen und das die Mail nicht an diese Adresse gehen sollte. Die Mail ist innerhalb von Sekunden, wenn nicht sogar noch schneller bei dem Empfänger, sodass Du nichts zurück holen kannst. Du hast in diesem Fall wirklich Pech gehabt!

Ich kann mir nicht vorstellen, dass man die Mail so einfach zurückholen kann. Wenn der jetzige Empfänger in dem Moment am Computer saß, ist es zu spät. Du kannst aber eine Mail hinterher schicken, mit dem Vermerk das die letzte Mail nicht für den Empfänger bestimmt war und das er sie ignorieren soll. Es kann allerdings auch sein, das der falsche Empfänger sie auch gar nicht erst öffnet und sie gleich löscht, weil er dich nicht kennt.

Bei uns in der Firma konnte man fehlgeleitete Mails zurückrufen. Privat ist das bei mir zumindest nicht möglich. Es kann sehr peinlich sein, wenn man eine Mail an einen falschen Empfänger sendet. Man kann nur sofort eine Mail hinterherschicken und bitten die vorige Mail möglichst ungelesen zu löschen, da sie vertrauliche Inhalte an eine anderen Person enthält. Aber das werden wohl die Wenigsten tun, weil sie einfach neugierig sind und ja keiner merkt, ob sie die Mail lesen.

Wenn ich eine kritische Mail verfasse, schreibe ich immer zuerst meine eigene Mailadresse drauf, verschicke sie dann testhalber. Dann versehe ich sie erst ganz bewusst mit der Empfängeradresse, und zwar nicht per copy und paste, sonder durch buchstabenweises Eintippen. Bei copy and paste könnte Einiges schief gehen, wenn man etwas Falsches im Zwischenspeicher hat.

Technisch wäre so was sicher umsetzbar, aber es ist nicht so, dass alle Hersteller an einem Strang ziehen, so dass so eine Funktion über Mailservergrenzen hinweg ein Traum bleibt. Wobei es sicher auch fachliche Gründe dafür geben kann, dass eine verschickte Mail schlicht endgültig als verschickt gelten soll!

Innerhalb eines Servers ist das dann einfacher zu realisieren und es gibt auch welche, die tatsächlich ein Zurückziehen von Mails gestatten. Aber natürlich nur, wenn auf Empfängerseite die Mail unangerührt geblieben ist. Manuell kann man auf dem Server sicher auch jede Mail löschen und die würde dann vom Mailclient nicht mehr geladen werden können.

Wenn alle diese Möglichkeiten aber nicht geboten sind (und das ist die Regel), so bleibt einem nichts anderes übrig, als mit der "Schmach" zu leben und zu hoffen, dass es zu keinen fatalen Folgen auf Grund der falschen Zustellung kommt. Das kann ja dann der Fall sein, wenn man individuelle Angebote an Kunden heraus schickt und aber nicht möchte, dass Kunde A von den Preiskonditionen von Kunde B erfährt bzw. überhaupt die Geschäftsbeziehung zu Kunde B geheim halten will. Oder aber die Mail an die Freundin geht fälschlicher Weise an die Frau - was ja auch fatale Folgen hätte.

Ich selbst hatte mal eine Mail von meinem Anwalt aber zu einem anderen, mich nicht betreffenden Fall erhalten. Ich habe dem Anwalt zurück geschrieben und ihn auf den Irrtum aufmerksam gemacht. Leider habe ich nichts von seiner Seite dazu gehört (ein Ausdruck des Bedauerns, weil ich ja so den Eindruck gewinnen könnte, dass auch mein Fall an eine unbeteiligte Person geschickt werden könnte usw.).

Wenn du selbst mal so einen Fehler gemacht hast, dann fände ich es souverän, wenn du dem falschen Empfänger eine Mail hinterher schickst, in der du erklärst, hier irrtümlich die Mail an ihn verschickt zu haben, dich für Unannehmlichkeiten entschuldigst und darum bittest, die Mail zu löschen/vernichten. Was der Empfänger letztlich damit macht, liegt ja nicht in deinem Ermessen.

War es eine brisante Mail, so kann man sich sogar überlegen, gegenüber dem eigentlichen Empfänger ehrlich zu sein und den Fehler eingestehen. Es kann ja Konstellationen geben, bei denen der wirkliche Empfänger noch sinnvoll bestimmte Handlungen vornehmen kann, wenn er weiß, dass die Mail an Dritte gegangen ist.

Das Zurückholen von im Internet verschickten E-Mails ist bisher leider nicht möglich, es sei denn man nutzt einen Mailclienten, wie beispielsweise Outlook von Microsoft. Solltest Du Outlook benutzen, so ist dies wie folgt möglich.

Öffne zunächst einmal Outlook und lass den Mailclienten vollständig hochladen. Gehe dann auf den Menüpunkt „Gesendete Objekte“ und öffne mittels eines Doppelklicks die entsprechende Nachricht. Klicke dann den Menüpunkt „Aktionen“ und die darin enthalte „Diese Nachricht zurückrufen“ - Funktion an. Nachdem Du dies getan hast öffnet sich ein separates Fenster, in welchem Dir zwei Möglichkeiten zur Verfügung stehen.

Möglichkeit 1: „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“, bedeutet, dass die Nachricht, wenn nicht bereits geöffnet gelöscht werden kann. Möglichkeit 2: „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“, bedeutet, dass Du die bereits gesendete Nachricht durch eine neue ersetzen kannst. Diese Möglichkeit eignet sich besonders gut, wenn sich ein Tippfehler eingeschlichen hat, den man noch vor dem Lesen durch den Empfänger bereinigen möchte. Nachdem Du Dich für eine der beiden Möglichkeiten entschieden hast klickst Du abschließend auf den OK-Button.

