Wie finanziert man einen Abschlussball?

Ich mache zwar mein Abitur erst in einem guten Jahr, dennoch haben wir uns schon vor einiger Zeit mit der Organisation unseres Abschlussballs beschäftigt, was eine gute Entscheidung war. Obwohl die meisten Säle, die für die Festivität in Frage kommen, mehr als teuer sind, hatten wir Glück, überhaupt noch einen Saal zu bekommen, denn schon jetzt ist beinahe alles ausgebucht, sodass wir nicht allzu wählerisch sein durften. Mit unserer Wahl sind wir im Grunde genommen auch sehr zufrieden, wir haben einen sehr großzügigen Saal gefunden, der mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen ist und auch die notwendige Ausstattung enthält.

Das Problem, vor dem wir jetzt stehen, ist die Finanzierung des Ganzen. Der Saal liegt preislich im mittleren Bereich, es ist aber so, dass wir beinahe alles zusätzlich zahlen müssen: Das fängt bei einem Aufpreis für den Beamer, die Bühne und die Musikanlage an und hört damit auf, dass noch kein kaltes Buffet im Preis enthalten ist; von Getränken mal ganz zu schweigen. Auch ein entsprechender DJ könnte uns vom Betreiber gestellt werden, wird aber auf jeden Fall zusätzlich in Rechnung gestellt. Letztlich liegen wir mit dem Gesamtpreis für die Veranstaltung im mittleren, vierstelligen Bereich, was wohl eine Summe ist, die recht normal für diese Art von Bällen zu sein scheint.

Wir haben uns auch schon überlegt, wie wir das Ganze finanzieren wollen. Geplant ist unter anderem ein Kuchenverkauf, den wir über mehrere Wochen hinweg in den Pausen starten wollen. Die meisten meiner Mitschüler zeigen sich relativ engagiert, es gibt aber auch diejenigen, die nicht bereit sind, etwas zu backen oder Zutaten zu kaufen. Einige sehen es schlichtweg nicht als nötig an, sich finanziell oder durch Arbeitsaufwand zu beteiligen. Alles in allem würde ich aber sagen, dass das Projekt des Kuchenverkaufs ganz gut anläuft.

Wir wollen außerdem eine Party in einem Club organisieren, deren Einnahmen dann für den Ball verwendet werden können. Das läuft so, dass der Betreiber den Raum, die Getränke und den DJ zur Verfügung stellt, aber einen Mindestumsatz von 2.500 € machen muss, die er behalten darf. Der Rest würde dann an uns gehen. Vorausgesetzt, die Party wird ein Erfolg, könnte man damit relativ viel Geld machen. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir damit lange nicht so viel Arbeit haben wie mit dem Kuchenbasar, weil ja alles vom Betreiber organisiert wird. Nur dieser hohe Mindestumsatz bereitet mir Bauchschmerzen. Wenn die Party ein Misserfolg wird, könnten wir eventuell sogar Probleme haben, den Umsatz zu decken, wobei wir hier durch einen Kartenvorverkauf entgegenwirken wollen.

Wie habt ihr euren Abschlussball finanziert? Mit welcher Methode habt ihr den meisten Erfolg gehabt? Wir haben auch schon überlegt, dass man die Karten ein bisschen teurer verkaufen könnte, um einen Teil des Preises zu decken. Welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht? Könnt ihr euch noch ungefähr erinnern, wie viel Zeit und Arbeit ihr in die Finanzierung des Events gesteckt habt?

Wir haben ebenfalls eine große Abiparty veranstaltet, die ebenfalls so organisiert war wie bei euch. Mit dem Mindestumsatz hatten wir keine Probleme. Das meiste Geld wird doch durch den Getränkeverkauf eingenommen.

Zusätzlich haben wir in der gesamten Oberstufe alle paar Wochen Jahrgangsfeiern in den örtlichen Discos. Der Eintrittspreis ging jeweils an uns, dafür hat der Betreiber bei solchen Veranstaltungen hohe Einnahmen durch den Getränkeverkauf gehabt.

Zusätzlich hatten auch wir einen Kuchenverkauf. Alle paar Wochen haben wir in den Pausen mal Kuchen verkauft. Der Kuchen wurde durch uns natürlich selbst gebacken. Natürlich gibt es immer mal wieder ein paar Leute, die nicht mitmachen, aber das ist eben so, damit muss man sich abfinden.

