Antwort auf Email erwarten, die nie angekommen ist?

Ich hatte heute eine komische Situation. Eine Kollegin aus dem Sekretariat sprach mich an. Eine Frau XY hätte mir letzte Woche Freitag eine Email geschrieben und ich hätte bis heute nicht auf diese Email reagiert. Mir kam das gleich komisch vor, denn XY hat einen so ungewöhnlichen Namen, dass mir das aufgefallen wäre.

Jedenfalls habe ich dann vorsichtshalber nachgeschaut und habe dann tatsächlich keine Email von dieser Frau bei mir im Postfach gefunden, was ich dann auch so weitergeleitet habe. Ich kann ja schlecht auf eine Email antworten, die ich gar nicht erhalten habe und bei der ich auch nicht die Email-Adresse der Person kenne.

Hattet ihr auch schon so seltsame Situationen? Habt ihr vielleicht selbst schon auf eine Antwort einer Email gewartet, aber die Email ist nie angekommen? Wie reagiert man in so einem Fall? Fallen euch Maßnahmen ein, dass man solche Situationen (als Nachfrager und Wartender) vermeiden kann? Oder kann man das eurer Ansicht nach gar nicht verhindern?

Was willst du da machen? Wenn deine E-Mail nicht angekommen ist dann hast du entweder die falsche Adresse oder die E-Mail ist beim Empfänger als Spam oder Unbekannt aussortiert worden. Eine zweite E-Mail macht nur Sinn wenn du selber noch eine andere Adresse hast oder wenn die Person, der du schreiben willst, noch eine andere Adresse hat.

Ich hatte auf jeden Fall schon Fälle, in denen eine E-Mail nicht in meinem Posteingang gelandet ist. Normalerweise schaue ich zwar auch jeden Tag in den anderen Ordnern nach, aber wenn viel los ist vergesse ich das schon mal und deshalb habe schon Leute eine verspätete Antwort von mir bekommen.

Wenn Frau XY eine Bestätigungs-E-Mail bekommen hätte, wäre die Angelegenheit einfacher. Denn die Möglichkeit der automatisch versendeten Antwort an den Absender der E-Mail, ob der Empfänger die E-Mail geöffnet hat, ist im Geschäftsverkehr gängige Praxis. Dafür gibt es sogar einen Standard: "An Extensible Message Format for Delivery Status Notifications" oder RFC 1894. Das bedeutet für den Absender aber nicht, dass der Empfänger den Inhalt der E-Mail auch tatsächlich gelesen hat.

Die ganze Sache ist aber nicht unproblematisch. Denn es können sich sogenannte Loops bilden, also ständig sich wiederholende, mehrfach gesendete E-Mails, wenn nicht die Reply-Funktion auf die Antwort-E-Mail gesperrt wurde, oder nicht im Text eigens noch darauf hingewiesen worden ist: "Nicht auf diese Antwort-E-Mail antworten".

Viele E-Mail-Programme unterstützen diese Funktion, wie auch die Abwesenheitsmitteilungs-E-Mail nicht. Von daher ist es für Firmen, die nicht nur im eigenen LAN per E-Mail kommunizieren und sich über die Möglichkeiten der verwendeten E-Mail-Programme im Klaren sind, sondern auch noch nach außen, für Kundenkontakte in anderen Netzwerken offen sind, schwierig abzuschätzen, ob die Absender-E-Mail-Programme automatisch generierte Replies nicht verwerfen, beziehungsweise in den Spam-Ordner verschieben.

Diese Situation ist nicht neu und hat schon jahrzehntelang Fragen aufgeworfen und Lösungsvorschläge hervorgebracht. Einfache E-Mail wird nicht als fristwahrende Behördenkommunikation angesehen. In diese Bresche ist die Deutsche Post eingestiegen mit dem sicheren Email-Versanddienst e-post. Diese E-Mailadresse wird für Behördenschriftwechsel anerkannt, soweit mir bekannt ist.

Die moderne Technik ist eben auch nicht unfehlbar, und Missgeschicke wie unzugestellte Mails können passieren und zahlreiche Gründe haben - von Tippfehlern in der Adressleiste über eine instabile Internetverbindung bis hin zum Versacken im berühmten Spam-Ordner. Für einige dieser Fehlerquellen gibt es zumindest ansatzweise Lösungsvorschläge; beispielsweise Fehlermeldungen bei einer unzustellbaren Nachricht aufgrund einer falschen Adresse oder die Möglichkeit, gewisse Absender vom Spam-Filter auszuklammern. Teilweise ist es aber einfach persönliches Pech, wenn eine Nachricht nicht ankommt, und dann kann man meiner Meinung nach auch niemanden wirklich dafür verantwortlich machen.

Wer eine absolute Garantie und eine rechtskräftige Dokumentation des Erhalts benötigt, der muss seine Nachricht eben auf dem gewöhnlichen Postweg und per persönlicher Übergabe an den Empfänger - nach Möglichkeit noch unter Identifikation durch Vorlage eines Lichtbildausweises - zustellen. Natürlich verursacht das längere Wartezeiten und höhere Kosten, aber am Ende gibt es dann zumindest keine Diskussion und Pfuscherei.