Email-Adressen der Behörden

Heutzutage kann man sich ja direkt per Email an die Behörden wenden. Meine Frage besteht darin, ob jeder Sachbearbeiter eine eigene Email-Adresse hat?

Angenommen ich würde eine Email, in einem bestimmten Anliegen an "Sachbearbeiter A" senden. Dieser wäre aber nicht im Büro, sondern krank oder im Urlaub. Kümmert sich dann jemand anders um den Emaileingang oder bleibt das so lange liegen bis der Sachbearbeiter wieder da ist ?

Nicht jeder Sachbearbeiter hat eine E- Mail Adresse. Entweder kennt man die E- Mail Adresse von Schreiben oder sie stehen im Internet oder man findet sie auf andere Weise. Generell kann man sicherlich auf gut Glück mal eine E- Mail an eine fiktive E- Mail Adresse schicken. Je nach Behördenserver kommt die dann eh zurück mit dem Hinweis Empfänger nicht vorhanden oder so.

Eine Weiterleitung muss eingerichtet werden. Das macht nicht jeder und auch nicht jeder hat die Möglichkeit. Von einem Krankenhaus kenne ich es so, dass die einen Autoresponder benutzen und der Absender der E- Mail dann eine Nachricht bekommt, dass der Empfänger bis dann und dann im Urlaub ist. Im letzten Autoresponder den ich von dort erhalten habe stand drin, dass meine E- Mail nicht weiter geleitet wird. Von anderen Büros und ähnlichem kenne ich es ähnlich.

Generell denke ich, E- Mails einfach weiter leiten ist Thema für sich. Man kann einfach nicht wie bei Briefpost die Sachen aussortieren, die eindeutig privat sind. Oder Mails die einen eindeutig persönliche Inhalt haben. Klar ist die Computer- und Internetnutzung am Arbeitsplatz für private Zwecke an Arbeitsplätzen nicht immer erlaubt. Aber auch betriebsintern werden ja durchaus mal persönliche Mails verschickt. Die würden bei einer Weiterleitung ja auch an jemand Fremden weiter geleitet werden.

Laut meiner bisherigen Erfahrung war es meist so, dass man bei längerer Abwesenheit der angeschriebenen Person eine automatisch generierte Mail bekam in welcher angegeben war, wie lange die Person abwesend ist und welcher Mitarbeiter die Vertretung übernommen hat. Zum Teil meldete sich dann auch nochmal zusätzlich die Vertretung, ob sie denn derweil weiterhelfen könne.

Bei den meisten Behörden dürften die verschiedenen Leute auch jeweils ihre eigene E-Mail-Adresse haben. Bei einem längeren Urlaub ist es meistens so, dass man eine automatische Benachrichtigung erhält, in der steht, was mit der E-Mail weiter passiert, also ob sie weitergeleitet wird oder nicht bzw. wann der Sachbearbeiter wieder aus dem Urlaub zurück ist. Und es müsste eine Vertretung benannt sein, an die man sich bei dringenden Fällen wenden kann. Wenn es sich nn um etwas Wichtiges handelt, würde ich vielleicht erst mal zum Telefonhörer greifen oder persönlich vorsprechen. Oder ich würde eine E-Mail schreiben und wenn ich nach ein paar Tagen keine Antwort erhalten habe, würde ich anrufen und nachfragen.

Meines Wissens nach, hat in den großen Firmen der eine oder andere Mitarbeiter schon seine eigene E-Mail Adresse. Das erkennt man eigentlich sehr leicht an der Adresse selbst. Diese lautet dann logischerweise in etwa so: "max-mustermann@firma.de." Ich finde das gut, denn nicht jeder gibt sich mit einer großen, zentralen Mailadresse zufrieden. So weiß man nicht genau ob die E-Mail wirklich zu der Person gelangt, für die diese eigentlich bestimmt ist. Wenn also so eine genauere E-Mail Adresse vorhanden ist, dann nutze ich diese auch, denn das ist mir sicherer.

Meine Frage besteht darin, ob jeder Sachbearbeiter eine eigene Email-Adresse hat? Angenommen ich würde eine Email, in einem bestimmten Anliegen an "Sachbearbeiter A" senden. Dieser wäre aber nicht im Büro, sondern krank oder im Urlaub. Kümmert sich dann jemand anders um den Emaileingang oder bleibt das so lange liegen bis der Sachbearbeiter wieder da ist ?

Also, ich schreibe sehr oft eine Nachricht per Email an bestimmte Sachbearbeiter vom Amt und muss sagen, das ich damit bislang immer noch sehr gut gefahren bin. Bei den meisten Ämtern haben die diversen Sachbearbeiter ja auch ihre eigene Emailadresse und ich meine, das lediglich das Finanzamt keine einzelnen Emailadressen für Personen, sondern nur für die einzelnen Abteilungen hat. Da muss man dann halt einfach im Betreff das Aktenzeichen niederschreiben, dann wird es auch korrekt bearbeitet. Wie es allerdings aussieht, wenn ein Sachbearbeiter nicht im Hause ist, weil er z.b. aus den Gründen einer Krankheit nicht da ist, kann ich leider nicht mit Gewissheit sagen, ob die Emails solange liegen bleiben, oder ob sich ein anderer Sachbearbeiter darum kümmert, aber ich denke, das das wohl eher eine Absprechung unter den Sachbearbeitern ist.