Außerdem haben wir auch ein Abitheater aufgeführt und auch durch den Verkauf von unserer Abizeitung haben wir etwas Geld eingenommen. Natürlich sind auch dort jeweils Kosten angefallen, aber das Geld, das letztendlich übrig geblieben ist, wurde alles in den Abiball gesteckt.

Das meiste Geld kam aber definitiv durch die große Abiparty zustande. Trotzdem mussten wir für den Abiball natürlich pro Person bezahlen, das hielt sich aber mehr oder weniger in Grenzen.

Am Ende hat sogar jeder aus dem Jahrgang noch etwas Geld wiederbekommen. Und das war nicht gerade wenig.

Unser Abschlussball hat rund 10.000 Euro gekostet. Finanziert wurde er, indem von den meisten Schülern (da meine Eltern das nicht zahlen wollten und ich nicht konnte, beispielsweise nicht von mir) 120 Euro eingesammelt wurden mit denen alle Vorkosten bezahlt wurden. Das mit Abstand teuerste war das Essen, wobei ich sagen muss, dass die Entscheidung der dafür zuständigen Gruppe wohl auch auf den falschen Anbieter fiel.

Für den Abiball wurden daraufhin Tickets verkauft. 17 Euro pro Karte. Und für Getränke wurde ebenfalls Geld verlangt. Vorher wurde noch Geld auf Vorabifeiern eingenommen. Auf diese Weise wurden die kompletten 120 Euro plus ein paar Cent wieder an die Schüler zurückgezahlt die gezahlt hatten. Ein Mindestumsatz von 2.500 Euro ist schon sehr hoch gestochen, sollte aber gut machbar sein, wenn genug Leute (Freunde und Verwandte) mitfeiern.

Viel Glück

Auch wir haben es so gehandhabt, dass in der Kursstufe monatlich ein kleiner Betrag eingesammelt wurde, der auf das Konto kam. Wenn man da zum Beispiel insgesamt 100 Euro verteilt kommt schon mal ein ordentlich Grundbetrag zusammen mit dem man arbeiten kann.

Dazu kamen dann ebenso Paryts in den örtlichen Diskotheken, bei denen der Eintritt an den jeweiligen Jahrgang ging und der Veranstalter dafür ordentlichen Umsatz mit Getränken und Snacks machen konnte. Sowas geht aber natürlich nicht jede Woche, aber damit kann man auch nochmal ordentlich was einnehmen.

Und dann kann man ja auch schauen ob man nicht ein paar lokale Sponsoren findet, der etwas Geld dazugeben oder zumindest mit Sachgütern helfen können. Tische und Stühle braucht man ja in Massen oder eine gute Musikanlage oder Getränke und Speisen. Manchmal arbeiten ja auch Eltern in verantwortungsvolleren Positionen und können bei ihrem Chef ein wenig Geld aus den Rippen leiern.

Wir haben größtenteils versucht alles durch Aktionen zu finanzieren, so dass wir die Karten möglichst günstig verkaufen konnten. Am Ende haben wir dann für die Karten nur noch 25 Euro bezahlt. Das war eigentlich relativ günstig, da ohne die Einnahmen vorher jede Karte um die 60 Euro gekostet hätte.

Wir haben in der elften Klasse damit angefangen Waffeln und Kuchen zu verkaufen. Dafür wurden von jedem Schüler 20 Euro eingesammelt und die dazugehörigen Teams haben sich dann um die Herstellung und den Verkauf gekümmert. Wir haben pro Verkauf immer um die 50 Euro Gewinn gemacht, war zwar nicht viel, aber immerhin etwas.

Dazu haben wir noch Oberstufenfeten geschmissen. Die Karten haben wir immer bei Vorkasse für 5 Euro und an der Abendkasse für 6 Euro verkauft. Damit haben wir auch einiges eingenommen, allerdings kam das nur so, da unsere Schule seit Jahren mit der Disco kooperiert, sonst wäre das nicht so günstig für uns geworden.

