Wann ist eine Urlaubsplanung zu früh?

Kürzlich unterhielt ich mich mit einer Person, welche bei einem deutschlandweit agierendem Unternehmen arbeitet. Sie ist allerdings nur in unserer Region unterwegs beziehungsweise hat hier einen festen Bezirk in dem sie arbeitet. Nun erzählte man mir, dass der Vorgesetzte auf das regionale Team zugekommen sei und man doch bitte bereits im August und September die Urlaubsplanung für das Folgejahr einreichen soll. Bislang war es bei diesem Arbeitgeber der Fall gewesen, dass man im November die Urlaubsplanung einreichen sollte. Auch das fand diese Person, als auch Kollegen der Person, wirklich zu früh.

Es ist noch nicht einmal so, dass man sich vielleicht einzelne Tage aufsparen könnte, sondern schon alle vorhandenen Urlaubstage akribisch eingetragen werden müssen. Ist man darauf angewiesen, doch noch einmal einen Tag außer der Reihe zu nehmen, muss geschaut werden, dass ein Tausch möglich ist. Dazu kommt, dass das Arbeitsjahr bis vor kurzem nicht von Januar bis Dezember ging, sondern von April bis zum folgenden April.

Bei meinem Arbeitgeber gestaltet es sich doch etwas lockerer, aber auch bei meinem Lebensgefährten werden die Urlaubstage ganz anders eingereicht und müssen nicht so weit im Voraus geplant werden. Wie ist es bei Euch? Wie findet die Urlaubsplanung statt? Ist ein halbes Jahr vorher nicht auch zu früh, um die Urlaubstage einzutragen? Welche Vorlaufzeit ist für eine Absprechung des Urlaubs angemessen? Müssen auch alle Tage eingetragen werden oder dürfen ruhig wenige Tage als Puffer noch stehen bleiben?

Mein Mann muss seine Urlaubsplanung in diesem Jahr auch früher machen. Normalerweise musste er immer im November seine Planung abgeben, dieses Mal wollte der Arbeitgeber sie schon im Oktober haben. Es ist schon schwierig genug, so weit im Voraus zu planen, wenn man das noch früher machen muss, wird es noch schwieriger. Er muss den kompletten Urlaub planen und eine spätere Änderung ist oftmals nur sehr schwer möglich, das macht alles sehr unflexibel.

Ich musste noch nie eine frühzeitige Urlaubsplanung abgeben. Bei mir im Betrieb ist es immer möglich, auch kurzfristig den Urlaub zu nehmen oder umzuplanen, wenn es nötig ist. Das hat mir immer gut gefallen, weil ich so den Urlaub an meine Bedürfnisse anpassen konnte. Das geht ja gar nicht, wenn man über 1 Jahr vorher schon wissen soll wie man Urlaub nehmen will.

Ich finde so eine frühe Planung ehrlich gesagt nicht so gut. Vielleicht 6 Monate im Voraus, das verstehe ich noch. Wenn man etwas buchen möchte, sollte man ja früh dran sein. Aber ein komplettes Jahr ganz im Voraus zu planen, finde ich einfach unmöglich. Natürlich muss es so sein, wenn der Arbeitgeber das wünscht. Aber ich finde das einfach doof, wenn ich mir überlege, dass immer mal etwas sein könnte und dann gibt es große Probleme bei Änderungen.

Bei mir ist es möglich kurzfristig Urlaub zu nehmen, solange zu dieser Zeit schon zwei Mann Urlaub haben. Ansonsten kann ich ganz Problemlos Urlaub nehmen. Bei meinem Mann ist es ähnlich sein Urlaubsschein muss, rein theoretisch, bis 7 Tage vor Urlaubsantritt in der Firma sein. Das machen wir allerdings nicht, sondern kümmern uns schon 2 bis 3 Monate vorher darum.

Allerdings kenne ich auch Firmen, da wird am Anfang des Jahres gleich die Urlaubsplanung fürs ganze Jahr gemacht. Irgendeine Bekannte hat mir mal erzählt, sie muss ihren Urlaub fürs Jahr bis Ende Januar geplant haben. Das finde ich ein wenig arg früh, wenn man erst zum Ende des Jahres hin Urlaub haben möchte. Aber ich denke es geht ganz einfach um solche Sachen wie Personalplanung usw., den es können ja schließlich nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub machen.

Ich habe meinen Urlaub auch schon vor zwei Wochen abgeben müssen und dieser musste auch bis auf wenige Tage ausgeplant sein. Das ist zwar schon ziemlich früh, aber es ist bei uns noch möglich, den Urlaub wieder zu ändern. Es handelt sich also nur um eine grobe Vorplanung, den Urlaub muss man dann trotzdem kurz vorher noch beantragen und wenn es möglich ist, diesen noch zu ändern, ist das auch kein Problem.