Ich arbeite ja in einer Behörde und kann einmal kurz erläutern wie das bei uns gehandhabt wird, ich möchte aber nicht ausschließen dass es woanders völlig anders ist.

Jeder Mitarbeiter hat eine persönliche Emailadresse, zusätzlich gibt es noch eine allgemeine Emailadresse die in der Poststelle aufläuft. Bei Abwesenheit des betreffenden Mitarbeiters werden diese Mails nicht weitergeleitet so dass er erst dazu kommt sie wieder zu beantworten wenn er sich an seinem Arbeitsplatz befindet. Früher war es allerdings Pflicht einen Vertreter zu bestimmen der die Aufgabe hatte einmal täglich mein Postfach zu öffnen und bei Bedarf dann auch zu handeln. Zusätzlich war es vorgeschrieben dass eine Abwesenheitsnotiz verfasst wurde die auch deutlich macht wann man wieder erreichbar ist.

Warum diese für die Bürger freundliche Lösung bei uns wieder abgeschafft wurde kann ich nicht sagen, das wurde zentral angeordnet ohne das wir gefragt wurden oder ob wir das gut finden oder nicht. Begründet wurde dass mit dem Datenschutz. Ich könnte ja noch verstehen dass es gegen den Datenschutz verstößt wenn ein Vertreter alle meine eingegangen Emails durchsehen kann, aber warum auch die Abwesenheitsnotiz abgeschafft wurde erschließt sich mir absolut nicht. Ich vermute einfach dass es unsere Oberen nicht wollten dass jemand ihre eigenen privaten Mails sieht und seine Rückschlüsse auf die verschwendete Arbeitszeit zieht oder es irgendwann gegen sie verwendet.

In dem Kreisamt was für uns zuständig ist, hat jeder Mitarbeiter seine eigene Emailadresse. Ich finde dies sehr praktisch, da auch jeder Mitarbeiter in der Joboffensive seine eigene Mailadresse hat. Da wir jeden Monat Unterlagen einreichen müssen, und wir aber, aufgrund von Arbeit und Kindern, nicht immer die Zeit haben die 15 km einfache Strecke zum Amt zu fahren, reichen wir diese Unterlagen oftmals per Mail ein. Hierbei handelt es sich bei uns um Lohnabrechnungen und Unterlagen zur Fahrkostenberechnung. Sollte unser Sachbearbeiter im Urlaub oder anderweitig abwesend sein, bekommen wir eine Abwesenheitsnotiz geschickt, von wann bis wann der Sachbearbeiter außer Haus ist, und wer seine Vertretung in der Zeit ist. Dann schicken wir einfach an seine Vertretung nochmals eine Mail.

Wie es in anderen Ämtern ausschaut kann ich Dir leider nicht sagen, da ich auch denke das jedes Amt anders arbeitet. Da hilft wohl nur anrufen und nachfragen.

Wie in den anderen Beiträgen hier auch schon angemerkt, ist das wohl jeweils auf die unterschiedlichste Art und Weise gelöst. Vorgaben oder Regelungen werden höchstens innerhalb einer Behörde, evtl. sogar nur innerhalb von einer Abteilung gemacht. So dass man eben nie sicher sein kann, wie mit einer Mail verfahren wird, die eine Angestellte oder ein Angestellter in der Behörde erhält, der Krank, im Urlaub oder Ausgeschieden ist.

Ich kenne es so, dass man als Sender darüber informiert wird, dass die Sachbearbeiterin oder der Sachbearbeiter im Moment nicht da ist und die Mail an eine Kollegin oder einen Kollegen weiter geleitet wurde (Schulbehörde). Dann bekomme ich an anderes Stelle eine Rückantwort, dass die betreffende Person erst ab einem bestimmten Datum wieder im Büro sein wird und die Mail eben nicht weitergeleitet wird. Zusätzlich wird für dringende Angelegenheiten die Mailadresse des Vertreters genannt (Straßenverkehrsamt). Und wieder eine Stelle macht gar nichts und ich bekomme erst nach telefonischer Anfrage gesagt, dass der Sachbearbeiter zur Zeit gar nicht da ist und er daher auch nichts hat beantworten können (Finanzamt). Und dass alles innerhalb der gleichen Stadt. Soweit jedenfalls bei den Email-Adressen mit persönlichen Empfängern.

Es bleibt dabei, was man sich immer vergegenwärtigen sollte (!), Mails mögen schnell und unkompliziert bzw. bequem von der Hand gehen. Aber eine Gewähr das die Nachricht auch ankommt und verarbeitet wird, hat man hier nicht. Der Brief (Papierpost!) - sofern er eben nicht unterwegs verschwindet - ist da wesentlich sicherer.