Müsst ihr Urlaubsplanung am Jahresanfang abgeben?

Bei uns ist es üblich den Urlaub schon am Jahresende des Vorjahres zu planen. Von den 30 Urlaubstagen die wir zur Verfügung hatten durften wir lediglich 3 Tage ungeplant lassen.

Einigen meiner Kolleginnen jammern jährlich deswegen, da es ihnen ziemlich schwer fällt. schon im Januar ihren ganzen Urlaubsbedarf vorauszusehen bzw. den Großteil davon. Sie haben keine Kinder und würden deshalb auch gerne eher spontan ihre Urlaubsangebote buchen wollen. Gerade wegen Corona mussten jetzt viele von ihnen den Urlaub antreten ohne überhaupt ein tatsächlichen Bedarf bzw. ein Urlaubsziel zu haben. Das sorgte für großen Unmut.

Mir persönlich viel es dagegen nicht so schwer, weil ich ja eine schulpflichtige Tochter habe und meine Urlaube deswegen auch an den Schulferien von ihr orientiert habe.

Wie ist das bei euch, müsst ihr euren Jahresurlaub auch schon im Vorjahr planen? Fällt euch das schwer oder habt ihr euren Urlaubsbedarf auch da schon im Kopf? Könnt ihr verstehen dass ein Arbeitgeber einen solchen Urlaubsplan im Voraus fordert?

Als ich noch im Angestelltenverhältnis gearbeitet habe, mussten wir immer bis Ende März unsere groben Urlaubswünsche abgeben. Meistens konnten sie auch erfüllt werden. Auf Familien mit Kindern wurde besondere Rücksicht genommen. Es blieben aber noch genügend Tage variabel, die wir kurzfristig nehmen konnten.

Ich habe in keinem Bereich gearbeitet, der immer von mehreren Leuten besetzt sein musste. So reichte es durchaus, wenn von vier oder fünf Leuten mindestens einer da war. Wir hatten nichts mit Kundenverkehr zu tun und waren auch nicht in der Produktion tätig, sodass wir unsere Arbeitszeiten und Tätigkeiten sehr flexibel gestalten konnten.

Wegen der Ferienregelung habe ich meistens Pfingsten zwei Wochen und Ende August zwei Wochen genommen. In Bayern waren da Ferien und zu diesen Zeiten gab es oft in Italien auf unserem Lieblings-Campingplatz schon günstigere Preise.

Zum Glück müssen wir keine Urlaubsplanung am Jahresanfang abgeben. Es reicht, wenn ich mich mit meinen unmittelbaren Kollegen abstimme, und die Regel lautet im Prinzip: bei eventuellen Konflikten gewinnt eben derjenige, der seinen Urlaubswunsch zuerst angemeldet hat. Daher ist es bei wichtigen Urlaubsterminen natürlich vorteilhaft, diese möglichst früh zu beantragen, aber oft ist es auch so, dass ich ein paar Tage spontan freinehmen möchte, und wenn es klappt, ist es gut, und wen es wegen Terminkonflikten nicht klappt, ist es auch nicht schlimm. Mit dieser Regelung bin ich ganz zufrieden, weil es mir relativ große Flexibilität ermöglicht.

In meinem aktuellen Job ist das total unkompliziert, weil die Zahl der Mitarbeiter überschaubar ist. Wir müssen uns im Team schon absprechen, aber wenn ich nächste Woche Urlaub haben möchte oder Überstunden abbauen will würde ich einfach heute schauen, ob das möglich ist oder nicht. Hängt immer davon ab wo wir im aktuellen Projekt stehen und wie die Arbeit verteilt werden kann.

Aber wenn bei jemandem die Urlaubsplanung für die nächsten Monate schon feststeht, weil Reisen gebucht sind oder weil die Kinder Schulferien haben, dann wird das natürlich schon so früh wie möglich allen mitgeteilt und im internen Kalender berücksichtigt.

Bei uns werden Urlaube relativ spontan geplant, da wir neben dem Urlaubsplan auch immer einen Bereitschaftsdienstplan machen müssen. Dieser wird abteilungsübergreifend aufgestellt, und demnach müssen wir über das Jahr hinweg auch immer schauen, dass nicht zu viele dienstfähige Kollegen gleichzeitig abwesend sind, da wir sonst die Versorgung nicht gewährleisten können. Da es aber auch unmöglich ist, alle Dienste für das Jahr direkt im Januar schon festzulegen, hinkt auch die Urlaubsplanung hinterher. Dienstpflichtige können nun mal erst Urlaub einreichen, wenn klar ist, dass sie in den entsprechenden Zeiträumen nicht gebraucht werden, und das steht meistens zwei Monate im Voraus fest. Nur von langer Hand geplante große Urlaube mit Frühbuchungsnotwendigkeit werden auch früher eingereicht.