Ich kenne das von einem früheren Job auch so. Kaum waren die letzten aus dem Sommerurlaub wieder da, wurde schon die Tafel für die Urlaubsplanung im nächsten Jahr aufgehängt. Man musste dann zwar erst mal nur 2/3 der Urlaubstage eintragen und konnte sich schon mal spontan den Montag frei nehmen, aber ich fand das trotzdem nicht wirklich toll. Ich muss ja nicht auf Kinder achten, die Sommerferien haben, und der Zeitpunkt meines Sommerurlaubs hängt dann schon in gewisser Weise vom Urlaubsort ab. Ich will ja zum Beispiel Ägypten nicht zu einer Jahreszeit besuchen, in der man es nur im klimatisierten Hotelzimmer oder im Pool aushalten kann. Und da ich meinen Urlaub nicht so lange im Voraus buche war das Eintragen der Urlaubstage dann immer mehr oder weniger ein Glücksspiel.

Jetzt reicht es aus, wenn ich meinen Urlaub mit dem Team abspreche und den Antrag möglichst ein paar Tage vorher einreiche, ich habe meinen Antrag aber auch schon eingereicht als ich vom Urlaub wieder da war. Das hat aber nicht nur Vorteile, denn es wird von mir auch entsprechende Flexibilität verlangt. Also mir ist es schon passiert, dass ich einen Anruf nach dem Motto "du fliegst doch erst Samstag, da brauchst du doch den Urlaubstag am Freitag nicht unbedingt und könntest dann noch schnell ..." bekommen habe - und das wars dann mit meinen Plänen für einen entspannten Start in den Urlaub.

Ich habe das Glück, meinem Chef nur vier Wochen im Voraus Bescheid geben zu müssen, wenn ich Urlaub haben möchte. Natürlich geht das auch nur, wenn zur gleichen Zeit nicht auch einige meiner Kollegen frei haben wollen. Aber da kann man sich ja absprechen.

Ich kenne allerdings auch Personen, die ihre Urlaubsplanung fürs ganze kommende Jahr schon weit im Voraus einreichen müssen. Aber selbst da ist es möglich, ein paar Tage in Reserve zu behalten, falls man mal kurzfristig einen Tag frei haben möchte. Dass man seinen Urlaub bis auf den letzten Tag penibel genau schon im August oder September einreichen muss, höre bzw. lese ich allerdings zum ersten Mal. Nur leider kann man nach meinem Kenntnisstand nicht arbeitsrechtlich dagegen vorgehen.

Bei uns (weltweit agierendes, sehr großes, bekanntes Unternehmen) gestaltet sich das auch sehr locker. Abgesehen von der Vorgabe, dass unser Urlaub innerhalb des Kalenderjahres aufgebraucht werden muss und nichts mit ins neue Jahr genommen werden darf, gibt es keine firmenweiten Vorgaben.

Mein direkter Vorgesetzter fragt hin und wieder mal, wenn jemand noch sehr viel Urlaub hat, wenn die erste Jahreshälfte rum ist, ob schon Pläne bestehen, aber sonst ist das alles kein Ding. Ich hab aktuell noch 5 völlig unverplante Tage auf dem Urlaubskonto, da müßte ich mal so langsam überlegen, wann ich die nehme

August / September des Vorjahres find ich dann aber auch ziemlich früh, muss ich sagen. Ich kenne das von einigen Bekannten, dass die im Januar eine Planung einreichen müssen, aber die ist dann auch noch nicht in Stein gemeisselt, da kann man im Jahresverlauf immer nochmal was ändern. Wie soll man denn so früh schon wissen, wann man im nächsten Jahr Urlaub braucht? Okay, den Jahresurlaub, wenn man vielleicht wegfliegt oder so, das könnte gehen, aber alles? Und ein paar Tage für eventuelle Notfälle sollte man doch wenigstens haben dürfen, meiner Meinung nach.

Ich kenne solche Unternehmen auch wo man ein Jahr vorher die ganzen Urlaubstage schon verplanen muss. Ich finde das viel zu früh, doch oft geht es vielleicht nicht anders. Ich kann mir das nicht so gut vorstellen, denn man braucht ja oft mal einen Tag dazwischen und dann nur tauschen, das ist ja fast nicht möglich. In einigen Unternehmen muss man zumindest den Jahresurlaub planen und ein paar Tage kann man sich dann kurzfristig nehmen.