Bitte beachte jedoch, dass ein solcher Nachrichtenrückruf nur dann möglich ist, wenn die Nachricht nicht bereits vom Empfänger geöffnet wurde. Eigne Erfahrungen: Auch ich nutze Outlook und habe diese Funktion bereits erfolgreich verwendet. Ich könnte mir dazu gesagt gar nicht mehr vorstellen einen anderen Mailclienten zu verwenden, aber dies ist ja ein anderes Thema.

@Ringwraith: Das zurückholen der Mails funktioniert aber nicht über Mailservergrenzen hinweg. Zwar ist dies also innerhalb eines Unternehmens, in dem nur der Outlook Mailserver (genauer: Exchange Server) für alle Mails verantwortlich ist denkbar. Aber sobald du eine Mail an einen externen Empfänger geschickt hast, dürfte die Kontrolle über die Mail weg sein. Dann kannst du diese auch nicht mehr löschen lassen - unabhängig davon, ob der Empfänger die Mail gelesen hat oder nicht. Denn dazu müsste der externe Mailserver anderen gestatten, auf den Posteingang Zugriff zu haben. Und das wäre nun wirklich etwas, das "nicht wünschenswert" wäre. Vergleichbar mit dem Briefträger, der auch Schlüssel zu den Postkästen hätte, und dann eingeworfene Briefe auch wieder herausholen könnte.

Dass es ausschließlich innerhalb eines geschlossenen Firmennetzwerks funktionieren würde, kann ich so nicht bestätigen. Wir hatten in meiner alten Firma mal eine schusselige Kundin, die sich mit den Empfängern tatsächlich oft versehen hat (bzw. genauer gesagt hat sie immer das erste Ergebnis der Namensvervollständigung benutzt - was ohne nochmal drauf zu gucken auch alles andere als schlau ist). Jedenfalls gab es dadurch eine Menge verwirrender Emails die an "den falschen Jörg" gingen usw., und die Absenderin hat auch regelmäßig 5 Minuten nachdem ihr der Fehler aufgefallen ist die Outlook-Funktion zum Zurückrufen der Mail benutzt. Bei uns - wie gesagt, vollkommen anderes Netzwerk, andere Firma und noch nicht mal Outlook-Benutzer - ploppte dann eine Benachrichtigung auf, dass XY eine Email zurückrufen möchte kombiniert mit der Frage ob man dies gestatte oder nicht. Die Kontrolle lag also schon bei uns, sprich beim einzelnen Benutzer, aber theoretisch war ihr das Zurückrufen-Versuchen durchaus möglich. Ist quasi das selbe wie mit den "Lesebestätigungen", die manche Leute gerne anfordern wollen (furchtbare Unsitte übrigens meiner Meinung nach).

Was ich persönlich bevorzuge ist einfach GMail zu nutzen, den Maildienst von Google auf der Weboberfläche direkt. Wenn man auch so ein Schussel wie ich manchmal ist und gerne mal einen von mehreren Empfängern vergisst oder so hat man die Möglichkeit sich einzustellen, dass man alle seine Emails nach dem Absenden noch einige Sekunden sozusagen "gar nicht wirklich abgeschickt werden", also erst verzögert, und in dieser Zeit kann man die Nachrichten noch zurückholen und nochmal alle Empfänger kontrollieren oder auch Rechtschreibfehler korrigieren oder vergessene Anhänge hinzufügen - oder die Email auch doch gar nicht senden. Mir persönlich hat das schon oft geholfen, weil man ja doch meistens quasi in der selben Sekunde des Absendens noch denkt "oh nein1 Da war noch was!", und dann reichen auch die wenigen Sekunden des verzögerten Absendens aus.

Ich denke nicht, dass man eine Email abfangen kann, die man falsch verschickt hat. Dazu müsste man sich schon in das Email-Konto des Empfängers der fälschlich verschickten Email einhacken und die Mail dort löschen. Das würde funktionieren, aber ansonsten hat man da wohl Pech gehabt. Was geschickt ist, ist geschickt und der Emailbetreiber wird wohl einen Teufel tun und da irgendwelche Emails löschen. Ein Emailbetreiber, der das tun würde, der wäre wohl schnell weg vom Fenster.

Wie man damit umgeht, kommt wohl am ehesten darauf an, was in der Email so drin stand. Wenn man was schlimmes geschrieben hat, dann ist das wohl eher peinlich und man sollte damit umgehen wie mit Peinlichkeiten grundsätzlich. Meistens hat ja jeder unterschiedliche Strategien, wie er oder sie damit umgeht. Einige schweigen es tot und andere entschuldigen sich tausend mal. Was da jetzt richtig oder falsch ist, das muss man selber entscheiden und es kommt auch eher darauf an, wie der Empfänger die Mail auffassen könnte. Wenn der Freund eine Mail bekommt, die eigentlich an die Busenfreundin geschickt werden sollte und in der über ihn abgelästert wird, dann muss man sich da wohl eher entschuldigen, als wenn die Freundin fälschlicherweise die Kündigung von einem Zeitschriftenabo erhält.

Ich würde wohl dem Empfänger der fälschlich verschickten Email eine weitere Email schreiben und das Missgeschick klarstellen und schreiben, dass er versehentlich eine falsche Mail bekommen hat, die für jemanden anderen bestimmt war und nicht für ihn und dass es mir Leid täte und die Person die Mail bitte löscht. Ich würde dann noch schreiben, dass einem das sonst nicht passiert und es wirklich nur ein Versehen war. Am Besten ist es sicher, wenn man einfach vor dem Abschicken noch mal kontrolliert, ob der Empfänger stimmt, das vermeidet Ärger.