Das System hat natürlich Vor- und Nachteile. Es ist angenehmer, wenn man sich auf seinen Urlaub verlassen kann und Buchungssicherheit am Jahresanfang genießt, anstatt bis in die Jahresmitte bangen zu müssen, dass man seinen Wunschzeitraum auch frei bekommt. Andererseits ist es durch spontane Ausfälle, Krankheiten und Co nie zu 100% sicher, dass ein Dienstplan so bleibt, wie er erstellt wurde, und da kommt es einem beim Nachbesetzen zugute, wenn ein Kollege dankbarerweise doch einspringen und seine freien Tage dafür um eine Woche verschieben kann. Ich komme mit unserem Modell ganz gut klar, weil ich keine Kinder habe und urlaubstechnisch flexibel bin, aber viele Kollegen sind unzufrieden damit und würden sich mehr Struktur wünschen.

Ich kann mir aussuchen wie viel und an welchen Tagen ich arbeite. Mein Mann muss aber zumindest in der Theorie auch Anfang des Jahres seinen Urlaub für das ganze Jahr einreichen. Da man aber oft nicht darauf eingeht, sind die in den letzten Jahren dazu übergegangen einfach dann Urlaub zu nehmen, wenn es betrieblich besser passt. So läuft jede Menge Urlaub auf und es gab auch schon Leute, die Unmengen an Resturlaub hatten, aber das läuft da leider so. Gewisse, gebuchte Urlaube bekommt man aber auch mit der ersten Planung dann fest zugesagt, wenn man sich durchsetzt.

In diesem Jahr hat das uns 2 Mal betroffen. Zunächst im Sommer, aber den konnten wir nicht wahrnehmen, was aber nun auch nicht so schlimm war und noch Mal im Dezember. Gerade im Dezember wollen ja alle frei haben, wegen den Feiertagen, aber da hat sich mein Mann dann durchgesetzt und darauf bestanden, weil wir da auch wegfahren. Das ist alles nicht so wirklich schön, wenn man das so macht und auch für den Arbeiter sehr kräftezerrend.

Wir müssen unsere Urlaubsplanung bereits im November für das kommende Jahr abgeben. Da eine Urlaubskommission alle Urlaubsplanungen anschaut und in Streitfragen verbindlich festlegt, wer wann Urlaub hat, dauert das bei 6000 Mitarbeitern schon ein wenig.

Bis auf den Haupturlaub, der drei Wochen betragen soll, muss aber nicht zwingend jeder Tag fest verplant werden. Und wenn es nötig ist, kann auch der geplante Urlaub durchaus noch verschoben werden, wenn es keine triftigen Gründe dagegen gibt.

Ich bin wirklich froh, dass ich meine Urlaubsplanung nicht immer am Jahresanfang abgeben muss. Bei uns ist es schon gewünscht, dass man die Planung möglichst zu Beginn des Jahres abgibt, wobei aber niemand erwartet, dass man da wirklich alle Urlaubstage schon verplant. Außerdem ist das auch nicht so fix, lässt sich also später dann noch ändern und anpassen.

Natürlich sollte nicht jeder seine Urlaubstage komplett spontan einreichen und das erst bei Bedarf. Es ist schon gewünscht, dass man zumindest die Urlaubstage zu Jahresanfang einträgt, von denen man sicher weiß, dass man da frei haben möchte. Man darf aber problemlos einige Tage oder auch Wochen übrig lassen und diese dann erst einreichen, wenn man eben weiß, wann man frei haben will.

Da besteht dann aber die Gefahr, dass der Urlaub nicht genehmigt wird, wenn einem schon einige Kollegen zuvorgekommen sind und viele da frei haben wollen. Es geht natürlich nicht, dass alle zum gleichen Zeitpunkt im Urlaub und da dann nicht im Büro sind. Wenn man aber zeitlich etwas flexibler ist, dann lässt sich die Urlaubsplanung auch mitten im jähr problemlos machen. Und die meisten Kollegen lassen sich eben auch einige Tage offen, um sich auch mal spontan frei nehmen zu können, wenn es irgendwelche besonderen Anlässe geben sollte, die man vorher so nicht vorhersehen kann.

Ehrlich gesagt wüsste ich gar nicht, wie das funktionieren sollte, wenn man seine komplette Urlaubsplanung ein Jahr im Voraus einreichen müsste. Denn bei mir ist es so, dass sich Vieles erst im Lauf des Jahres ergibt und vorher gar nicht abzusehen ist. Es kann sein, dass ich mal Urlaub brauche, weil meine Mutter krank ist und ich ihr helfen muss, oder es ergeben sich andere private Termine, für die ich mal ein paar freie Tage brauche. Das lässt sich unmöglich alles schon ein Jahr im Voraus festlegen.

Bei meiner vorhergehenden Stelle musste das auch so gemacht werden und ich fand das sehr nervig und habe versucht, dagegen vorzugehen. Was weiß denn ich im März, welche Tage in im November gern frei hätte? Ich finde das gegenüber den Mitarbeitern richtig fies, sie in solch enge Vorgaben zu pressen.