Hausarbeiten schreiben: Wie Entwürfe und Versionen managen?

Ich schreibe bald (mal wieder) eine Hausarbeit. Da ich jedoch genug Horrorgeschichten von nicht mehr zu öffnenden Dateien, verlorenen USB-Sticks, kaputten Festplatten und Wohnungsbrand gehört habe, wo dann die Datei nicht mehr zu öffnen war, bin ich extrem vorsichtig, wenn nicht sogar paranoid geworden, damit mir das bloß nie passiert! Ich speichere meine Hausarbeit jetzt täglich in der aktuellen Version ab (als Zwischenstand) und zusätzlich auf dem USB-Stick und meinem GMail-Account. Das hat zur Folge, dass ich dann einen Ordner mit gefühlten 10000 Versionen habe und meistens vollkommen den Überblick verliere (auch wenn ich in den Dateinamen das Datum reinschreibe).

Für die nächste Arbeit habe ich beispielsweise 6 Wochen Zeit, wenn ich da jeden Tag nur eine Version abspeichere, dann sind das schon 36 Dateien. Wobei man kurz vor der Abgabe natürlich Änderungen macht und das dann insgesamt noch mehr Dateien werden. Jetzt frage ich mich, wie ich diese Dateien zumindest bis zum Abgabetermin (danach lösche ich alle bis auf die endgültige Version) halbwegs übersichtlich managen kann. Ich möchte nicht ständig den Überblick verlieren bei den verschiedenen abgespeicherten Versionen. Wie macht ihr denn das?

Also wichtig ist es für mich immer erst mal ein Benamungssystem zu entwerfen. Die Dateien heißen bei mir dann zum Beispiel 20110713_Dateiname_v1. Oder eben so ähnlich. Wichtig ist, dass du das Datum vorne hinschreibst, dann kannst du nämlich danach sortieren lassen und hast immer das aktuelleste oben (oder ebn unten). Die Jahreszahl kann man bei Projekten, die nur über ein paar Wochen gehen natürlich weglassen.

Wichtig ist auch die Versionsnummer, ich speichere die immer am Ende des Namens. Kann man auch machen wie man mag, nur nicht vorne, weil das Datum ja zum Sortieren nötig ist.

Dieses System hilft mir immer gut die Übersicht zu behalten. Wenn ich nämlich die Dateien sortiere, dann habe ich sie ja in der richtige Reihenfolge. Sehr wichtig ist natürlich, dass man das System der Beschriftung beibehält, denn wenn man das während des Projekts ändert gibt es Chaos.

Was du dir natürlich auch überlegen kannst, wäre, immer nur die letzten 5 Versionen zu speichern. Was willst du mit 36 Versionen? Immer noch mal 1-2 Schritte zurück gehen zu können, kann sicher hilfreich sein, aber mehr als 5 stopfen doch einfach nur die Festplatte zu und bringen auch nicht mehr Sicherheit, außer du machst natürlich mal eine richtig große Änderung zum Beispiel im layout, dann macht es vielleichte Sinn EINE Version von vor der Änderung zu behalten. Mehr aber nicht.

Das klingt ja schon mal super. Ich habe bisher immer die Datei einfach Hausarbeit1372011 genannt oder ähnliches, aber mit dem Datum am Anfang ist es ja wirklich eine gute Idee. Das mit dem Löschen von den ganz alten Versionen ist auch eine gute Idee, ich dachte bisher immer, dass es sicherer ist, wenn sich die 10 neuesten Dateien nicht mehr öffnen lassen, dass man dann immer noch eine andere Version in der Hinterhand hat. Das "Layout" (also Überschriften als Überschriften markieren und Seitenzahlen etc mache ich immer am Schluss), vorher stelle ich nur den vorgegebenen Rand ein.

Ich hätte jetzt noch eine Frage: Wenn du nur Entwürfe / Gedanken / Spiegelstriche zum Thema machst und das später genauer ausformulieren willst (oder es zu dem Zeitpunkt noch nicht schreiben kannst, weil du noch mehr Literatur brauchst), wo schreibt man so etwas am besten hin? In der richtigen Hausarbeits-Fassung halte ich es für fehl am Platz, da ich zwischendurch immer mal auf die Seiten- und Zeichenanzahl schauen muss, damit ich das ein bisschen im Blick habe. Aber wenn man das alles in unterschiedliche Dateien schreibt, verliere ich da auch den Überblick. Hast du dafür auch eine Idee?

Ich persönlich finde das Vorgehen für eine Hausarbeit in der Tat übertrieben. Das deckt sich zwar mit den Sicherheitsvorstellungen vieler Unternehmen, deren Daten die Existenzgrundlage darstellen. Das aber, so unterstelle ich mal, ist im Fall der Hausarbeit nicht der Fall und zusätzlich müssen Wahrscheinlichkeiten berücksichtigt werden, wenn es um das Erstellen eines Sicherheitskonzepts geht! Und ehrlich gesagt würde ich behaupten, dass eine verlorene Hausarbeit ein eher geringes Problem darstellt, wenn z.B. dein Haus abgebrannt ist. Dann wirst du vermutlich andere Themen zu bearbeiten haben und u.U. nicht mehr an die Abgabe der Hausarbeit denken.

Auch bzgl. der Anzahl der geführten Versionen stelle ich mir die Frage, wann du ernsthaft davon ausgehst, mehrere Versionen zurück gehen zu müssen. Schließlich unterstelle ich mal, dass du nicht täglich zehn Stunden und mehr an Zeit für die Arbeit aufbringst, da du ja auch anderes zu tun haben wirst. Realistisch sind das also maximal zwei bis drei Zeitstunden, die eine Version von der Vorgängerversion unterscheidet. Sofern dann mal ein Tag fehlt, sehe ich keine Katastrophe auf dich zukommen, wenn eben der fehlende Teil frei wiederholt werden müsste.