Außerdem haben wir noch zwei Theateraufführungen gemacht. Diese haben wohl am wenigsten Umsatz gemacht, wenn man den Aufwand dafür einrechnet, der doch ziemlich hoch war. Mit einem zweistündiges Stück, welches sicher einige Wochen Arbeit mit sich brachte, haben wir gerade mal zwischen 200 und 300 Euro eingenommen. Es hat sich also für den Aufwand nicht wirklich gelohnt.

Bei uns hat sich die Finanzierung eigentlich als relativ einfach heraus gestellt. Klar, man hat einen ziemlich hohen Geldbetrag benötigt, jedoch haben wir auch schon drei Jahre vor dem Abschlussball angefangen etwas für unsere finanzielle Lage zu machen. Zunächst hat alles damit angefangen, dass wir in unserer Schule regelmäßig Kuchen verkauft haben, den wir abwechselnd selbst gebacken hatten. Dadurch kam mit relativ wenig Aufwand immer ein beachtlicher Betrag in die Kasse, die sich über die drei Jahre in der Oberstufe zu einer schönen Summen zusammen addiert hat.

Ebenso haben wir dann regelmäßig verschiedene Partys veranstaltet, sodass man damit durch die Einnahmen aus dem Eintritt und eventuell auch durch den Verkauf der Getränke auch einen guten Gewinn erwirtschaften konnte. Das wichtige hierbei ist aber natürlich, dass man sich ein gutes Datum heraus sucht und man die Party dann auch bekannt macht, sodass man auch ein großes Publikum zusammen bekommt und es sich dann am Ende natürlich auch finanziell lohnt.

Durch diese Aktionen hatten wir dann am Ende so viel Geld zusammen, dass die Eintrittspreise für unseren Abschlussball sehr niedrig halten konnte und danach dann sogar noch einen solch großen Betrag in der Kasse hatten, dass wir mit diesen noch einmal eine Feier für uns veranstalten konnten. Wichtig ist meiner Meinung nach nur, dass man alles gut organisiert und auch eine gewisse Regelmäßigkeit einkehrt, sodass man sich immer wieder darauf freuen kann.

Ich werde auch erst nächstes Jahr mein Abi machen und wir haben schon zwei Jahre davor von unserem Stufenleiter eingetrichtert bekommen, dass wir uns rechtzeitig um das Geld kümmern sollen. Letztendlich sah das eigentlich ähnlich aus, wie bei dir, denn wir haben dann in der Pause Kuchen und Waffeln verkauft und uns auch um Getränke und Snakes gekümmert, wenn es Berufsinformationsabende oder ähnliche Veranstaltungen an unserer Schule gegeben hat.

Eine Party werden wird wohl demnächst auch bald organisiert werden, aber damit habe ich nichts zu tun. Das sind im Grunde alles keine neuen Ideen, aber aber wird wohl auch nicht genug Geld einkommen, dass wir damit unseren Abiball finanzieren könnten. Und daher hat man das einfach so geregelt, dass von jedem Schüler zum Halbjahr 20 Euro eingesammelt wird. Dadurch kommen dann natürlich auch beträchtliche Summen zusammen, mit denen wir dann problemlos die Abizeitung, den Ball und auch noch die T-Shirts finanzieren können.

Die meisten meiner Mitschüler zeigen sich relativ engagiert, es gibt aber auch diejenigen, die nicht bereit sind, etwas zu backen oder Zutaten zu kaufen. Einige sehen es schlichtweg nicht als nötig an, sich finanziell oder durch Arbeitsaufwand zu beteiligen.

Das kann man ihnen auch nicht verübeln. Manchmal gibt es eben Mitschüler, die sich mit dem Rest der Bande weniger gut verstehen und dann dementsprechend keine Lust haben, nach dem Abi mit diesen zu feiern und zu amüsieren. Also wieso sollten sich diese dann anstrengen und den anderen helfen, dass Geld zusammen zu kriegen?

Das Problem liegt doch aber bei den meisten Jahrgängen darin, dass man sich erst viel zu spät damit beschäftigt und dann natürlich auch am Ende zu wenig Geld in der Kasse ist. Natürlich sollte man aber auch bedenken, dass wohl jeder Jahrgang am Ende andere Kosten zu decken hat.

