Telefonnotizen - werden sie noch verwendet?

Jeder, der im Büro arbeitet, kennt sicher die guten alten Telefonnotizen, die eigentlich nur ausgefüllt werden müssen oder etwas angekreuzt wird. Bei uns in der Firma werden die (Gott sei dank!) nicht benutzt. Wenn, dann benutzen wir ganz normale Schmierzettel, die hat man ja in der Regel in Hülle und Fülle. Falls mal jemand von den Chefs nicht da ist und wir dann den Anruf entgegen nehmen, wird nur der Name und die Telefonnummer des Anrufers auf den Zettel geschrieben. Ich halte es sowieso immer so, dass ich eine E-Mail hoch schicke, wenn der derjenige angerufen werden möchte. Meistens bitte ich die Leute, noch einmal anzurufen. Wir sind ja nicht das Sekretariat, aber manche merken das irgendwie immer noch nicht, so dass sie uns dann bitten, etwas auszurichten, was mich dann schon nervt.

Und um dem Chef einen Zettel auf den Tisch zu legen, müsste ich ja extra eine Etage höher laufen. Deshalb schicken wir eigentlich immer eine E-Mail, das hat auch den Vorteil, dass der Zettel nicht verloren gehen kann. Diese Telefonnotizen finde ich irgendwie schon altmodisch, weil auch alles nach Schema X ausgefüllt werden soll.

Wie ist das bei Euch, werden noch solche Notizen verwendet? Und wenn ja, findet Ihr sie praktisch oder eher altmodisch im Gegensatz zur E-Mail?

Ich muss ehrlich sagen, dass ich die gar nicht mal so schlecht finde. Da ist ja nun schon alles vorgegeben und man muss wirklich nur ausfüllen oder ankreuzen und das kann auch entscheidende Vorteile haben. Zum einen spart es Zeit, und zum anderen vergisst man nichts. Wir haben Zettel, da steht drauf: Rückrufnummer, Anlass des Telefonats und wer gesprochen werden will und Name + Vorname. Wir dürfen allerdings auch die normalen Zettel benutzen.

Da habe ich allerdings schon das ein oder andere Mal etwas vergessen. Zum einen so elementare Dinge wie eben die Rückrufnummer. Wenn man die nicht hat, kann man nämlich auch sehr schlecht zurückrufen. Zum anderen aber auch mal den Namen und das ist auch ein bisschen ungünstig. Und wer oft telefoniert der weiß ja, dass sich die wenigsten wirklich deutlich melden und dann gibt es ja auch Namen, die man sich einfach nicht gut merken kann. Sowas ist dann schon immer ärgerlich, wenn man das nicht hat. Und mit so einem Zettel kann man das nicht wirklich vergessen.

Das Problem ist, dass nicht jeder Mensch seine Emails checken kann, wenn er unterwegs oder auf Arbeit ist. Mir würde es herzlich wenig nützen, wenn mir jemand eine Email schickt, wenn ich auf Arbeit bin. Das lese ich, wenn es doof kommt, erst ein paar Stunden später und manches Mal ist das dann ja schon zu spät. Anrufen ist besser. Da sehe ich entweder, das ich angerufen wurde und kann in der Pause kurz zurück rufen, oder ich kann gleich rangehen, wenn ich da gerade zufällig Pause habe.

Wir schreiben Telefonnotizen fast ausschließlich auf Zettel und schicken das nicht per E-Mail herum. Wenn ich mal das Telefon der Chefin habe, dann notiere ich die Anrufe auf einem größeren Blatt Papier und lege ihr es rein, wenn sie wieder da ist. Ich laufe nicht wegen jedem Zettel hin, musst du das etwa machen? Zudem sitzt meine Chefin ein Zimmer nebenan, sie würde sich sicherlich sehr wundern, wenn ich zu faul wäre ihr das rein zu legen. Ich finde auch ein Stockwerk ist nicht so viel, wenn man nicht nach jedem Anruf hoch läuft, sondern sammelt und vielleicht zweimal am Tag hoch geht.

