Fallstricke beim e-Mail Versand

Ich finde es, ebenso wie mein Chef, zwar immer ganz nett, wenn ich durch einen unbedarften E-Mail-Nutzer an Informationen komme, die eigentlich nur Mitbewerbern zugedacht waren. Allerdings hat mich diese Tatsache auch zu mehr Vorsicht beim Versand von E-Mails angehalten. Daher hier mal ein paar Tipps.

Tückisch ist bei der Auswahl des Empfängers schon die Funktion Auto-Vervollständigen vieler E-Mail-Programme, die wie schon der Name schon sagt, eingegebene Buchstabenfolgen mit im Adressbuch gespeicherten E-Mail-Adressen vervollständigt. Wenn sich die gespeicherten Namen oder Adressen der Kontakte sehr ähneln, kann es leicht zu Verwechslungen kommen.

Auch die Antwort-Funktion birgt einige Risiken. So liegen die Schalter bzw. Menü-Einträge für die Funktionen Antworten und Allen antworten sehr nah beieinander. Wählt man die verkehrte Option, kann das unter Umständen schon peinlich sein. So kann man E-Mails ja problemlos an mehrere Empfänger schicken und beim Antworten dann entweder nur dem Absender antworten (Antworten) oder auch allen anderen Empfängern der E-Mail (Allen Antworten).

Wo wir schon einmal beim Thema mehrere Empfänger waren. Das ist eine schöne Funktion, aber man sollte schon überlegen, welche der Zeilen man nutzt. In die Adress-Zeile kann man in der Regel sehr viele Empfänger eintragen. Professioneller wird es, wenn man die Zeile CC (Carbon Copy - Durchschlag) benutzt, damit wird klar, dass diese E-Mail nicht direkt an den Empfänger gerichtet ist, dieser die E-Mail zur Kenntnis nehmen soll. Empfänger, die in der BCC-Zeile eingetragen werden erhalten normalerweise eine Kopie der E-Mail ohne dass die anderen Empfänger davon Kenntnis erhalten. Normalerweise deswegen, weil man sich nicht darauf verlassen sollte, dass E-Mail-Server das so handhaben.

Auf jeden Fall sollte man sich zum Schutz vor bösen Überraschungen die Adresszeile noch mal genau ansehen, ob die zu versendende E-Mail genau an die Empfänger versandt wird, die diese wirklich erhalten sollen. Denn auch wenn heute meist im Fußtext vermerkt wird, dass versehentlich falsch versandte E-Mails vernichtet werden sollen - verlassen kann man sich darauf nicht.

Im Prinzip wurde die Problematik und die Frage nach den Fallstricken im ersten Posting schon weitestgehend beantwortet. Wichtig ist zu schauen, an wen welche E-Mail mit den jeweiligen Inhalt herausgeht, diese vor dem Absenden nochmal zu durchforsten und zu prüfen, ob der oder die jeweiligen Empfänger auch der oder die sind, welche die Mail tatsächlich erhalten sollen. Peinlichst drauf achten sollte man bei Bewerbungen oder Schreiben an öffentliche Institutionen. Nimmt man Vorlagen aus dem eigenen Gesendet Ordner, dann immer an die persönliche Anrede denken, es könnte noch ein Name aus einer vorherigen Mail drin stehen.