In der Firma lieber zum Hörer greifen oder E-Mail schreiben?

Immer wenn man auf der Arbeit etwas von einer Person will, die nicht in demselben Büro oder vielleicht nicht einmal im selben Büro sitzt, stellt sich die Frage, ob man sie schnell anruft und zum Telefonhörer greift oder lieber eine E-Mail schreibt. In allen Fällen, in denen es möglich und auch irgendwie erklärbar ist, fällt meine Wahl auf letzteres. Ich bin einfach sehr ungern am Telefon und habe auch nicht das Gefühl, dass ich Talent für das Telefonieren habe. Unter Kollegen ist es natürlich nicht so schlimm, wenn man mal einen Fehler macht, aber gerade wenn es dann um externe Personen geht, dann schreibe ich umso mehr lieber eine E-Mail.

Das ist aber natürlich nicht immer möglich. Wenn es sich um etwas Dringendes handelt, dann ist die Sache mit einem Anruf weitaus schneller erledigt als mit einer E-Mail. Auch wenn es um etwas Komplexeres geht, das erst einmal eine lange Erklärung braucht, ist eine E-Mail einfach nicht geeignet, denn diese würde unnötig lang werden. Bei solchen Angelegenheiten ist Telefonieren viel effizienter. Aber das ist nicht immer so. Wenn man zum Beispiel mehrere Leute informieren möchte, wäre es wirklich Zeitverschwendung, wenn man jeden anruft. Da ist es viel einfacher, eine Rundmail an alle zu schicken.

Wie ist es bei euch auf der Arbeit? Telefoniert ihr grundsätzlich lieber oder schreibt ihr eine E-Mail? Worin seht ihr die jeweiligen Vor- und Nachteile?

Bei mir ist es so, dass ich viel lieber eine Email schreibe und meine Gedanken lieber zuvor sortiere und eben schriftlich festhalte, bevor ich die Email versende. Ich habe natürlich auch nie Möglichkeit, zum Telefonhörer zu greifen und die entsprechende Person anzurufen, aber ich finde das immer total nervig. Unser Institut ist wirklich riesig und wenn man da jemanden versucht zu erreichen kann das schonmal Stunden dauern, weil die betreffenden Personen nie die ganze Zeit an ihrem Platz sind.

Entweder es ist besetzt oder sie sind abwesend. Ich habe oftmals nicht die Nerven dazu, stundenlang diesen Leuten hinterher zu telefonieren, weil mich das ja auch von der Arbeit abhält. Ich schreibe lieber eine Email, dann ist das Thema für mich abgehakt und ich kann meine Gedanken auf wichtigere Dinge konzentrieren.

Mein Chef ist da anders. Er ist zwischendurch unterwegs auf Außeneinsätzen zur Datenerfassung und muss zwischendurch mit mir Rücksprache halten. Der ruft mich also immer an, wenn irgendetwas ist. Es ist eher selten, dass er mal eine Email schreibt aber auch das kommt vor. Ich rufe nur dann an, wenn es wirklich nicht anders geht, also wenn es eine Sache ist, die schnellstmöglich geklärt werden soll und ich nicht wissen kann, wie lange mein Adressat brauchen würde um die Email zu beantworten. Ich rufe auch mal an, wenn ich per Email darum gebeten werde, kurz durchzurufen.

Da ich auch kein Freund vom Telefonieren bin, versuche ich auch immer alles mögliche über Emails zu klären, um so einem Telefongespräch aus dem Weg zu gehen.

Im Betrieb selbst, wo ich die Menschen kenne und insbesondere diejenigen über etwas informieren will, dann nutze ich schon das Telefon, weil es eben wirklich einfach schneller geht und das Telefonieren mir in dem Bereich auch nicht unangenehm ist. Wenn es allerdings darum geht, dass ich mit jemandem kommunizieren muss, der mir übergeordnet ist, dann habe ich immer das Gefühl, dass ich denjenigen mit meinen Anrufen belästige und somit schreibe ich lieber Mails.

Der Vorteil des Telefonierens ist, dass man wirklich schnell Informationen weitergeben aber eben auch erhalten kann und nicht warten muss, bis der andere gerade einmal Zeit findet, um zu antworten. Beim Telefonieren kann man allerdings in die Situation gebracht werden, dass man Dinge gefragt wird, die man gerade nicht beantworten kann oder will und dann in Erklärungsnot kommen kann.

Emails bieten die Möglichkeit, dass der Empfänger sich selbst die Zeit einteilen kann, wann er antworten möchte und, dass man jedes Wort genau wählen kann, um kurz und knapp auszudrücken, was man eigentlich möchte. Aber Emails brauchen eben mehr Zeit, weil man sie erst schreiben muss und dann noch warten darf, bis der Kontaktierte antworten kann und möchte.

Beide Kommunikationsmethoden haben somit ihre Vor- und Nachteile und je nach Situation muss man eben zwischen beiden wählen.

Klare Antwort: In der Regel finde ich eine E-Mail passender. Ein Telefonat reißt das Gegenüber aus seinem aktuellen Arbeitsablauf - ähnlich wie ein direktes Gespräch. Bei der Mail kann man selbst bestimmen, wann man diese liest und dafür die Tätigkeit entweder unterbrechen oder zuvor beenden. Es ist mir schon so oft passiert, dass ein Anruf mich aus dem aktuellen Gedankengang gerissen hat und ich dann hinterher 10 Minuten brauchte, um mich zu sortieren und an der alten Stelle wieder anzuknüpfen.

Außerdem habe ich die Erfahrung gemacht, dass man bei der Mail im Notfall einen schriftlichen Nachweis der Arbeitsaufgabe hat. Ist die Aufgabe dringend, kann man die Mail ja entsprechend kennzeichnen oder den Betreff schärfer formulieren. Im Notfall würde ich der Mail dann doch hinterher telefonieren und mir den Posteingang bestätigen lassen. Aber auch das kann man mit einer Sendungsverfolgung bzw. Lesebestätigung abfangen.