Telefon im Büro ständig ausschalten - auch wenn anwesend?

Gerade bei einigen Ämtern erlebe ich es immer wieder, dass man das Gefühl hat, die Personen seien telefonisch nie anzutreffen. Ich habe dann erfahren, dass dies gar nicht der Fall ist, sondern viele einfach keine Lust zu telefonieren haben und daher entweder das Telefon ausschalten, eine Rufumleitung machen oder einfach eine Abwesenheitsnotiz erstellen. So umgehen viele Kollegen Anrufe, was sicherlich nicht nur im öffentlichen Dienst so ist, sondern auch in anderen Firmen gerne gemacht wird. So ist man einfach mal nicht erreichbar und geht erst dann wieder ans Telefon, wenn man wirklich möchte.

Ich kann mir vorstellen, dass es auch daran liegt, dass man nie fertig wird, wenn man immer wieder angerufen wird. Dann kann kein Vorgang abgeschlossen werden, ohne das man wieder völlig aus dem Konzept gerissen wird. Dennoch ist es keinesfalls gerechtfertigt bei Anrufen nicht ranzugehen, gerade wenn man eigentlich erreichbar sein sollte. Eine kurzfristige Rufumleitung wäre aus meiner Sicht das Beste.

Kennt ihr das Phänomen, dass Personen im Büro sind, aber einfach nicht ans Telefon gehen? Könnt ihr dieses Verhalten nachvollziehen?

Ich kenne das so nicht, da es das bei meiner Arbeit auch so gar nicht gibt, dass das Telefon mal ausgeschaltet wird, auch wenn wir da sind. Ich kann es schon verstehen, dass es nervig ist, wenn man immer wieder die Arbeit, an der man gerade sitzt, unterbrechen und ans Telefon gehen muss. Aber trotzdem muss man doch auch die Kunden beachten, die anrufen, weil es doch auch wichtig sein könnte.

Daher muss ich sagen, dass ich mir als Kunde schon etwas veräppelt vorkommen würde, wenn ich anrufe und eben damit rechne, jemanden zu erreichen und das nicht der Fall ist. Wenn ich dann erfahren würde, dass der Angestellte vor Ort war, aber sein Telefon ausgeschaltet hat, dann würde mir das gar nicht gefallen.

Gerade bei einigen Ämtern erlebe ich es immer wieder, dass man das Gefühl hat, die Personen seien telefonisch nie anzutreffen. Ich habe dann erfahren, dass dies gar nicht der Fall ist, sondern viele einfach keine Lust zu telefonieren haben

Dir ist schon klar, dass man in Ämtern auch andere Sachen zu tun hat und nicht nur für das Telefon zuständig ist oder? Ich war mal beim Finanzamt und habe mich da wegen einer Sache beraten lassen, wobei da parallel plötzlich das Telefon der Sachbearbeiterin klingelte. Es hat mehrmals geklingelt und dann auch noch länger, sodass ich sie schon irritiert fragte, ob sie nicht ans Telefon gehen möchte. Sie verneinte und meinte dann, dass sie sich erst um mich und mein Anliegen kümmern müsste, was ich auch richtig finde.

Wer zuerst kommt, mahlt zuerst und wenn man anruft sieht man ja nicht, was vor Ort genau passiert. Auch wäre es ziemlich unprofessionell gewesen, wenn sie vor meiner Nase mit der Person am Telefon über irgendwelche Interna quatscht, die mich aus Datenschutzgründen gar nichts angehen. Daher finde ich so eine strikte Trennung durchaus sinnvoll, auch wenn es für Anrufe ziemlich nervig sein kann auf die Dauer.

Natürlich, der einzige Grund warum man nicht an das Telefon geht ist natürlich, dass man keine Lust hat. Wie naiv ist das denn Bitte? Egal wo sitzt man nicht auf der Arbeit und wartet nur darauf, dass das Telefon klingelt um dann sofort dranzugehen und wenn man mal nicht drangeht, dann hat man keine Lust. Was ist das denn bitte für eine Denkweise?

Gerade in allen Bereichen wo man auch mit Kunden im persönlichen Kontakt zu tun hat und das sind auch viele Bereiche im öffentlichen Dienst, wie z.B. Finanzamt, Bürgeramt, Zulassungsstellen etc. geht immer zuerst der Kunde vor, der vor einem sitzt und solange dieser bedient wird, wird das Telefon auch ignoriert. Das hat viel mit Datenschutz zu tun, denn auch wenn der Kunde der dort sitzt, nicht weiß wer dort angerufen hat, geht es ihn schlichtweg nichts an, was da am Telefon besprochen wird und zum anderen ist es auch absolut unhöflich ein persönliches Kundengespräch ständig durch Anrufe die man annimmt zu unterbrechen. Im Endeffekt gilt das für jeden Bereich mit Kundenkontakt, das man das persönliche Gespräch fortführt und das Telefon nachrangig behandelt wird.

Ich gehe durchaus auch öfter mal nicht an das Telefon, insbesondere dann, wenn ich gerade eine Aufgabe bearbeite, bei der ich mich konzentrieren muss und wo mich jeder Anruf aus der Aufgabe wieder herausreißt und ich zum Schluss dann doppelt soviel Zeit für die Aufgabe aufwende oder die Gefahr besteht, dass ich dort dann Fehler einbaue. Da sind mir dann Telefonanrufe einfach egal, weil es um die Qualität meiner Aufgabe geht und diese eben Fehlerfrei sein muss. Genauso ist es auch wenn ich eine Aufgabe mit hoher Dringlichkeit bearbeite, da geht es dann darum, dass ich diese Aufgabe fertig haben muss, egal wie und dann wird eben auch das Telefon ignoriert. Das hat aber nichts damit zu tun, das ich keine Lust habe an das Telefon zu gehen, sondern, dass die anderen Aufgaben gerade wichtiger sind.

Ich gehörte auch mal zu den Sachbearbeitern in einem Amt, die oft nicht ans Telefon gegangen sind. Ich habe teilweise Anrufe ignoriert, weil ich sonst mit anderen Sachen nicht fertig wurde. Anders geht es nicht, wenn du eine Stelle mit Kundenkontakt oder Ähnlichem hast. Du kümmerst dich zuerst um das Anliegen der einen Person, dann darf gerne das Telefon auch wieder klingeln. Ich habe mir aber angewöhnt, dass ich in einer gewissen Zeitspanne auch zurückrufe, je nachdem wer anruft. Mittlerweile rufen mich nur noch Kollegen an, wenn sie ein Anliegen haben, für den Rest des Tages bin ich telefonfrei, jedoch nicht kundenfrei.

Bei mir bzw. uns ist es so, dass wir nicht verpflichtet sind, ans Telefon zu gehen, da dringende operativ Angelegenheiten über unsere Hotline abgewickelt werden sollen. Sollte man dort keine Lösung finden oder zusätzliche Unterstützung brauchen, dann werden die Anfragen zu uns weitergeschlüsselt.

Natürlich klingelt trotzdem relativ oft bei mir das Telefon, wenn mich jemand persönlich kennt und versucht, eine Auskunft direkt von mir zu bekommen. Wenn ich Zeit habe, gehe ich auch dran, aber oft bin ich gerade mit anderen Sachverhalten beschäftigt, und da würde mich ein Anruf manchmal aus dem Kontext bringen. Und um die Kollegen nicht mit unnötigem Geklingel zu stören, habe ich das Telefon meistens auf leise gestellt (den Anruf sehe ich optisch auf dem Display).