Nichts desto trotz, vielleicht zu den klar sinnvollen Vorgängen: es ist sicher gut, neben der Kopie auf dem Rechner auch eine Kopie auf einem externen Speicher (USB oder im Web) zu haben. Denn die Wahrscheinlichkeit des Festplattenausfalls oder aber einer Beschädigung der Arbeitskopie ist dann doch eher hoch. Aber mehr als eine Kopie ist in so einem Fall übertrieben und sorgt im Zweifel für Verwirrung.

Um nun aber nicht zig Dateien auf dem Rechner zu sammeln, könntest du ein System wie z.B. Subversion (Versionisierungssystem) installieren. Zusätzlich dazu ein Plugin für den Windows Explorer, um die Versionisierung durchzuführen. Der Vorteil ist, dass du immer nur ein File im System hast aber dennoch damit auf frühere (definierte) Versionen zurückgreifen kannst. Finden kannst du das System unter dem Link hier. Der Vorteil hier wäre, dass du dann praktisch jedes Dokument versionieren kannst! Aber ich gebe zu, dass es u.U. von der Zeit zu knapp sein könnte, dies einzuführen.

Das dass schon etwas übertrieben ist, das sehe ich auch so. Bisher braucht ich zum Glück auch am Tag x nicht die Version von vor 20 Tagen. Aber ich fühle mich dann sicherer, wenn ich weiß, dass es diese Version noch gibt und ich gegebenenfalls nachschauen kann, wie ich den einen Absatz in der alten Version formuliert hatte und ob die jetzige Formulierung nicht doch ungeeignet ist. Auch wenn ich das natürlich tatsächlich nie gemacht habe. Ich könnte es ja vielleicht so machen: Die Datei jeden Tag vor dem Beginn 1 mal kopieren und dann weiter schreiben. Jedes Mal, wenn ich eine neue Kopie erstelle, könnte ich dann die alte löschen.

Das mit dem Wohnungsbrand war ein Extremfall, das gebe ich zu. Aber als hier vor ein paar Jahren ein Haus abgebrannt ist, soll da auch eine Diplomarbeit drin verbrannt gewesen sein. Und wenn man beispielsweise eine Arbeit schreibt und schon 100 oder gar 200 Seiten geschrieben hat, dann ist der Verlust sicherlich ärgerlich und da wäre es schon von Vorteil, wenn man wenigstens noch den USB-Stick oder (in meinem Fall) die Mail über Gmail abrufen kann.

Ob man seine Dateien so aufwendig sichert, womöglich noch an mehr als einem Ort (wie du also zum Beispiel auch noch online), das bleibt ja jedem selbst überlassen. Ich habe meist auch 2-3 Versionen von wichtigen Daten gespeichert, bis ich die Arbeit abgegeben hatte.

Für Notizen, Stichwörter und Ideen habe ich bei meiner Bachelor-Thesis ein eigenes Dokument angelegt. Anfangs sehr chaotisch, aber dann habe ich einfach die gleiche Inhaltsverzeichnisstruktur wie in der fertigen Arbeit darüber gelegt und passende Notizen dann auch immer zum jeweiligen Thema einsortiert. So behält man den Überblick zu welchem Thema man schon einiges hat und wo noch ein großes Loch ist und übersieht auch nicht einfach wichtige Notizen.

Verschiedene Versionen habe ich hiervon nicht benötigt. Es empfiehlt sich nur, Ideen, die man verwirft nicht zu löschen sondern einfach durchgestrichen darstellen zu lassen, dann kann man auch da immer noch mal drüber gucken und die Ideen gehen nicht ganz verloren, wenn man sie noch mal braucht.

Wer hatte das nicht schon mal, dass man Stunden lang an einer Aufgabe am Computer sitzt und er dann plötzlich ausgeht oder irgend ein anderes Problem auftritt. Ich kenne dieses Problem nur zu gut und rate dir deine Dateien immer mehrmals zu speichern. Damit meine ich nicht einfach nur datei1.txt bis datei10.txt auf dem Computer. Du solltest deine Dateien auf verschiedenen Laufwerken speichern um mögliche Festplattendefekte vorzubeugen.

Wegen dem Management der Dateien rate ich dir sie nach deinem Arbeitsverhalten zu ordnen. Ich beispielsweise arbeite immer täglich eine Stunde lang an einem Projekt. Dieses Projekt habe ich auf zwei USB Sticks und auf meinem Computer. Der Ordner in dem die einzelnen Dateien gelagert sind, trägt natürlich den Namen des Projekts.

Die einzelnen Dateien würde ich nie überschreiben. So passieren nämlich meistens die Fehler, dass man ausersehen dann die falsche Datei überschreibt oder so. Darum speicherst du die Datei vor einer Änderung einfach mit dem heutigen Datum und dann ist das eine ganz andere Datei und du kannst eigentlich nur das kaputt machen, was du in der letzten Stunde erledigt hast.

Das System von türkis87 finde ich auch super! Glaube auch, dass es reicht, immer nur die letzten Versionen abzuspeichern - schließlich ist ja die aktuellste Version auch die wichtigste. Ich schicke jeden Abend eine e-mail an mich selbst und habe damit eigentlich alle Versionen in meinem Emailkonto, falls ich noch ein mal etwas nachsehen möchte und dann kannst du natürlich auch noch in der Dropbox deine Sachen abspeichern.