Ich meinte auch nicht, dass man einmal Kuchen verkauft oder demnächst einmal ein Party veranstaltet. Natürlich bringt dies nicht so viel Geld heran, als dass man damit gleich den Abschluss finanzieren kann. Aber wenn man dies wirklich regelmäßig und vor allem über die volle mögliche Distanz, also in den gesamten drei Jahren in der Oberstufe, dann wird man wohl damit wenig Probleme haben. Wenn man zum Beispiel einmal im Monat eine Party veranstaltet und zusätzlich noch einmal im Monat dann Kuchen oder Waffeln oder sonstige Snacks verkauft, dann müsste man doch am Ende normalerweise ausreichend Geld zusammen haben, damit man finanziell gut dasteht und den Abschlussball gut finanzieren kann.

Das kann man ihnen auch nicht verübeln. Manchmal gibt es eben Mitschüler, die sich mit dem Rest der Bande weniger gut verstehen und dann dementsprechend keine Lust haben, nach dem Abi mit diesen zu feiern und zu amüsieren. Also wieso sollten sich diese dann anstrengen und den anderen helfen, dass Geld zusammen zu kriegen?

Da kann ich dir nur sehr eingeschränkt Recht geben. Ich zähle selbst eher zu den Außenseitern in meiner Stufe, aber trotzdem sehe ich es als meine Pflicht an, mich zu beteiligen, schließlich profitiere ich trotz der mangelnden Zugehörigkeit zu meinem Jahrgang von dem Ball. Wahrscheinlich werde ich nach dem offiziellen Teil, also der Zeugnisausgabe und der Feier mit Lehrern und Eltern, selbst das Weite suchen, aber bei diesem Teil war ich anwesend und sehe es damit auch als gerechtfertigt an, mich dafür engagieren zu müssen. Schließlich habe ich nur durch das Engagement eine relativ günstige Eintrittskarte bekommen und ich fände es nicht richtig, mich auf den Lorbeeren Anderer auszuruhen. Sich überhaupt nicht zu beteiligen, fände ich nur in Ordnung, wenn man den Ball überhaupt nicht besuchen will und sich das Zeugnis zuschicken lässt; aber wer macht das, wenn man von Krankheitsfällen absieht?

Ansonsten bin ich schon mal sehr beruhigt, dass ihr die Finanzierung auch nicht wirklich anders organisiert habt, als wir das tun. Geld von allen Schülern einsammeln wollen wir eigentlich nicht, weil es immer zum Problem werden kann, dass viele einen gewissen Betrag nicht aufbringen können und wir wollen diesbezüglich niemanden in Verlegenheit bringen, wenn es auch anders geht. Wir haben aber auch den Vorteil, dass wir nur eine Reservierungsgebühr zahlen müssen, ansonsten aber keine Vorleistungen verlangt werden. Das verschafft uns die Möglichkeit, noch sehr lange zu sammeln und deswegen hoffen wir, zusätzlich zu den Preisen für die Eintrittskarten kein Geld von den Schülern verlangen zu müssen.

Mich würde noch interessieren, wie ihr eure Party für die Finanzierung aufgezogen habt. Die Bedingungen scheinen ja insofern ähnlich gewesen zu sein, dass man einen gewissen Mindestumsatz machen muss, alle weiteren Einnahmen für die Getränke und Eintrittskarten aber behalten werden können. Wie habt ihr die Party publik gemacht? Habt ihr Flyer gedruckt? Welche Zielgruppe habt ihr eingeladen? Habt ihr euch nur auf Schulen beschränkt oder durfte jeder kommen, um den Gewinn zu maximieren? Wären soziale Netzwerke eine geeignete Möglichkeit, um die Party bekannt zu machen?

Wir hatten inzwischen auch unseren ersten Kuchenverkauf und ich habe festgestellt, dass dies eine recht solide Einnahmequelle zu sein scheint; wir haben um die 50 € eingenommen, wobei die Ausgaben für Zutaten nicht verrechnet werden. Diesen Kuchenverkauf werden wir wohl wöchentlich fortführen. Ähnlich solide Einnahmen dürfte auch die Zeitung bringen, wobei wohl hauptsächlich die Abiturienten und Lehrer daran interessiert sind; mehr als bei zweimal Kuchenverkauf wird man dadurch wohl nicht einnehmen.