In meinem Job, den ich vor der Karenz hatte, war es super praktisch. Wir waren zwar ein großes Unternehmen aber im Prinzip mussten wir uns nur von der Abteilung her einteilen. Wir waren 5 Leute die sich den Urlaub einteilen mussten, so dass halt immer genügend Leute da sind. Aber da war es kein Problem wenn man am Freitag gekommen ist und die nächste Woche frei haben wollte, sofern nicht gerade wer anderer auf Urlaub war.

Bei uns ist es auch so und das ist so ziemlich das einzige, was mich wirklich stört. Man ist einfach mal unheimlich unflexibel. Und wenn mal was ist, kann man eben nicht einfach mal Urlaub nehmen. So steht bei mir zum Beispiel eine Operation im nächsten Jahr an und dafür wollte ich eigentlich Urlaub nehmen, weil ich sonst so viele Kranktage habe. Aber weil ich den Urlaub dafür jetzt schon planen muss, wird das definitiv nichts.

Wir müssen also unseren Urlaub bereits im November abgeben und wissen von August bis Dezember nicht einmal,ob das überhaupt möglich ist. Nächstes Jahr stehen noch mehr größere Sachen neben der Operation an bei denen es schön wäre, wenn man da flexibel sein könnte. Aber das ist eben nicht der Fall. Ich würde ja nicht mal verlangen, dass ich eine Woche vorher noch schnell Urlaub beantragen kann, aber so 1-3 Monate vorher wären schon schön. Und wenn ich jetzt pro forma einfach eine Woche im September nehme - wer weiß, ob ich da überhaupt Urlaub bräuchte?

Schön wäre es ja auch, wenn man wenigstens ein paar flexible Urlaubstage hätte. Meinetwegen, dass man 1/4 der Tage frei oder besser spontan planen kann und den Rest macht man eben fest. Ich kenne auch genug Leute, die am Vortag mal eben frei nehmen können. Das ist in meinen Augen absoluter Luxus. So muss es ja nicht einmal sein, aber so ein Jahr oder fast über ein Jahr im Voraus ist schon manches Mal problematisch.

In der Kanzlei, in der ich mittlerweile arbeite, habe ich erst ein einziges Mal Urlaub eingereicht und scheinbar glaubt man dort, dass ich meine restlichen Urlaubstage für dieses Jahr nicht nehmen, sondern ausbezahlt bekommen will. Das stimmt so zwar nicht, ist aber ein interessanter Anhaltspunkt für mich. Ich denke, ich werde relativ kurzfristig versuchen, noch Urlaub einzureichen, und sollte das nicht gehen, ist es kein Beinbruch, weil ich ohnehin nur zweimal die Woche arbeite und häufiger das Gefühl habe, Urlaub zu haben, obwohl das gar nicht der Fall ist.

Meinen einzigen Urlaub habe ich ungefähr drei Monate vorher abgeklärt, allerdings eher als lockere Anfrage. Die Reaktion meines Chefs hat mir gezeigt, dass meine Anfrage zwar sehr früh kommt, das aber nicht störend oder unpassend ist. Je früher im Vorfeld man anfragt, desto besser funktioniert seine Einteilung einer Vertretungslösung während meiner Abwesenheit, das kam deutlich heraus. Ob es nun zu frühzeitig war, dass ich angefragt habe, weiß ich nicht sicher, ich gehe aber nicht davon aus, weil mein Chef nichts Entsprechendes gesagt hat. Ich gehe deshalb bisher davon aus, dass es höchstens bei einer zu knappen Urlaubseinreichung Probleme geben könnte, allerdings ist mein Chef generell ziemlich großzügig und durchweg flexibel, sodass ich vermutlich auch am Tag vor meinem Urlaubswunsch noch den entsprechenden Tag beantragen könnte, sofern ich das wollte oder müsste.

In dem Unternehmen, in dem ich zuvor gearbeitet habe, war es etwas anders, denn dort musste man quasi warten, bis die Abteilungsleiterin an einen herantrat und einen darum bat, die Urlaubswünsche bekanntzugeben, die sich auf Sommer- und Winterurlaub beziehen. Allerdings wurden verständlicherweise die Mütter zuerst gefragt, sodass den alleinstehenden Kolleginnen nur noch ein paar Termine zur Auswahl blieben und man sich untereinander abgesprochen hat. Einzelne Tage außerhalb der üblichen Ferienzeiten gingen auch länger- oder kurzfristig, das war kein sonderliches Problem. Überhaupt erinnere ich mich spontan nicht daran, dass ich jemals Probleme mit der Festlegung meines Urlaubs gehabt hätte, weder in dem Fall, dass ich länger im Vorfeld wusste, wann ich freihaben möchte noch in einem entsprechend kurzfristigen Fall.