Mein Kollege, für den ich manchmal das Telefon abnehme, sitzt mir gegenüber, da wäre es schwachsinnig, ihm eine E-Mail zu schreiben. Zudem man bei uns sowieso mit E-Mails überhäuft wird und keiner noch mehr sinnlose E-Mails gebrauchen kann, die einfach nur den Inhalt haben, dass jemand zurückgerufen werden möchte. Ehrlich gesagt halte ich da einen Notizzettel, der auffällig am Telefon prangt, für wesentlich besser. Das wird meistens schneller gelesen und derjenige hat nicht noch mehr E-Mails im Postkorb als ohnehin schon.

Außerdem notiere ich den Anruf ohnehin direkt wenn er eingeht. Wenn ich dann nochmal mein E-Mail Programm bemühen würde, wäre das ja doppelte Arbeit. Ich meine, wenn man natürlich die Zeit dazu hat, kann man alles doppelt notieren, denn bei mehreren Anrufen macht man das natürlich häufiger als einmal. Aber wenn man die Zeit nicht hat, dann ist so ein Notizzettel schon nicht schlecht.

Wir nehmen eigentlich immer blanko Zettel um Anrufe zu notieren. Diese vorgefertigten Notizzettel, auf denen man nur ankreuzen bzw. ausfüllen muss, werden hauptsächlich von den Sekretariaten verwendet. Für mich würde so ein Zettel keinen Sinn machen, denn oftmals habe ich eine Nachricht, die ich ebenfalls notiere, dann habe ich auf so einem Zettel zu wenig Platz.

Wir hatten auch mal so spezielle Telefon - Notitzzettel, aber irgendwie haben die sich bei uns nicht richtig bewährt. Seitdem schreiben wir wieder einfach auf Schmierzettel. Aber praktisch fand ich diese speziellen Telefonzettel schon, man hatte die Anhaltspunkte, die man bei den Kunden abfragen sollte, auf dem Zettel stehen und brauchte sie nur einzutragen. Außerdem konnte man nicht so leicht etwas vergessen.

Für Fälle, wo etwas notiert werden muss, nehme ich einen normalen Zettel und schreibe auf, was wichtig ist, zum Beispiel Uhrzeit, Name, Telefonnummer, Grund des Anrufes und ob Rückruf gewünscht. Das reicht dann meistens. Einen vorgedruckten Zettel kenne ich nicht. Solch ein Zettel sollte persönlich weitergeleitet werden, auch wenn man eine Etage nach oben oder unten gehen muss. Eine E-Mail finde ich nicht gut dafür.

Wir haben noch diese Telefonnotizen und auch jeder benutzt sie. Ich finde sie überhaupt nicht altmodisch. Unser Büro befindet sich komplett auf einer langen Etage, man muss also nicht noch in andere Etagen gehen. Der Chef sieht es gern, wenn wir diese vor gefertigten Notizen benutzen, da sie einfach etwas her machen. Man sieht sofort, wer angerufen hat und den Grund des Anrufes. Die Vordrucke sind übersichtlich und so kann man alles schnell eintragen. Eine E-Mail verschicke ich bei einem Anruf nie, ich lege demjenigen sofort den Zettel auf die Tastatur oder, wenn es wichtig ist, klebe ich den Zettel an den Bildschirm, damit er nicht verloren geht.

Im ersten Büro in dem ich gearbeitet habe, waren diese Telefon-Notizen auch vorgedruckte Blöcke, die vor allem für das Kunden-Service-Center genutzt wurden. Diese Zettel wurden in der Regel auch komplett ausgefüllt. Je nach Anliegen, dass der Kunde hatte, wurde der Zettel entweder an einen Sachbearbeiter weitergereicht und der hat dann gegebenenfalls zurückgerufen, oder aber durch den Anruf war nichts weiter nötig und alles geklärt, dann wurde der Zettel nach Bearbeitung in die Akte des jeweiligen Kunden gelegt, damit man später in der Akte nachvollziehen konnte, wann was passiert ist.