Da kann ich dir nur sehr eingeschränkt Recht geben. Ich zähle selbst eher zu den Außenseitern in meiner Stufe, aber trotzdem sehe ich es als meine Pflicht an, mich zu beteiligen, schließlich profitiere ich trotz der mangelnden Zugehörigkeit zu meinem Jahrgang von dem Ball. Wahrscheinlich werde ich nach dem offiziellen Teil, also der Zeugnisausgabe und der Feier mit Lehrern und Eltern, selbst das Weite suchen, aber bei diesem Teil war ich anwesend und sehe es damit auch als gerechtfertigt an, mich dafür engagieren zu müssen. Schließlich habe ich nur durch das Engagement eine relativ günstige Eintrittskarte bekommen und ich fände es nicht richtig, mich auf den Lorbeeren Anderer auszuruhen. Sich überhaupt nicht zu beteiligen, fände ich nur in Ordnung, wenn man den Ball überhaupt nicht besuchen will und sich das Zeugnis zuschicken lässt; aber wer macht das, wenn man von Krankheitsfällen absieht?

Also in den hier umliegenden Schulen findet die Zeugnisausgabe nie auf dem Abschlussball selber statt. Da gab es immer einen extra Tag (meistens der Abend vor dem Tag des Balls) und die Zeugnisübergabe fand dann ganz normal in der Schule statt. Selbst wenn das nicht der Fall ist, finde ich nicht, dass man da großartig profitiert, wenn man sich erst eine Karte für den Ball kauft, nur damit man sein Zeugnis abholen kann.

Ansonsten kann ich auch verstehen, wenn jemand keinen Kuchen backen will, weil er einfach nicht backen kann oder keine Lust dazu hat. Derjenige kann sich ja als Kuchenverkäufer engagieren oder etwas Anderes machen (dass diejenigen dann gar nichts machen finde ich aber auch unpassend). Ich hatte bei uns auch keine Lust einen Kuchen zu backen, weil man dann von seinem eigenen Kuchen nichts essen durfte, ohne noch mal zu bezahlen. Das habe ich ehrlich gesagt nicht eingesehen.

Finanziert werden solche Bälle bei uns meistens durch die Karten. Die kann man ja etwas teurer machen (eine andere Schule hatte die Karten sogar für 50 € verkauft). Auch war es bei uns so, dass sich auch Schüler eine Karte kaufen mussten (bei einigen Schulen sind die Abiturienten ja gratis).

Mit den Parties kann man auch gut den Ball finanzieren. Bei uns fanden im letzten Schuljahr 6-8 solcher Parties statt (zum Teil mit anderen Schulen zusammen). Wir haben Flyer gedruckt und an anderen Schulen und in den umliegenden Orten verteilt / aufgehangen. Selbstverständlich durfte da jeder kommen. Eine Zielgruppe hatten wir dafür nicht, es kamen auch Abiturienten der umliegenden Schulen, Schüler aus jüngeren Klassen und Ehemalige der Schule.

Der Kuchenverkauf ist aber wirklich eine Sache, an der man gut verdient. Wir haben das letzte Schuljahr aufgeteilt, so dass wir wirklich jeden Tag einen Kuchen oder andere Snacks verkauft haben. Wir haben mit der Cafeteria gesprochen, so dass an den Tagen dann kein Nachtisch dort verkauft wurde und wir somit genug Käufer hatten.

In der Abizeitung haben wir Werbung gedruckt und sie somit komplett finanziert. Die Abizeitung zu verkaufen ist eine weniger gute Idee. Die einzigen, die daran Interesse haben, sind doch die Abiturienten und die Lehrer. Die haben bei uns die Zeitung gratis bekommen. Andere Schüler hatten daran kaum Interesse.

Wir haben dann noch auf einigen Autos Werbung für umliegende Firmen gemacht und so auch noch Geld zur Finanzierung des Balls bekommen. Aber ehrlich gesagt kam da nicht so viel bei herum, so dass ich das eher nicht empfehlen würde. Bei uns gab es außerdem dann Probleme, dass die meisten keine Werbung auf ihren Autos haben wollten (also bei denjenigen, die überhaupt ihr eigenes Auto hatten und wo es nicht den Eltern gehörte) oder das Geld dann nicht dem Jahrgang geben wollten.