Mittlerweile bin ich aber längst im B2B-Bereich tätig, hier gibt es sowieso selten den Fall das ich irgendwem groß Anrufe ausrichten müsste. Hin und wieder gehe ich natürlich schon mal bei einem externen Anruf an Telefon eines Kollegen, dann frage ich den Anrufer aber in der Regel gleich, ob ein Rückruf erwünscht ist (die meisten Leute wollen nämlich eh einfach später nochmal selbst probieren den Kollegen zu erreichen) und im Fall der Fälle notiere ich die Telefonnummer und lege meinem Kollegen den Post-It oder sowas auf den Schreibtisch wo nur Name und Nummer drauf stehen. Lediglich wenn mal jemand einen der "wichtigen" Mitarbeiter (Prokuristen oder Abteilungsleiter) sprechen will, und die den Tag außer Haus unterwegs sind, schicke ich denen dann eine Email mit Bitte um Rückruf bei XX. Wenn diese Kollegen außer Haus sind checken sie ihre Emails immer wenn zwischendurch Zeit ist vom Handy oder Laptop aus und können dann auch direkt von dort zurückrufen, sofern sie denken, der Anruf wäre so wichtig dass er nicht bis morgen warten könne.

Wir sind ja nicht das Sekretariat, aber manche merken das irgendwie immer noch nicht, so dass sie uns dann bitten, etwas auszurichten, was mich dann schon nervt.

Und woher soll der Anrufer das wissen, dass du nicht zum Sekretariat gehörst, wenn du an ein fremdes Telefon gehst? Da finde ich deine Einstellung ehrlich gesagt eher daneben. Dann geh doch einfach nicht an fremde Telefone, wenn dich Anrufe an andere Leute nerven.

In der Anwaltskanzlei, in der ich arbeite, gibt es tatsächlich noch diese „altmodischen“ Telefonnotizen, die ich allerdings aber als gar nicht so altmodisch, sondern sogar im Hinblick auf unsere Kanzleiorganisation sehr sinnvoll finde. Wenn ein Mandant oder ein Gegner anruft, muss ohnehin die jeweilige Akte herausgesucht werden, die dann von meinem Chef, den Anwalt, als neue Post angesehen wird, weil es eben eine neue Mitteilung in der jeweiligen Sache gibt. Neue Post wird immer sehr schnell von ihm bearbeitet, was also bedeutet, dass dieser Weg auch der schnellste ist, dem Chef irgendetwas mitzuteilen, das sich während seiner Abwesenheit ereignet hat, auch, wenn ich dann vielleicht gar nicht mehr in der Kanzlei anwesend bin. Er müsste sich allerdings, wenn es eine andere Art und Weise bei uns gäbe, über eingegangene Anrufe zu informieren, ohnehin die betreffende Akte heraussuchen, und da ich in dem Raum mein Büro habe, in dem sich die Hängeregisterschränke befinden, gehört es in der Regel auch zu meinen Aufgaben, die passenden Akten zu den neuen Telefonnotizen herauszusuchen.

Unsere Telefonnotizen sind allerdings gar nicht so kompliziert auszufüllen, sondern sehr logisch aufgebaut. Da sich in unserer Kanzlei zwei Rechtsanwälte befinden, gibt es ein Feld für den korrekten Sachbearbeiter, der mit Kürzel eingetragen wird, außerdem befindet sich oben rechts, neben diesem Feld für den Sachbearbeiter, ein solches für das aktuelle Datum, außerdem notiert man den Ansprechpartner, den man am Telefon hatte, und das Aktenzeichen, sofern man es herausbekommen kann. Wenn das mal fehlt, macht es allerdings auch nichts, weil mein Chef die meisten der Aktenzeichen der vergangenen drei Jahre problemlos zuordnen kann, das ist wirklich beeindruckend. Suchen kann man Akten allerdings auch nach dem Namen des Mandanten und anderen Suchbegriffen, um das Aktenzeichen herauszufinden – und wenn die Akte im Schrank hängt, ist das Aktenzeichen auch sofort verfügbar, also kein wirkliches Problem, wenn es fehlt.

Unterhalb dieses Kopfes der Telefonnotiz finden sich dann ein paar Zeilen für den groben Inhalt des Gesprächs, auf dem ich notiere, weshalb der Gesprächspartner, den ich am Telefon hatte, angerufen hat. Manchmal ist das ein Richter, der kurz durchgeben will, dass der Termin für eine Verhandlung aufgehoben wurde, ein anderes Mal will ein Mandant irgendeine Frage, die ihm von uns schriftlich gestellt wurde, kurz telefonisch beantworten. Man notiert dann wirklich nur stichpunktartig und in ganz kurzen Worten den Inhalt des Telefonats und das war es auch schon – nicht wirklich schwierig, aber äußerst hilfreich, weil diese Notiz dann eben in die Akte geheftet wird und keine weiteren Bearbeitungsschritte mehr erforderlich sind, die diese Notiz überflüssig machen würden.

Ich mache ja im Moment die Assistenz für zwei Geschäftsführer und dazu gehört auch das Entgegennehmen von Anrufen, wenn diese Geschäftsführer die Anrufe nicht selbst entgegen nehmen können. Der eine Geschäftsführer möchte am liebsten auch E-Mails - aber nicht wegen jeder Sache eine, der andere hat dann doch lieber eine Notiz pro Anruf auf Papier. Auch ein weiterer Geschäftsführer möchte seine Anrufe lieber auf Papier bekommen. Die Anrufe für diesen Geschäftsführer kommen meist im Großraumbüro an und der möchte sie wieder anders.

Man kann sich sicher leicht vorstellen, dass jeder eine etwas andere Art und Weise hat, die Anrufe anzunehmen und diese dann weiter zu leiten. Da auch noch jeder Geschäftsführer andere Wünsche hat, entsteht schon mal leichte Verwirrung. In diesem Fall wünschte ich mir immer wieder die gute alte Telefonnotiz, die standardisiert die wichtigsten Optionen enthalten, die man dann nur noch ausfüllen oder ankreuzen muss.

@Jacqui_77: Wenn Dich das ganze so nervt, dann sag es doch einfach den Anrufern, dass Du nicht das Sekretariat und damit nicht für solch niedere Tätigkeiten zuständig bist. Am besten sucht Dir dann aber auch gleich einen neuen Arbeitsplatz. Wenn Dir etwas mehr an Deinem Arbeitsplatz, dann rede mit Deinem Chef darüber. Aber gerade in einem kleineren Unternehmen wirst Du um derart nervige Dinge nicht herum kommen.

Nun ja, erst einmal wundere ich mich wirklich, wie schnell man doch genervt ist, nur, weil ein Anrufer nicht weiß, dass diese Abteilung nicht das Sekretariat ist. Man kann sich auch manchmal anstellen, auch, wenn Du das jetzt nicht unbedingt hören willst. Das kann man auch höflich am Telefon sagen oder eben eine Verbindung herstellen. Man kann doch, gerade, wenn man scheinbar in einem Familienbetrieb arbeitet, sich nicht nur auf das reine Aufgabengebiet ausbreiten. Aber mir scheint jeder Handgriff, jeder Gang einfach zu viel zu sein, aber das muss jeder selbst für sich entscheiden. Mein Ding wäre es nicht.

Ich arbeite in keine Branche oder habe noch nie in einer gearbeitet, in der ich mit Telefonnotizen etwas zu tun hatte. Allerdings habe ich auch schon des öfteren Anrufe entgegen genommen und wenn die entsprechende Person nicht da war, habe ich einfach einen normalen Zettel hingelegt. Ein vorgefertigtes Formular gab es in den Betrieben nicht und daher kenne ich es auch nicht, aber das kommt auch daher, dass ich in keinem reinen Büro gearbeitet habe!

Bei privaten Anrufen sage ich es direkt meinem Partner, wenn sich jemand für ihn gemeldet hat, das vergesse ich nicht. Die Telefonnummer lässt sich aber dank Rufnummeranzeige auch ohne eine Notiz zurückverfolgen. Nur abweichende oder nicht angezeigte Telefonnummern vermerke ich, sofern diese nicht schon so bekannt sind.